Het tabblad Candidates op een vacature toont alle kandidaten die aan die functie gekoppeld
zijn, geordend per fase. U krijgt zo een helder beeld van de voortgang en beheert er elke stap
van het aanwervingsproces.
De pipeline van een vacature openen
Ga in Spott naar Jobs, open de vacature en klik op het tabblad Candidates.
Pipelinefases
Kandidaten doorlopen uw pipelinefases, bijvoorbeeld Sourced, Engaged, Interview, Presented en
Placed. De fases zijn volledig aanpasbaar via Settings → Stages.
Ze gelden voor de hele workspace, niet per vacature, dus een wijziging werkt door in elke
vacature die die pipeline gebruikt.
Gebruikt uw workspace multi-track, dan volgt elke vacature
één track en toont haar pipeline alleen de fases van die track. Twee vacatures op
verschillende tracks kunnen dus verschillende kolommen tonen. De track wordt gekozen bij het
aanmaken van de vacature en kan daarna niet meer gewijzigd worden.
Een kandidaat aan de pipeline toevoegen
Klik op de + bovenaan een fasekolom om een kandidaat rechtstreeks in die fase toe te
voegen. Zoek een bestaande kandidaat, of gebruik Upload CV om er meteen een aan te maken,
en klik daarna op Add to job.
Twee weergaven
- Board view: een kanbanbord met slepen en neerzetten.
- List view: een tabel die u kunt sorteren en filteren, ook op de
eigen attributen die u aan sollicitaties
hebt toegevoegd.
Klik in de bordweergave op het getal bovenaan een kolom om te wisselen wat het telt: alle
kandidaten, kandidaten in behandeling of afgewezen kandidaten.
Sollicitanten die op beoordeling wachten
Inkomende sollicitanten blijven buiten de pipeline tot iemand ze aanvaardt, zodat een populaire
vacature uw fases niet met spam vult. U ziet wel dat ze er zijn: wanneer er in een fase
sollicitanten op beoordeling wachten, toont die fase # applicants met een inbound-icoon. In
de bordweergave is dat een gestippelde kaart bovenaan de kolom; in de lijstweergave een rij
onderaan de groep van de fase. Afgewezen sollicitanten worden apart geteld, in de groep van de
afgewezen kandidaten.
Klik erop om het tabblad Applicants van de vacature te
openen, gefilterd op wie For review is. Aanvaard de goede sollicitanten en ze komen in de
pipeline terecht.
Kandidatenkaarten
Elke kandidaat verschijnt als een kaart met zijn naam en functie, plus snelle acties voor
notities, het recentste cv, taken, communicatie en het openen van het volledige profiel. Sleep
kaarten om kandidaten tussen fases te verplaatsen, of laat ze op de groep met afgewezen
kandidaten vallen om ze af te wijzen.
Een kaart toont wat u haar opdraagt. Open de kolom View settings en voeg de velden en
snelkoppelingen toe die u op de kaart wilt, zodat de informatie die u bij elke kandidaat
nakijkt er meteen staat zonder iets te openen. Zie
weergaven gebruiken.
Een van de velden die u kunt toevoegen, is of de kandidaat momenteel gepubliceerd is op het
Company Portal. Het is beschikbaar in zowel de bord- als de
lijstweergave, zodat u in één oogopslag ziet wie de klant al kan zien en wie nog intern is,
zonder het tabblad van het portaal te openen.
Op een kaart klikken
Klikt u op de kaart van een kandidaat, dan opent zijn sollicitatie voor deze vacature. Daar
gebeurt het dagelijkse werk:
- Snelle acties voor de volgende stap bij deze kandidaat
- De activiteitenfeed, zodat u alles wat er op de sollicitatie gebeurd is op één plek ziet
- De interne conversatie, waar uw team over deze kandidaat overlegt zonder dat het Spott
verlaat
Zie het sollicitatierecord voor de volledige rondleiding, inclusief
wat de drie interviewknoppen doen.
Afgewezen en geplaatste kaarten
Een kaart draagt haar afloop. Afgewezen kandidaten verhuizen naar de groep Rejected met een
rode kop die vermeldt wie ze afgewezen heeft, en een geplaatste kandidaat kleurt groen.
U hoeft geen fase voor afwijzingen aan te maken. Afwijzen werkt in Spott over alle fases
heen, zodat u blijft zien in welke stap van het proces een kandidaat afgewezen is. Wijs hem
af vanuit de fase waarin hij zit in plaats van hem eerst vooruit te schuiven, en uw
rapportering over de conversie per fase blijft kloppen. Wilt u een afwijzing terugdraaien,
open dan de sollicitatie en breng de kandidaat terug in de pipeline.
Bulkacties
Selecteer meerdere kandidaten met de selectievakjes om ze in één keer te behandelen: naar een
fase verplaatsen, het label wijzigen, afwijzen, voorstellen, in een campagne inschrijven, aan
een andere vacature of aan een lijst toevoegen, een e-mail sturen,
voor elk van hen een taak aanmaken
of ze publiceren op het Company Portal.
Mark placed werkt op één geselecteerde kandidaat. Selecteer één kandidaat en de actie opent
het plaatsingsformulier met de vacature, het bedrijf en de
kandidaat al ingevuld, zodat u de plaatsing vastlegt zonder eerst de sollicitatie te openen. Bij
een kandidaat die al geplaatst is, heet dezelfde actie Extend placement.
Iemand van een vacature halen zonder hem af te wijzen
Een kandidaat die aan de verkeerde vacature toegevoegd is, hoort niet afgewezen te worden: een
afwijzing is een echte afloop en die blijft in de rapportering staan. Selecteer hem in de
pipeline en gebruik de drie puntjes om hem van de vacature te halen. De kandidaat behoudt
zijn record en zijn geschiedenis, en de vacature verliest een sollicitatie die er nooit had
mogen zijn.
Filters en zoeken
Gebruik de zoekbalk (booleaanse zoekopdrachten worden ondersteund) of de filters om snel
kandidaten in de pipeline te vinden op naam, bedrijf of andere attributen. 
