Telefoongesprekken

Met een ondersteunde telefonie-integratie (VoIP) belt u rechtstreeks vanuit Spott, waarbij elk beantwoord gesprek opgenomen en getranscribeerd wordt en aan de juiste persoon in uw databank gekoppeld raakt.

​

Ondersteunde integraties

Wat u krijgt, hangt af van de provider die u gebruikt, dus begin hier:

• Aircall, RingCentral, Ringover, RingRing en Dialpad: gebouwd en ondersteund door Spott. Bij Aircall, RingCentral en Ringover zit een dialer in het platform zelf, zodat u kunt bellen zonder de pagina te verlaten.
• VoIPPlay en Devyce: click-to-call, waarbij gesprekken, notities en opnames terugsynchroniseren naar Spott.

Zet uw provider aan onder Settings → Integrations, en kies daar meteen ook uw nummer, op de pagina van de provider zelf. De volledige, altijd actuele lijst vindt u op spott.io/integrations. RingRing is de uitzondering: die heeft nog geen pagina onder Settings → Integrations, dus neem contact op met support om ze te laten koppelen.

​

Wat u krijgt

• Click-to-call: klik op eender welk telefoonnummer in Spott (op een profiel, in een tabel, in zoekresultaten) om het meteen te bellen.
• Pop-ups bij inkomende gesprekken: belt een gekende kandidaat of contactpersoon, dan verschijnt er rechtsonder een kaart, zodat u zijn profiel kunt openen voor u opneemt.
• Elk gesprek in de activiteitenstroom: beantwoorde gesprekken worden altijd gelogd op het tabblad Activity van de persoon, zodat sowieso op het record staat dat u elkaar gesproken hebt.
• Opname: beantwoorde inkomende en uitgaande gesprekken worden door uw VoIP-provider opgenomen en in Spott beschikbaar gesteld. Gemiste en onbeantwoorde gesprekken worden niet opgenomen of getranscribeerd.
• Automatische transcriptie en AI-insights: na het gesprek transcribeert Spott de opname, koppelt ze op basis van het telefoonnummer aan de juiste persoon en stelt profielupdates en opvolgtaken voor op basis van wat er gezegd werd.

​

U bepaalt welke gesprekken een notitie worden

Loggen gebeurt automatisch, een notitie niet. Een minimale gespreksduur bepaalt of een gesprek wordt uitgeschreven: All calls (geen minimum), of 15, 30, 45 of 60 seconden. Alles wat korter duurt, komt nog altijd in de activiteitenstroom maar levert geen notitie op, zodat gesprekken van twee keer overgaan en voicemails uit uw notities blijven. U stelt het in als Minimum call duration to transcribe op de pagina van uw provider onder Settings → Integrations, en het geldt voor elke VoIP-integratie, niet alleen voor die waar u het instelt.

​

Het gespreksrecord

Elk verwerkt gesprek krijgt een eigen pagina in Spott, bereikbaar vanuit de activiteit van de gekoppelde persoon. Die toont:

• AI Suggested Updates en Suggested Tasks die uit het gesprek zijn opgepikt en die u kunt aanvaarden of weigeren
• De opname, met een audiospeler
• De volledige transcriptie
• Een paneel Details met de deelnemers en de gespreksgegevens (van, naar, begin- en eindtijd), plus de notities die aan het gesprek gekoppeld zijn
• Ask AI, een agent die vragen over het gesprek kan beantwoorden

Gesprekken die u fysiek voert en met de mobiele app van Spott opneemt, krijgen dezelfde behandeling: de opname wordt opgeladen, getranscribeerd en gekoppeld, met een eigen recordpagina.

​

Pop-ups bij inkomende gesprekken

Komt er een gesprek binnen op uw gekoppelde VoIP-nummer, dan toont Spott rechtsonder een kaart met de beller en de status van het gesprek (rinkelt, bezig, beëindigd):

• Komt het nummer overeen met een kandidaat of contactpersoon, dan wordt de naam getoond en opent u met een klik zijn profiel.
• Onbekende nummers verschijnen als “Unknown caller”. Spott houdt dat bewust discreet, zodat willekeurige gesprekken uw werk niet onderbreken.

​

Geen notitie na een gesprek?

Loop deze checklist af; ze dekt de oorzaken die wij het vaakst zien:

1. Staat opname aan bij uw provider? Spott transcribeert de opnames die uw provider maakt. Elke provider heeft zijn eigen instelling voor opname (per nummer bij Aircall, het dashboard bij Ringover, het Admin Portal bij RingCentral, per gesprek of per kantoor bij Dialpad); zie de installatiegids van uw provider.
2. Is uw nummer in Spott geselecteerd? Zonder geselecteerd nummer worden inkomende gesprekken niet herkend en kunnen notities niet gekoppeld worden; de installatiegids van uw provider toont waar u het kiest.
3. Staat het telefoonnummer van de persoon in internationaal formaat (bijvoorbeeld +32...)? Zo koppelt Spott het gesprek aan het juiste record.
4. Duurde het gesprek lang genoeg? Gesprekken korter dan Minimum call duration to transcribe, op de pagina van uw provider onder Settings → Integrations, komen wel in de activiteitenstroom maar leveren geen notitie op. Zet het op All calls om dit uit te sluiten. Gemiste en onbeantwoorde gesprekken worden helemaal niet gelogd.

Klopt alles en verschijnen er nog steeds geen notities, neem dan contact op met support.

​

Goed om te weten

• Taken worden niet automatisch uit gesprekken aangemaakt. Spott stelt taken voor op basis van de transcriptie, maar u beslist wat u aanvaardt.
• De naamweergave in de dialer werkt maar één kant op. Belt u met click-to-call vanuit Spott, dan toont uw dialer de naam van de persoon. Belt u handmatig of krijgt u een gesprek binnen, dan toont de dialer mogelijk enkel het nummer; het gesprek wordt achteraf nog altijd aan de juiste persoon toegewezen in Spott, en de pop-up toont wie er belt.
• Ringover biedt u twee manieren om te bellen. Klikt u op een nummer, dan krijgt u de keuze tussen Ringover, dat de dialer binnen Spott opent en wacht tot u op Dial drukt, en Desktop, dat het gesprek doorgeeft aan de desktopapp van Ringover en meteen begint te bellen. Beide worden bewust getoond zodat mensen hun eigen manier kunnen kiezen, en geen van beide kan uitgezet worden.
• Geen VoIP-integratie, geen belfuncties. Telefoonnummers en abonnementen worden beheerd door uw VoIP-provider, niet door Spott.