Skip to main content
Spott vangt de meeste duplicaten automatisch op: wanneer u een persoon toevoegt of importeert die overeenkomt met een bestaand record, stelt Spott voor om dat record bij te werken in plaats van een kopie aan te maken. Belandt dezelfde persoon toch twee keer in Spott, omdat de twee records geen enkel gemeenschappelijk gegeven hadden, dan kunt u ze handmatig samenvoegen zodat hun volledige geschiedenis op één plek blijft.

​
Hoe Spott duplicaten opspoort

Wanneer u een persoon toevoegt of importeert, zoekt Spott naar een bestaand record met hetzelfde e-mailadres, telefoonnummer of dezelfde LinkedIn-URL. Spott kijkt nooit alleen naar de naam, dus twee verschillende personen met dezelfde naam worden niet als duplicaten beschouwd. Vindt Spott een overeenkomst, dan verschijnt de melding Duplicate candidate met de overeenkomende gegevens gemarkeerd, en het voorstel om het bestaande record bij te werken (bijvoorbeeld Update candidate from CV) in plaats van een tweede aan te maken.

​
Twee personen samenvoegen

Wanneer twee records geen enkel gemeenschappelijk gegeven hebben, bijvoorbeeld het ene geïmporteerd uit een cv en het andere toegevoegd via LinkedIn met andere contactgegevens, kan de automatische detectie ze niet aan elkaar koppelen. Voeg ze dan handmatig samen:
  1. Open het profiel van een van beide personen.
  2. Klik rechtsboven op Actions en kies Merge 2 people (sneltoets ⇧M). U kunt ook beide personen aanvinken in de hoofdweergave Candidates of Contacts, en vervolgens onderaan het scherm in de balk klikken op Candidate Actions (of Contact Actions) en Merge 2 people kiezen.
  3. In het venster Merge People staan de twee records naast elkaar. Spott combineert hun gegevens, zoals e-mailadressen, telefoonnummers, LinkedIn en bijlagen, tot één record.
  4. Controleer het gecombineerde resultaat aan de rechterkant en klik daarna op Merge People.
Het record aan de rechterkant krijgt voorrang. Wanneer hetzelfde veld aan beide kanten een andere waarde heeft, blijft de rechterwaarde behouden. Zet dus het record dat u het meest correct vindt aan de rechterkant.

​
Goed om te weten

  • U voegt twee personen tegelijk samen. Er is geen bulksamenvoeging, dus wanneer u in een lijstweergave meer dan twee records selecteert, verschijnt de actie niet.
  • Velden die meerdere waarden kunnen bevatten, zoals e-mailadressen, telefoonnummers en bijlagen, worden gecombineerd, zodat daar niets verloren gaat. Velden met één enkele waarde, zoals de functietitel, behouden de waarde van het rechterrecord en de andere wordt overschreven. Daarom is het van belang welk record u rechts zet.
  • Samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt. Neem de vergelijking naast elkaar door voordat u bevestigt.
  • Voegt u een Candidate samen met een Contact, dan blijft het resultaat een Candidate.