Opmerkingen zijn het gesprek over een record. In plaats van een collega in een chattool
naar een kandidaat te vragen, waar de vraag losstaat van alles waar ze naar verwijst, laat u
de vraag op het record zelf achter en blijft de hele conversatie eraan hangen.
Opmerkingen zijn beschikbaar op Candidates, Contacts, Companies en
Notes.
Zet opmerkingen eerst aan
Opmerkingen staan uit tot een beheerder ze aanzet. Ga naar Settings → Features → Workspace
en zet Enable Comments aan, de laatste schakelaar in die lijst. Zolang dat niet gebeurd
is, staat er op geen enkel record een gedeelte met opmerkingen. Dat is precies wat mensen
overkomt die over de functie gelezen hebben en nergens kunnen typen.
Een opmerking plaatsen
Open het record en zoek het gedeelte Comments. Typ uw opmerking en klik op Comment.
Iedereen met toegang tot het record ziet de conversatie.
Bij een notitie staat het opmerkingenveld onderaan het notitievenster, onder de inhoud van
de notitie zelf. Dat onderscheid is belangrijk voor vermeldingen: een @ in de tekst van de
notitie levert gewone tekst op, en alleen het opmerkingenveld onderaan het venster bereikt een
collega.
Iemand erbij halen met @
Typ @ en begin te typen. De keuzelijst zoekt personen en records door elkaar, met bij
elk resultaat een label dat zegt wat het is:
- Een collega, om die in de conversatie te betrekken
- Een kandidaat, contact, bedrijf of vacature, om te verwijzen naar het record
dat u bedoelt
Vermeldt u een collega, dan krijgt die een melding in de app, per e-mail of allebei,
volgens wat hij onder Settings → Notifications gekozen heeft. Zie
notificaties.
Zodra de opmerking geplaatst is, laat de vermelding zelf geen spoor na, dus er is geen
overzicht van wie u erbij gehaald hebt. Vermeldt u iemand twee keer, dan krijgt die twee
meldingen. Handig om te weten voordat u een collega opnieuw tagt om een antwoord af te dwingen.
Vermeld de persoon die uw vraag echt kan beantwoorden in plaats van een open vraag te
schrijven: de vermelding is wat van een opmerking iets maakt dat iemand bereikt. Een record
vermelden doet net het omgekeerde: het geeft iedereen die de conversatie leest een rechtstreekse
weg naar de kandidaat of vacature waarover u het hebt, zonder een link te plakken.
Opmerkingen en de AI
Opmerkingen worden geïndexeerd voor Ask AI, net als uw
andere inhoud. Een vraag als “wat zei het team over deze kandidaat” bereikt dus ook de
discussie en niet alleen de notities.
Dat is in twee richtingen goed om te weten. Een beslissing die in een opmerking uitgelegd
staat, blijft maanden later terugvindbaar. Een losse flodder ook, dus schrijf opmerkingen
waarvan u het niet erg vindt dat ze later weer bovenkomen.
Een notitie is wat er gebeurd is, een opmerking is wat u ervan vindt. Notities bevatten
de inhoud van een gesprek of een meeting; opmerkingen zijn het team dat die inhoud bespreekt.
Allebei zijn ze doorzoekbaar, dus de scheiding dient om een record leesbaar te houden, niet
om iets te verbergen: houd de debriefing in de notitie en de “kun jij hier eens naar kijken”
in een opmerking.
