Het sollicitatierecord

Een sollicitatie is de link tussen één kandidaat en één vacature. Ze bevat alles over dat specifieke proces: de fase, scorecards, interviews, opmerkingen en de volledige activiteitengeschiedenis. Het is het record achter elke kaart in de vacaturepipeline. Klikt u daar op een kandidaat, dan opent wat deze pagina beschrijft.

​

Een sollicitatie openen

Klik op een sollicitatie, waar ze ook verschijnt:

• Een kaart in de vacaturepipeline
• Het tabblad Candidate op een kandidatenprofiel
• Het tabblad Job Candidates op de pagina Jobs, dat net als elke andere tabel opgeslagen weergaven ondersteunt

Met de pijlen bovenaan springt u naar de volgende of vorige sollicitatie op de vacature, zonder terug te keren naar de pipeline.

​

Wat u ziet

• Comment: een vrije samenvatting van hoe deze sollicitatie ervoor staat.
• Scorecard: een gestructureerde beoordeling van de kandidaat voor deze functie. Voeg er handmatig een toe of laat AI ze genereren op basis van het scorecardsjabloon van uw workspace.
• Upcoming meetings: de meetings die al met deze kandidaat gepland zijn, met de datum en het aantal genodigden.
• Status: zodra de kandidaat is afgewezen of geplaatst, staat hier een blok met de uitkomst. Zie afwijzing en plaatsingen.
• Active campaigns waarin de kandidaat is ingeschreven.
• Activiteitenoverzicht: alles wat er gebeurd is, filterbaar per type. Het opent met de fase waarin de sollicitatie werd aangemaakt, zodat een kandidaat die meteen in Interview werd gezet anders leest dan een kandidaat die de hele pipeline doorliep. Diezelfde fase staat op het aanmaakevent van de sollicitatie in de API.

Het zijpaneel bevat ook de contactgegevens van de kandidaat, zodat het telefoonnummer en het e-mailadres voor u staan zonder dat u het profiel hoeft te openen. Samen met het doorklikken tussen sollicitaties maakt dat van een pipeline een belijst: werk de sollicitaties af, bel vanuit het paneel, noteer wat er gezegd is, ga door. Dat werkt zowel bij spontane als bij gewone sollicitaties. Het zijpaneel toont de Details van de sollicitatie:

• Owner: de collega die verantwoordelijk is
• Stage, met daaronder Label en Sub Stage
• Status: in behandeling, afgewezen of geplaatst
• De datum Added to job en Last Activity
• Source: het kanaal waarlangs de kandidaat solliciteerde, zoals LinkedIn of uw eigen jobboard
• Alle aangepaste velden die uw workspace gebruikt

De bron hoort bij de sollicitatie, niet bij de kandidaat. Iemand die al in uw database zit en via LinkedIn op een nieuwe vacature solliciteert, krijgt een sollicitatie met LinkedIn als bron. Zo ziet u welk kanaal hem of haar voor deze functie heeft teruggebracht, ook al is het kandidaatrecord zelf jaren oud. Voeg Source toe als kolom op het tabblad Job Candidates om kanalen over vacatures heen te vergelijken. Er is ook een tabblad Ask AI dat de volledige sollicitatie kent.

​

Snelle acties

Vanuit de sollicitatie kunt u meteen handelen:

• Send email of Enroll in campaign
• Present candidate om de kandidaat aan de klant voor te stellen, of Add to portal om hem of haar op het Company Portal te publiceren
• Add note
• Add Scorecard of Generate Scorecard
• Mark placed, waarmee u een plaatsing aanmaakt
• Mark rejected
• De drie interviewacties, hieronder

De lijst past zich aan de stand van zaken aan: bij een geplaatste kandidaat verschijnt Extend placement, bij een gepubliceerde kandidaat Remove from portal.

​

De drie interviewknoppen

Ze lijken op elkaar en doen iets anders.

• Log client interview registreert een interview dat al is afgesproken, zonder iemand te mailen. U geeft een titel en een tijdstip op, en kunt eventueel Send Calendar blocker aanzetten om het slot in uw eigen agenda te blokkeren. Gebruik het wanneer de klant het interview zelf heeft ingepland en u het enkel wilt vastleggen. Vastgelegde interviews kunt u afzonderlijk oplijsten met de filter Client interview op het tabblad Meetings van de pagina Calendar.
  
• Send interview opent een volwaardige agenda-uitnodiging voor de kandidaat: onderwerp, datum, locatie en de schakelaar voor een online meeting die de Teams- of Meet-link aanmaakt. Het is de meetingcomposer uit een meeting inplannen, vooraf ingevuld voor deze sollicitatie, dus u kunt er ook uw handtekening, een sjabloon of een plannerlink in invoegen.
  
• Send interview w/ client doet hetzelfde, maar zet ook het klantcontact op de uitnodiging.

​

Afwijzing

Klik op Mark rejected en vul in:

• Rejected by: afgewezen door de klant, afgewezen door ons, of teruggetrokken door de kandidaat
• Marked by: welke collega het registreert
• Rejection reason: een of meer redenen, in Settings als labels configureerbaar
• Additional information: vrije tekst
• Een schakelaar Send email, als de kandidaat het meteen van u moet horen

Daarna draagt de sollicitatie een blok Rejected met wie afwees, de redenen, wie het registreerde en wanneer. Er wordt niets verwijderd, en u kunt de kandidaat later altijd opnieuw in de pipeline zetten.

​

Meerdere kandidaten tegelijk afwijzen

Wanneer een vacature sluit, blijft er een reeks kandidaten over die u moet teleurstellen. Vink ze aan in de weergave Applications van de vacature en wijs de hele selectie in één keer af. Dezelfde bulkactie is beschikbaar in de vacaturepipeline. Het venster is hetzelfde als hierboven, één keer ingevuld voor iedereen die u selecteerde: rejected by, marked by, de afwijzingsredenen en bijkomende informatie. Zet Send email aan en elke kandidaat in de selectie krijgt een mail.