Skip to main content
U springt snel naar de pagina Contacts met G en dan O. Bekijk alle sneltoetsen.

​
1. Open het overzicht Contacts

Ga in de navigatiebalk links naar Contacts om alle klantcontacten in uw systeem te zien.

​
2. Contacten per bedrijf groeperen

Rechtsboven in het overzicht Contacts kunt u Group by company aan- of uitzetten.
  • Aan: contacten worden gegroepeerd onder de naam van hun bedrijf, zodat u iedereen van dezelfde organisatie samen ziet.
  • Uit: alle contacten staan in één lijst, gesorteerd volgens de sortering die u gekozen hebt, bijvoorbeeld Last Activity Date.
Gebruik Group by company wanneer u klantgericht wilt werken. Zet het uit wanneer u liever sorteert en filtert op eigenschappen van de contacten zelf.

​
3. Een nieuw klantcontact toevoegen

Er zijn drie manieren om een contact aan te maken in Spott:

​
Een contact handmatig toevoegen

Klik rechtsboven op de knop Add Contact.
Zoek een bestaande persoon in Spott, of typ een nieuwe naam en maak de persoon meteen aan. Elke persoon bestaat maar één keer in Spott, dus staat de persoon al in uw database (bijvoorbeeld als kandidaat), dan wordt de rol van contact aan datzelfde record toegevoegd.
Kies daarna het Company waarvoor het contact werkt en klik op Add Contact.

​
Een contact toevoegen via de Chrome-extensie

Importeer contacten rechtstreeks vanuit LinkedIn met de Chrome-extensie van Spott.

​
Contacten in bulk toevoegen vanuit een bestand

De importwizard is er niet alleen voor kandidaten: upload een CSV- of Excel-bestand, kies Contacts als importtype, en elke rij wordt een klantcontact dat gekoppeld is aan het bedrijf in die rij. Tot 1.000 records per import. In Importeren uit CSV of Excel vindt u de volledige lijst met kolommen die u kunt koppelen.

​
4. Het contactprofiel

Het contactprofiel werkt net als het kandidaatprofiel.

​
Tabblad Overview

  • Summary: een AI-samenvatting van het contact en voorgestelde veldwijzigingen op basis van het volledige profiel.
  • Notes: alle notities die bij dit contact en zijn vacatures horen.
  • Experience: werkervaring en opleiding.
  • Communication: e-mails en WhatsApp-berichten bekijken en versturen.
  • Files: functiebeschrijvingen, briefingdocumenten, voorwaarden.
  • Tasks: opvolgingen, zodat u er geen mist.
Het paneel rechts is hetzelfde als bij kandidaten: Details, Activity en Ask AI.

​
Tabblad Contact

  • Jobs: alle vacatures waaraan dit contact gekoppeld is.
  • Speculative: alle kandidaten die proactief aan dit contact voorgesteld zijn.
  • Companies: de huidige en vroegere bedrijven waaraan dit contact verbonden is.
Afhankelijk van de functies die voor uw workspace aanstaan, ziet u mogelijk ook een subtabblad Opportunities.

​
Eén persoon bij meerdere bedrijven

Een bestuurder met twee mandaten, of een manager die van werkgever veranderd is, heeft geen tweede record nodig. Open op het contact het tabblad Contact, dan Companies en dan Add to company. Wie aan meer dan één bedrijf gekoppeld is, krijgt in de lijst Contacts één rij per bedrijf. Daarom kan een naam twee keer opduiken in een tabel die verder één rij per persoon toont. Het profiel zelf bundelt alle bedrijven. Een overstap gaat bij contacten niet vanzelf. Waar een kandidaat bijgewerkt kan worden vanuit een cv of vanuit LinkedIn, blijft een contact dat van werkgever verandert aan het oude bedrijf hangen tot u hem aan het nieuwe toevoegt.

​
Een contact bewerken

  • De naam past u aan binnen het contactrecord, in het zijpaneel onder het onderdeel Personal.
  • De LinkedIn-URL staat onder Show all values in het paneel Details. Meldt het tabblad LinkedIn dat er geen URL bekend is, dan voegt u die daar toe en niet op het tabblad zelf.
  • Een einddatum kan niet vroeger liggen dan de dag waarop de koppeling met het bedrijf gemaakt is, dus een vertrek in het verleden wordt geweigerd zolang die koppeling niet gecorrigeerd is.

​
Grijs weergegeven contacten

Een contact met een grijze naam in cursief is inactief, wat voortvloeit uit de begin- en einddatum van de koppeling met het bedrijf. Inactieve contacten blijven buiten de globale zoekfunctie, al vindt de tabel Contacts ze nog wel. Wie uit de zoekresultaten verdwenen lijkt, zit meestal hier en is niet verwijderd.
Een contact verwijderen laat de persoon staan. Bij het aanmaken van een contact ontstaat ook een persoonsrecord, en het verwijderen van het contact haalt alleen de rol van contact weg. Importeert u die persoon opnieuw, dan meldt Spott dat hij al bestaat. Om iemand volledig te verwijderen, verwijdert u ook de persoon, via de drie puntjes rechtsboven op het record.Verwijderde records kunnen niet hersteld worden. Er is geen prullenbak en geen ongedaan maken, en Spott kan een bulkverwijdering niet voor u terugdraaien. Controleer een selectie dus voordat u ze bevestigt.
Klantcontacten actueel houden zorgt ervoor dat u altijd de juiste mensen aan de juiste klanten gekoppeld hebt.