Plaatsingen

U gaat snel naar de pagina Placements met G en dan P. Bekijk alle sneltoetsen. Placements in Spott staan voor de geslaagde afloop van uw recruitmentproces, wanneer een kandidaat gematcht en bevestigd is voor een functie. Een plaatsing verbindt de vacature, de kandidaat en de klant met elkaar, en geeft u zo een volledig beeld van de aanwerving. Plaatsingen voeden ook uw rapportering en omzetinzichten, waarmee u prestaties opvolgt en groei voorspelt.

​

Een nieuwe plaatsing maken vanuit een bestaande kandidaat

​

Stap 1. Ga naar een openstaande vacature

Ga in Spott naar Jobs.

• Zoek de vacature waarvoor u een kandidaat wilt plaatsen
• Klik op de titel van de vacature

​

Stap 2. Een kandidaat plaatsen

Selecteer de kandidaat in de pipeline van de vacature en kies Mark placed in de actiebalk. Dat werkt voor één kandidaat tegelijk. Of open de sollicitatie:

• Klik op de professionele titel van de kandidaat, net onder zijn naam. Klikt u op zijn naam, dan opent het kandidaatprofiel, dus mik op de titel op de regel eronder.
• Kies Mark placed

​

Stap 3. Kies het type plaatsing

Een kandidaat als geplaatst markeren opent een kort, begeleid proces. Kies eerst het placement type, dat het feemodel bepaalt en de velden die u daarna invult:

• Contingent, een eenmalige fee bij een geslaagde plaatsing (een klassieke vaste aanwerving).
• Retained, betalingen gespreid over de duur van de zoekopdracht. De berekeningsbasis kan een percentage van de verloning of een vast bedrag zijn, verdeeld over de betaalmijlpalen uit uw overeenkomst.
• Contract, een marge op de facturatie van een contractor, voor tijdelijk en interimwerk. Oudere schermen en exports noemen het mogelijk nog Staffing.

​

Stap 4. Vul de details in

De volgende stappen hangen af van het type dat u koos: Fee Details bevat altijd de datum placed at en de start- en einddatum. De fee zelf wordt per type anders vastgelegd:

• Permanent (Contingent of Retained): een fee op de plaatsing, als percentage van de verloning of als vast bedrag. Heeft de vacature al een deal value, dan vertrekt de plaatsing daarvan, zodat u de fee die u met de klant afsprak toen u de vacature aannam niet opnieuw hoeft in te typen. Zet u een einddatum op een contingent plaatsing, dan komt de kandidaat na afloop van het contract weer in de pool van beschikbare kandidaten terecht.
• Contract: het werkschema, de eenheid (per dag of per uur), het charge rate dat aan de klant gefactureerd wordt en het pay rate dat de contractor ontvangt. Spott berekent daaruit de contractwaarde en de nettofee (marge). Voor interimplaatsingen kunt u een vast aantal gefactureerde dagen instellen in plaats van het uit het werkschema af te leiden. De tarieven zijn optioneel. Vink No contract rates aan om de plaatsing zonder tarieven te registreren, bijvoorbeeld wanneer ze nog niet afgesproken zijn of buiten Spott gefactureerd worden. De tariefvelden en de feeverdeling verdwijnen, en de plaatsing toont geen Contract value of Projected net fee (margin) in plaats van een misleidende nul. U kunt nog altijd timesheets registreren, die hun tarieven uit een rate card halen, en facturen aanmaken, die dan zonder voorgestelde regels beginnen.

De twee andere stappen zijn voor elk type gelijk:

• Splits: hoe de fee over gebruikers verdeeld wordt. Het totaal moet 100% zijn. Werd de verdeling al op de vacature afgesproken, stel ze daar dan in: de afspraak ligt dan vast voor de plaatsing gemaakt wordt, en een vaste plaatsing neemt de verdeling automatisch over van de vacature. U kunt ze hier nog altijd wijzigen.
• Extra: de velden uit uw plaatsingsformulier, zoals basisloon, bijkomend loon, aandelen en fees in andere valuta. U bepaalt zelf welke velden hier verschijnen: plaatsingsformulieren stelt u in onder Settings → Templates.

​

Eigen plaatsingsformulieren

Maak zoveel plaatsingsformulieren als u nodig hebt. Echte plaatsingen verschillen meer van elkaar dan de drie types: een vaste aanwerving met een bonusstructuur vraagt andere gegevens dan een met aandelen, en een interimcontract met een tariefherziening vraagt weer andere. In plaats van alles door één formulier per type te duwen, bouwt u een formulier voor elke variant die u werkelijk doet, onder Settings → Templates. Het formulier bepaalt welke velden in de stap Extra en op het plaatsingsrecord verschijnen, zodat u precies bijhoudt wat elk type nodig heeft, bijvoorbeeld tariefherzieningen en contractverlengingen bij staffingplaatsingen, of basisloon, bonus en aandelen bij vaste aanwervingen. De juiste velden vastleggen houdt uw rapportering en facturatie correct. Zodra het proces afgerond is, draagt de sollicitatie een blok Placement met het bedrijf, de vacature, het type, de startdatum, de feeverdeling en de totale fee, zodat het resultaat ook aan de kant van de kandidaat zichtbaar is.

​

Een contractplaatsing omzetten naar een vaste

Contractors worden aangeworven. Wordt een contractplaatsing een vaste aanwerving, gebruik dan Convert to contingent placement in het paneel Quick Actions van de plaatsing, in plaats van een tweede plaatsing te registreren: de historiek blijft op één record staan, en de fee wordt als eenmalige contingent fee vastgelegd in plaats van als contractverlenging. Dat opent hetzelfde proces in vier stappen dat u van een gewone plaatsing kent. Stap 2 gaat van contracttarieven over naar een Contingent fee: kies de berekeningsbasis, vast bedrag of percentage, en het totaal. Extend placement, er vlak naast, is de andere optie: gebruik die wanneer het contract gewoon doorloopt in plaats van omgezet te worden.

​

Overzicht van de plaatsingen

Het tabblad Placements in Spott geeft u een overzicht van alle plaatsingen in tabelvorm. Elke kolom staat voor een kenmerk van de plaatsing:

• Company, het bedrijf waar de kandidaat geplaatst werd
• Vacancy, de functie waarin de kandidaat geplaatst werd
• Candidate, de naam van de kandidaat
• Placed at, de datum waarop de kandidaat geplaatst werd
• Placed by, wie voor de plaatsing verantwoordelijk is
• Start date, de startdatum van het contract
• End date, de einddatum van het contract
• Fee income, de opbrengst uit de plaatsing
• Fee details and splits, u kunt zowel netto- als brutofees vastleggen en bepalen hoe de fee over gebruikers verdeeld wordt. Het totaal van de verdeling moet 100 procent zijn.
• Placement form, met welk formulier deze plaatsing vastgelegd werd

Filter de tabel op de plaatsingen die u interesseren, bijvoorbeeld op bedrijf, op de gebruiker die plaatste, op Placed by Team om de plaatsingen van één team samen te zien, of op datum, en exporteer het resultaat naar Excel.

​

Fees staan in beide valuta’s

Plaatsingstabellen tellen alles op in de valuta van uw werkruimte, zodat de cijfers kloppen. Daardoor werd een fee die in een andere valuta was afgesproken tot nu toe alleen omgerekend getoond. Feekolommen tonen nu het bedrag in de valuta waarin de fee werkelijk is afgesproken, naast het omgerekende bedrag. Dat telt wanneer u een plaatsing naast een contract of een factuur legt. Het omgerekende bedrag is waar uw rapportering op draait, en het beweegt mee met de wisselkoers; het lokale bedrag is wat de klant heeft afgesproken, en dat beweegt niet. Beide zien betekent dat u een plaatsing kunt afpunten zonder de omrekening terug te rekenen. Het dashboard boven de tabel werkt met een vast venster van drie maanden, dus daar kijkt u niet naar een langere periode. De tabel zelf filtert op elke periode die u wilt, en een plaatsingsrapport in Reports heeft helemaal geen venster. Wordt een fee over collega’s verdeeld, dan blijft de plaatsing voor de telling toebehoren aan de gebruiker in Placed by. De verdeelpercentages splitsen enkel de geboekte omzet, dus een gedeelde deal telt als één plaatsing voor wie ze maakte. Het gebruikersfilter bevat ook gedeactiveerde gebruikers, niet alleen actieve. Wie intussen vertrokken is, heeft de mensen die hij plaatste nog altijd geplaatst, en die weglaten geeft de cijfers van vorig jaar stilletjes te laag weer. Datzelfde geldt voor de gebruikersfilters op notities en lijsten.

​

Een plaatsing bewerken of verwijderen

Klik in de tabel op de plaatsing om ze te openen en gebruik dan de drie puntjes naast Placed by. Daar kiest u:

• Edit the placement als er details bijgewerkt moeten worden. Dat omvat ook het type plaatsing wijzigen, bijvoorbeeld van Staffing naar Permanent, en een fee of startdatum corrigeren.
• Delete the placement als ze niet meer relevant is

Een plaatsing bewerken kan alleen een beheerder. Consultants zien een plaatsing en kunnen ze openen, waardoor een verkeerde fee eruitziet als iets wat zij moeten kunnen rechtzetten, maar de actie Edit vraagt beheerdersrechten. Heeft een kantoor geen eigen beheerder, dan moet iemand met die rol de wijziging doen. De detailpagina van een plaatsing ondersteunt ook bijlagen, zodat u documenten zoals de ondertekende overeenkomst bij de plaatsing zelf kunt bewaren.

​

Wanneer een kandidaat afhaakt

Een vaste aanwerving die zich terugtrekt voor de start, of vertrekt binnen de garantieperiode, verwijdert u niet: de plaatsing heeft plaatsgevonden, en ze verwijderen wist de geschiedenis samen met de fee. Gebruik op een contingent plaatsing in de plaats Drop out in de Quick Actions van de plaatsing. De plaatsing blijft in de tabel Placements staan met haar fee doorgestreept. Ze telt nog als plaatsing, maar haar fee telt niet meer mee voor de omzet of de brutowinst. De fee wordt niet gewist, alleen als verloren gemarkeerd, dus met Undo drop out komt ze terug als de kandidaat toch begint. Voor Drop out is hetzelfde recht nodig als voor het bewerken van een plaatsing.

​

Staffingplaatsingen

Voor tijdelijk en staffingwerk bevat het onderdeel Placements ook een Staffing-dashboard met prognoses van de brutomarge, op basis van de tarieven, eenheden en werkschema’s die op staffingplaatsingen vastgelegd zijn, met een schakelaar tussen wekelijkse en maandelijkse KPI’s. U kunt staffingplaatsingen filteren op status, bijvoorbeeld verlengingen of plaatsingen die binnenkort starten of aflopen. De uren en dagen die op een contractplaatsing echt gewerkt zijn, worden gelogd als timesheets, tegenover een rate card die het tarief aan de klant en de betaling aan de contractor vastlegt. Goedgekeurde timesheets zijn wat u factureert.

​

Retained plaatsingen

Retained werk wordt in fasen gefactureerd en krijgt daarom een eigen tabblad naast Contingent en Contract, opgebouwd rond voortgang in plaats van rond één enkele fee. Elke rij is één retained zoekopdracht:

• Company en Role, en het Team dat eraan werkt
• Est. Total fee, wat de hele zoekopdracht opbrengt als ze afgerond raakt
• Realized fees, wat er tot nu toe gefactureerd is
• Milestones, een voortgangsbalk die toont hoeveel van de afgesproken mijlpalen behaald zijn
• Next milestone, welke mijlpaal er als volgende aankomt en wat ze waard is, zodat u ziet wat binnenkort factureerbaar is
• Placed Candidate, zodra de zoekopdracht ingevuld is

Omdat de mijlpalen van de vacature komen, stelt u de feestructuur in op het tabblad Overview van de vacature voordat u de plaatsing logt.

​

Mijlpalen instellen en een fee boeken

Ga op het tabblad Overview van de vacature naar beneden aan de rechterkant en kies de feestructuur. Kiest u Retained, dan kunt u de mijlpalen van uw overeenkomst toevoegen, elk met een percentage of een bedrag. Om een mijlpaal als omzet te boeken, vinkt u het vakje van die mijlpaal aan. Dat kan al voordat er iemand geplaatst is, en dat is net het punt van een retainer: de eerste schijf van een fee van 30.000 kan bij de start van de zoekopdracht gefactureerd worden, nog voor er een kandidaat op de vacature staat. In het plaatsingsvenster blijft Retained in het grijs staan tot de vacature een retained feestructuur draagt, dus stel die eerst op de vacature in. Exports van plaatsingen naar Excel bevatten de geneste formulierwaarden uit uw plaatsingsformulieren, zodat u alles in uw BI-tools kunt analyseren. Ook eigen plaatsingskenmerken zitten in de export, op een apart tabblad van het werkboek, en dat is net waar mensen niet kijken voor ze besluiten dat ze ontbreken.