Binnenkomende sollicitaties zijn alle kandidaten die solliciteren via uw
vacaturewebsite, via LinkedIn of via een gekoppelde
multiposter zoals
Broadbean. Sollicitaties worden automatisch aan de juiste
vacature gekoppeld, verrijkt met kandidaatgegevens en klaargezet voor uw beoordeling, zodat
u geen enkele sollicitatie mist.
U beoordeelt ze op twee plaatsen: op het tabblad Applicants van elke vacature, en voor
alle vacatures tegelijk op de pagina Jobs.
Het tabblad Applicants van een vacature openen
Ga in Spott naar Jobs, open de vacature en klik op het tabblad Applicants. Vroeger
heette het Inbound.
Gebruik het zoekvak boven de lijst om een sollicitant op naam te vinden. Dat gaat
sneller dan scrollen zodra een populaire vacature er een paar honderd heeft verzameld.
U hoeft het tabblad niet steeds na te kijken. Wanneer er sollicitanten op beoordeling wachten,
toont het tabblad Candidates van de vacature # applicants in de pipeline, met een link
die rechtstreeks hierheen leidt met de filter For review aan (zie
sollicitanten die op beoordeling wachten).
Op de lijst Jobs begint de kolom Candidates by Stage ook met een telling Applicants,
zodat de vacatures waar mensen wachten opvallen zonder dat u er één hoeft te openen.
Kandidatenlijst
Elke rij toont onder meer:
- Naam en avatar
- Match score (0 tot 100, van Very Weak tot Very Strong Match). Klik op de score voor
een uitleg per criterium. De score verschijnt pas nadat u een zoekopdracht op de
vacature hebt uitgevoerd: zonder zoekopdracht is er niets om tegen te scoren en blijft
de kolom leeg. Zie matching.
- E-mailadres en telefoonnummer
- Werkervaring, waarbij u de recentste functies kunt uitklappen voor meer details
- Locatie
Match scores zijn gebaseerd op de vacaturetekst, de vacaturegegevens en de intakenotities.
Gedetailleerde sourcingcriteria op het tabblad Overview van de vacature leveren
nauwkeurigere resultaten op.
Status van de kandidaat
Filter sollicitanten op:
- For Review: nieuwe sollicitanten, de standaardlijst
- Accepted: opgenomen in de pipeline
- Rejected: met twee opties, afwijzen en in uw database houden, of afwijzen en uit de
database verwijderen
Wilt u iemand afwijzen met een e-mail, wijs de sollicitatie dan niet eerst af. Klik op
Send email, schrijf de afwijzing en gebruik de schakelaar in de opsteller om de
sollicitatie af te wijzen op het moment dat de mail vertrekt. Zo hoort de kandidaat van u en
wordt de sollicitatie in één beweging afgesloten.
Werkwijze
- Bekijk de binnenkomende sollicitanten en hun AI-scores.
- Aanvaard de beste kandidaten, apart of in bulk, meteen in de pipelinefase van uw keuze.
De standaardfase wordt voor de hele werkruimte ingesteld onder Settings →
Stages, zodat u ze niet op elke nieuwe job hoeft te zetten.
- Wijs sollicitanten af die niet aan de vereisten voldoen.
Sollicitanten voor alle vacatures beoordelen
Wanneer er op een tiental vacatures tegelijk sollicitaties binnenkomen, is elke vacature
openen om te zien wie gesolliciteerd heeft het trage deel. Het tabblad Inbound
Applications op de pagina Jobs, naast Jobs, Applications en Speculative
Presentations, brengt elke binnenkomende sollicitatie in de workspace samen in één lijst,
op welke vacature ze ook binnenkwam.
Elke rij toont de kandidaat, de vacature, de klant, de status van de sollicitatie, de
source, wanneer de kandidaat solliciteerde en de owner. Bovenaan staat dezelfde
schakelaar For review, Accepted en Rejected als op een vacature, met een zoekvak
voor namen.
De lijst begint met alles. Verfijn ze met de filterknop, op Stage, Job, Job
Stage, Job Owners, Company, Owner, Label, Rejected By, Rejection
Label of een van de eigen velden van de kandidaat. Filteren op Job Owners is de snelle
manier om alleen de sollicitaties op uw eigen vacatures te zien.
Actie ondernemen op sollicitanten
Selecteer een of meer sollicitanten en kies een actie:
- Accept: kies de fase waarin de kandidaat moet terechtkomen, en hij of zij schuift door
naar de pipeline van die vacature.
- Reject & keep in database: de sollicitatie wordt afgesloten en de kandidaat blijft in
Spott. U kunt later nog altijd Accept anyway kiezen als u van gedachten verandert.
- Reject & delete from database: de sollicitatie wordt afgesloten en de kandidaat wordt
verwijderd.
- Send email: schrijf de sollicitant aan. De opsteller heeft een sectie Additional
actions met drie schakelaars, Accept, Reject & keep in database en Reject &
delete from database, zodat de beslissing in één beweging met de e-mail meegaat. Een
schakelaar aanzetten vraagt verder niets.
Alles werkt hetzelfde voor één sollicitant als voor een selectie in bulk, zodat u de
sollicitaties van een hele ochtend vanuit één scherm kunt afhandelen. 
