Skip to main content
U gaat snel naar de agenda met G en dan C. Bekijk alle sneltoetsen.

​
Controleer of Outlook of Google gesynchroniseerd is met Spott

Zorg ervoor dat uw Outlook- of Google-account gesynchroniseerd is voordat u een afspraak inplant. Ga in Spott naar Settings → Accounts, zoek de integratie Microsoft Outlook of Google, en controleer of een van beide verbonden is.
De eerste synchronisatie duurt even. Spott synchroniseert jaren aan agenda- en e-mailgeschiedenis, wat doorgaans 8 tot 12 uur in beslag neemt. Uw agenda kan er het grootste deel van die tijd leeg uitzien, dus geef het tijd en kijk de volgende dag opnieuw. Na die eerste synchronisatie verschijnen wijzigingen vrijwel meteen.
Hoe u het account zelf verbindt, hoe beheerderstoestemming in enterprise-tenants werkt en wat uw collega’s van uw agenda te zien krijgen, leest u bij gekoppelde accounts.

​
De agendapagina

De pagina heeft twee tabbladen. Calendar toont uw eigen week, als lijst of als agenda, met uw komende afspraken in de zijbalk en de agenda’s van uw collega’s naast die van u, zodat u makkelijk een gemeenschappelijk moment vindt. Vanuit beide weergaven kunt u een uitnodiging rechtstreeks verplaatsen of annuleren.
Meetings is de bredere weergave: elke afspraak die aan een fiche in Spott hangt, niet alleen die van u. Filter op User om te zien bij wie een collega heeft gezeten en wanneer. Dat is de snelste manier om de vraag “heeft iemand deze klant onlangs nog gesproken” te beantwoorden zonder ook maar één fiche te openen. Zoek op titel, en schakel dezelfde resultaten om tussen List en Calendar.

​
Een nieuwe afspraak inplannen

Klik rechtsboven op Schedule Meeting, of dubbelklik op een tijdslot in de agenda (of sleep eroverheen), net zoals in uw eigen agendaprogramma. Zorg er in het afspraakvenster voor dat Send calendar invite aanstaat, en ook Online meeting als u via Microsoft Teams of Google Meet wilt afspreken. De vergaderlink wordt aangemaakt op het platform van uw primaire e-mailaccount.
Stel de gegevens in voordat u de uitnodiging verstuurt:
  • Recipients: de personen met wie u afspreekt.
  • Subject en de tekst van de e-mail.
  • Datum en tijdstip, met de mogelijkheid om de afspraak te herhalen of als All day te markeren.
  • Location: een fysieke locatie of een online meeting. Staat online meeting aan, dan maakt Spott de link voor Microsoft Teams of Google Meet voor u aan op het platform van uw primaire e-mailaccount. Er wordt nooit een Zoom-link aangemaakt, al kan de Note Taker wel deelnemen aan een Zoom-meeting waarvoor hij uitgenodigd is.
  • Show as free: houd het tijdslot vrij in uw agenda in plaats van het als bezet te markeren.
  • Hide attendee list: verstuur de uitnodiging zonder dat de genodigden elkaar te zien krijgen.
  • Dial in Note Taker: laat de Note Taker deelnemen aan de online meeting om die op te nemen en samen te vatten.

​
De werkbalk van het opstelvenster

Onderaan de berichttekst staan vijf knoppen:
Voeg een bestand toe, plak uw handtekening in, vertrek van een berichtsjabloon, voeg uw plannerlink toe, of vraag AI om een kandidaat of vacature te pitchen.

​
Bestanden toevoegen zonder de uitnodiging te verlaten

Gaat de afspraak over een kandidaat of contactpersoon, dan toont het paneel Browse files rechts de bestanden die al op de betrokken fiches staan, zodat u er een kunt toevoegen zonder op uw computer te moeten zoeken. Ze zijn gegroepeerd:
  • CVs, de originelen op de kandidaat
  • Reformatted CVs, de versies in uw huisstijl die cv’s en klantdocumenten opleveren, elk met de taal erbij zodat u de juiste versie voor de klant kiest
  • Other, al de rest wat op de fiche staat, zoals een werkvergunning of een ondertekend document
Met de keuzelijst bovenaan het paneel schakelt u tussen de betrokken fiches, de vacature en de persoon, zodat u de functiebeschrijving en het cv van de kandidaat in dezelfde uitnodiging kunt steken.

​
Een gebeurtenis beheren

Klik op een gebeurtenis in de agenda om de details te openen. Daar kunt u:
  • Reschedule: de datum of het tijdstip wijzigen en de update naar de genodigden sturen.
  • Cancel event: de afspraak annuleren en de genodigden verwittigen.
  • Transcript: het transcript en de samenvatting van de Note Taker openen voor een afspraak die is opgenomen.
U kunt anderen ook rechtstreeks tijd bij u laten boeken op basis van uw beschikbaarheid. Stel uw boekingslinks in onder Settings → Calls → Scheduler en voeg ze aan e-mails toe met Insert calendar scheduler link. Zie uw planner instellen.