Skip to main content
De vragen die ons supportteam het vaakst krijgt, met het korte antwoord en waar u meer leest.
Staat uw antwoord er niet bij? Mail naar support@spott.io, of stel uw vraag via de chatbubbel in Spott.

​
E-mail en agenda

Niet meteen: Spott synchroniseert jaren e-mail- en agendageschiedenis en koppelt die aan de mensen in uw database. Voor een gewone mailbox duurt dat doorgaans 8 tot 12 uur. Ziet uw agenda er vlak na het koppelen leeg uit, geef het dan tijd en kijk de dag erna opnieuw.
Verschijnt de fout op het toestemmingsscherm van Microsoft of Google, dan blokkeert het IT-beleid van uw organisatie de toestemming, niet Spott. Een beheerder kan Spott voor de hele organisatie toelaten (in Microsoft Entra ID onder Enterprise Applications, of het equivalent bij Google). Bent u zelf de beheerder, vink dan op het toestemmingsscherm “allow for everyone in my organization” aan.
Komen ze wel aan bij de ontvanger en staan ze wel in Spott maar niet in Outlook, dan is de oorzaak vrijwel altijd een Microsoft-abonnement voor consumenten, dat uitgaande mail via een alias verstuurt. De oplossing is een Microsoft 365 Business-abonnement, geregeld door uw IT-beheerder.
De eigenaar van die mailbox heeft zijn deelniveau beperkt. Iedereen bepaalt zelf hoeveel collega’s van zijn gesynchroniseerde e-mail zien, onder Settings → Accounts: alleen metadata, onderwerp en metadata, of volledige toegang.
Dat is bewust geblokkeerd, voor iedereen en dus ook voor beheerders: het zou de volledige e-mailgeschiedenis van die collega met dat adres blootleggen en het model voor e-mailzichtbaarheid omzeilen.
Ga naar Settings → Domains, voeg uw domein toe en maak de DNS-records aan die daar getoond worden. Versturen vanaf een geverifieerd domein beschermt uw afleverbaarheid. Marketingcampagnes kunnen alleen versturen vanaf mailboxen op een geverifieerd domein.

​
Kandidaten en data

Open een van de dubbels en gebruik het menu Actions: Merge 2 people, Merge 2 Companies of Merge 2 Jobs. Samenvoegen gebeurt telkens per twee: bij drie dubbels voegt u dus twee keer samen. Zie records samenvoegen.
De snelle zoekbalk zoekt op namen en trefwoorden. Voor identificatoren zoals een e-mailadres of telefoonnummer gebruikt u de globale zoekfunctie (⌘K / Ctrl+K). Voor diepgaand matchen op vaardigheden en ervaring gebruikt u het tabblad Search, dat het volledige profiel leest, inclusief notities en bijlagen.
Voeg een filter toe (bijvoorbeeld op status of vacatures) en bewaar de opzet als een view. Views onthouden filters, sortering en kolommen.
Credits worden pas afgeboekt wanneer de verrijking iets oplevert. De tarieven staan op de pagina Billing in Settings. Zie verrijking.
Ja. Gebruik Generate CV op het subtabblad Experience van een kandidaat of vanuit zijn Files. De sjablonen worden per workspace ingesteld; mail naar support@spott.io om het sjabloon in uw huisstijl te laten opzetten. Zie cv’s en klantdocumenten.
Alleen als het attribuut van bij het begin als AI-attribuut is aangemaakt. Zet u een bestaand attribuut later om, dan wordt het alleen voor nieuwe records door AI ingevuld, en achteraf is er geen bulkactie om de rest bij te werken; waarden kunnen wel record per record opnieuw gegenereerd worden.

​
LinkedIn en de extensie

Alleen publiek beschikbare informatie: naam, functie, bedrijf, werkervaring, opleiding, locatie. Contactgegevens die alleen zichtbaar zijn binnen Recruiter of Sales Navigator kunnen niet geïmporteerd worden; gebruik daarvoor verrijking om e-mailadressen en telefoonnummers te vinden.
Sluit het zijpaneel en open het opnieuw (klik twee keer op het Spott-icoon in de werkbalk van uw browser). De LinkedIn-pagina vernieuwen helpt niet, want het paneel draait in een aparte context.

​
Campagnes

Binnen het Delivery Window van de campagne: het tijdvenster dat u instelt, eventueel alleen op werkdagen. De verzendingen worden bovendien gespreid met willekeurige tussenpozen en daglimieten per mailbox om de afleverbaarheid te beschermen, en nieuwe verzendaccounts worden geleidelijk opgewarmd. Zie campagnes.
Ja. Reply received en meeting booked zijn exitcriteria: de ontvanger verlaat de reeks automatisch. Na de laatste stap blijft Spott nog een tijdje antwoorden opvolgen, zodat late reacties toch opgevangen worden.
U kunt de inhoud van de berichten en de timing aanpassen voor stappen die de ontvangers nog niet bereikt hebben. Structurele wijzigingen (stappen toevoegen, verwijderen of van volgorde veranderen) liggen na de start vast: dupliceer in dat geval de campagne.
Nee, campagnes versturen vanuit de gekoppelde mailbox van wie de campagne gemaakt heeft. Laat de collega de campagne dupliceren en de ontvangers inschrijven; het duplicaat verstuurt dan vanuit zijn inbox.

​
Meetings en de Note Taker

Hij komt erbij zodra één collega uit uw workspace in de meeting hem aan heeft staan. Controleer eerst uw eigen instelling en vraag daarna de collega’s in de uitnodiging om de hunne na te kijken.
Niet vanzelf. Rond het geplande tijdstip kunt u hem handmatig opnieuw laten deelnemen vanaf de meetingkaart in de agenda; hij neemt vanaf dat moment weer op.

​
Vacatures en matching

Meestal door drie oorzaken: te strenge harde filters (mik op een gefilterde groep van ongeveer 2.000 kandidaten of minder, maar niet bijna nul), criteria die als trefwoorden geschreven zijn in plaats van als een ideaal profiel, en te dunne kandidaatgegevens. De AI kan alleen rangschikken wat ze kan lezen, dus cv’s, notities en transcripties doen ertoe. Zie matching.
Structurele wijzigingen aan een scorecard verwijderen elke scorecard per kandidaat op die vacature, zodat de scores vergelijkbaar blijven, en dat is onomkeerbaar. De interface waarschuwt u vooraf. Leg de structuur dus vast voordat het team begint te scoren.
Voorlopig niet; dat tijdstip wordt automatisch door het systeem toegevoegd aan publieke vacatures.

​
Plaatsingen

De gegevens in dat veld verdwijnen uit elke eerdere plaatsing die het gebruikte, niet alleen uit toekomstige. Velden hernoemen en toevoegen is veilig. Exporteer de betrokken plaatsingen eerst als u de historiek nodig hebt.
De tabel toont alleen de kernvelden, omdat verschillende plaatsingen verschillende formulieren kunnen gebruiken. Open de detailpagina van een plaatsing om de waarden uit het formulier te zien en te bewerken. Bij een export naar Excel zitten die waarden er wel bij.

​
AI-assistenten en API

Via de MCP-server van Spott: voeg Spott toe in Claude of ChatGPT en keur de OAuth-vraag goed. Daarna kunt u vanuit het gesprek zoeken, records bijwerken en uw workflow uitvoeren.
Zie de Spott API en webhooks. API-sleutels maakt u aan onder Settings → API en ze zijn gebonden aan de gebruiker die ze aanmaakt.
Staat uw vraag er niet bij? Mail naar support@spott.io. We houden deze pagina bij met wat klanten ons het vaakst vragen.