Skip to main content
Automations zijn workflows die afgaan op gebeurtenissen binnen Spott en daarna een reeks acties uitvoeren. Beheerders stellen ze in en ze gelden voor de hele workspace, zodat elke collega automatisch hetzelfde proces volgt.

​
Inschakelen en instellen

  1. Een beheerder zet Automations aan onder Settings → Features.
  2. Daarna maakt u automatiseringen aan onder Settings → Automations.
  3. Elke automatisering wordt afzonderlijk aan- of uitgezet vanuit die lijst, zodat u er een kunt pauzeren terwijl u ze bijstelt, zonder ze te verwijderen en de instellingen kwijt te spelen.
Automatiseringen gelden voor de hele workspace. Ze kunnen niet tot één gebruiker beperkt worden: eenmaal ingesteld loopt een automatisering voor iedereen. Beschouw ze als gedeelde infrastructuur, niet als persoonlijke snelkoppelingen.

​
Hoe een automatisering is opgebouwd

Elke automatisering heeft dezelfde vorm:
  • Eén trigger: de gebeurtenis die ze in gang zet. Met tijdgebonden triggers loopt een automatisering op een vastgelegd moment in plaats van meteen.
  • Een of meer acties, na elkaar geschakeld.
  • Optionele filters om precies af te bakenen wanneer ze loopt, bijvoorbeeld alleen voor een bepaald type plaatsingsformulier.

​
De triggers

Add trigger deelt de lijst op in twee soorten, en die opdeling is het belangrijkste:
Interactief kan maar bij twee triggers. Alleen Job application moved en Speculative application moved kunnen een venster openen. Elke andere trigger loopt uitsluitend op de achtergrond. Wilt u dus een venster voor de neus van een recruiter, dan moet dat aan een sollicitatie hangen die van fase verandert.
Interactive, opent een venster voor de gebruiker: Background, loopt in stilte: Die laatste reeks is de eigenlijke reden om automatiseringen op te zetten. Een arbeidsvergunning die vervalt, een kandidaat die stilletjes inactief wordt, een referentie die binnenkomt terwijl u in een meeting zit: geen van die dingen meldt zichzelf, en niemand gaat er handmatig naar zoeken. Mail de eigenaar of open een taak op het moment dat het gebeurt.

​
De acties

De actielijst wordt gefilterd op de trigger die u koos. Een actie heeft een record nodig om op te werken, dus een trigger op een contactpersoon biedt Update contact aan en geen vacature-acties, terwijl een trigger op een plaatsing Job update en Close job board postings aanbiedt. Kies eerst de trigger; de acties volgen daaruit.
Beschikbaar bij elke trigger: Beschikbaar afhankelijk van het record achter de trigger: Daar volgen twee dingen uit, en over beide struikelt men gemakkelijk:
  • Een afwijzing draagt een vacature mee. Candidate rejected biedt Job update en Close job board postings aan, omdat een afwijzing op een sollicitatie gebeurt en een sollicitatie bij een vacature hoort. Candidate created doet dat niet, want op dat moment is er nog geen vacature in het spel.
  • Notitietriggers kunnen geen notities aanmaken. Candidate note updated biedt vier acties aan en Create note zit daar niet bij, zodat een automatisering zichzelf niet kan aansturen.
Close job board postings is degene die mensen over het hoofd zien. Een vacature op een gesloten status zetten haalt de advertenties niet offline: dat zijn twee aparte acties, dus een ingevulde functie blijft sollicitanten binnenhalen tenzij u ook de postings sluit. Schakel beide in dezelfde automatisering en niemand hoeft er nog aan te denken.
Plaatsingstriggers dragen ook de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de contactpersoon als variabelen mee, zodat een plaatsingsautomatisering de contactpersoon bij naam kan aanspreken en uw backoffice het nummer krijgt om te bellen, zonder dat iemand het bedrijfsrecord moet openen om het op te zoeken. De triggers op opportunities en klanten zetten de commerciële kant van de desk op gelijke hoogte met de rekruteringskant: een nieuwe opportunity kan een kwalificatietaak openen, een deal die naar een late fase schuift kan de eigenaar mailen, en een nieuw klantbedrijf kan de standaardwaarden krijgen die uw backoffice verwacht, zonder dat iemand eraan moet denken.

​
Interactieve automatiseringen

Interactieve automatiseringen veranderen wat u ziet: ze openen een venster of formulier op het juiste moment en houden de gebruiker betrokken bij acties die beoordeling vragen. Veelgebruikte patronen:
  • Open het plaatsingsvenster wanneer een sollicitatie naar een Placed-fase gaat, zodat de fee en de datums meteen geregistreerd worden.
  • Open het e-mailvenster wanneer een sollicitatie naar een bepaalde fase gaat, bijvoorbeeld “Mailed”.
  • Open het taakvenster op een punt in het proces waar altijd een opvolging afgesproken hoort te worden, zodat de taak geschreven wordt terwijl de context nog vers is en niet achteraf.
Gebruik voor afwijzingsmails de ingebouwde snelactie Mark rejected in plaats van een automatisering. Die laat u meteen een template kiezen en legt de afwijzingsredenen vast.

​
Achtergrondautomatiseringen

Achtergrondautomatiseringen lopen in stilte, zonder venster. Gebruik ze wanneer de actie vaststaat en altijd moet gebeuren. Veelgebruikte patronen:
  • Automatisch een toestemmingsmail sturen wanneer een kandidaat uw GDPR-controlefase bereikt, vanaf een van uw ingestelde domeinen.
  • Automatisch een vacature sluiten wanneer er een kandidaat op geplaatst wordt.
  • Automatisch een eigen attribuut bijwerken wanneer een sollicitatie een fase bereikt, zodat uw rapporteringsvelden kloppen zonder handmatig onderhoud.
Achtergrondautomatiseringen kunnen ook mailen naar adressen buiten Spott, bijvoorbeeld uw facturatiedienst, en kunnen variabelen in hun mails gebruiken, waaronder plaatsingsgegevens zoals feeverdelingen, start- en einddatums en contractwaarde. In een e-mailactie kunt u een van uw bestaande berichttemplates kiezen in plaats van het bericht in de automatisering zelf te schrijven. De automatisering volgt dan de template, zodat een tekstwijziging overal doorwerkt waar de template gebruikt wordt en u hetzelfde bericht niet twee keer onderhoudt. Twee zaken bepalen of een template überhaupt aangeboden wordt:
  • Templates werken alleen bij Send email from your configured domains. Bij de andere e-mailactie blijft de keuzelijst leeg, wat aanvoelt als een ontbrekende functie maar gewoon de verkeerde actie is.
  • Een template wordt grijs wanneer de trigger de variabelen niet kan invullen, met de melding “contains variables that can’t be used here”. Meestal gaat het om een template met een Job-variabele op een trigger die ook spontane voorstellingen dekt, want een spontane voorstelling heeft geen vacature. Zet de trigger op Job Application Moved en de variabelen hebben weer iets om naar te verwijzen.
Het verzendadres heeft een eigen voorwaarde: het moet geregistreerd staan in de sectie Domains van de instellingen, niet alleen geverifieerd zijn om te versturen. Wordt er geen adres aangeboden op een domein waarvan u weet dat het geverifieerd is, dan ontbreekt die registratie. Wilt u versturen namens verschillende consultants, voeg dan meerdere verzendacties toe binnen één automatisering in plaats van een automatisering per persoon te bouwen.

​
Logs

Telkens wanneer een automatisering loopt, wordt die uitvoering gelogd. Elke automatisering heeft een eigen Logs-weergave met de actie die afging, wanneer die werd uitgevoerd, of ze voltooid is en, zo niet, waarom niet. Het is de eerste plek om te kijken wanneer iemand vraagt waarom er een mail vertrokken is, of waarom net niet.
E-mails die een automatisering verstuurt, worden niet in de activiteitenfeed van de kandidaat gelogd, tenzij de ontvanger antwoordt. In de automatiseringslog controleert u wat er verstuurd is.
Eén stille fout is het waard om te kennen voordat u de log gaat uitspitten: een automatisering die op een plaatsing afgaat, loopt niet wanneer die plaatsing geen startdatum heeft. Vertrokken er bij vier plaatsingen mails en bij de vijfde niet, kijk dan eerst naar de ontbrekende startdatum.

​
Voorwaarden, vertakkingen en variabelen

Een actie is niet zomaar “doe dit”. Elke actie zit in een If / Then-paar, en een automatisering kan er meerdere bevatten, zodat één trigger kan uitwaaieren naar verschillende uitkomsten.

​
De trigger filteren

De trigger heeft een eigen filter, dat bepaalt of de automatisering überhaupt loopt. Op een trigger voor een verplaatste sollicitatie betekent het filter To is Presentation dat ze alleen afgaat wanneer er iets in die fase belandt, en niet bij elke verplaatsing.

​
If, Then en Else

Binnen een actieblok bakent If af op welke records de actie van toepassing is, op eender welk veld van de records die de trigger meedraagt. Then is wat er gebeurt. Voegt u een Else toe, dan krijgt u de andere tak, zodat één automatisering het ene doet wanneer de voorwaarde klopt en het andere wanneer niet. Omdat een automatisering meerdere actieblokken kan bevatten, is één blok per geval een veelvoorkomende vorm. Een plaatsingsautomatisering voor de administratie kan één blok hebben voor If Placement Form is Contracting en een ander voor If Placement Form is Freelance, elk met een andere mail naar een ander backofficeadres.

​
Laat AI beslissen

Een voorwaarde hoeft geen veldvergelijking te zijn. And let AI decide based on neemt een gewone zin, bijvoorbeeld “Candidate has at least 5 years of experience in React”, en beoordeelt elk record daaraan, met een instelbare strengheid zoals Balanced criteria.
Een AI-voorwaarde is een beoordeling, geen opzoeking, dus ze zal het bij grensgevallen niet altijd met zichzelf eens zijn. Zet ze in waar ongeveer juist al nuttig is, zoals het doorsturen naar een mens ter controle, en houd veldvergelijkingen voor alles wat exact moet kloppen.

​
Variabelen

Tekstvelden in een actie aanvaarden variabelen uit de records in scope, geschreven als { Candidate > First Name }. Ze werken in de body van een e-mail en in de titel en de body van een notitie. Een onderwerpregel neemt alleen platte tekst, dus een mail die een interview aankondigt kan de bedrijfsnaam niet in het onderwerp meedragen:
Ook eigen velden zijn beschikbaar, inclusief de velden op een plaatsingsformulier. Dat maakt het mogelijk om een backoffice alles te mailen wat ze over een plaatsing nodig heeft, zonder dat iemand iets moet overtypen. Ook ontvangers kunnen dynamisch zijn. In plaats van een vast adres aanvaarden To, Cc en Bcc een persoon uit het record, zoals Placement placed by, zodat de recruiter die de plaatsing maakte automatisch in kopie staat.

​
Relatieve datums op taken

Een actie Create task stelt haar vervaldatum in ten opzichte van een datum op het record, niet als een vaste dag. Start date of the placement, 1 month before geeft u een opvolgmoment dat mee opschuift wanneer de startdatum verschuift.

​
Voorbeelden

Vier vormen die het grootste deel van het gebruik van automatiseringen dekken.
Trigger: Placement created. Then: Job update naar een gesloten status, gevolgd door Close job board postings. Hieronder stap voor stap uitgewerkt.
Trigger: Placement created. Then: Create task, toegewezen aan Placement placed by, te vervallen 1 maand voor de startdatum van de plaatsing, met een titel als “Check in with candidate, due to start in 1 month”.Het gaat om de relatieve datum. Zet u een vaste datum, dan klopt die niet meer zodra een startdatum verschuift; zet u ze relatief, dan volgt de herinnering de plaatsing.
Trigger: Placement created. Daarna één actieblok per plaatsingsformulier: If Placement Form is Contracting verstuurt de ene mail, If Placement Form is Freelance de andere, elk naar het juiste adres, met finance in Cc en Placement placed by in Bcc.De body wordt opgebouwd uit variabelen, inclusief de eigen velden op het plaatsingsformulier, zodat de backoffice naam, contactgegevens en adres ontvangt zonder dat iemand iets hertikt.
Trigger: Candidate created. If de bron van de kandidaat een van enkele gekende bronnen is, Then Update candidate om de velden te zetten die voor die bron altijd hetzelfde zijn: type tewerkstelling, contracttype, werkregime en eventuele eigen attributen.Handig wanneer kandidaten binnenkomen via een kanaal waarvan u de meeste antwoorden al kent.

​
Voorbeeld: een vacature sluiten wanneer iemand geplaatst wordt

Een uitgewerkt voorbeeld van de vorm hierboven. Wanneer een recruiter een plaatsing registreert, hoort de vacature waarvoor ze ingevuld werd niet langer open te staan: ze blijft opduiken in pijplijnen, dashboards en jobboardfeeds tot iemand eraan denkt ze handmatig te sluiten, en niemand doet dat ooit dezelfde dag.
1

Maak de automatisering aan

Ga naar Settings → Automations en voeg een nieuwe automatisering toe. Geef ze een naam die uw team later in de lijst herkent, bijvoorbeeld Close job on placement.
2

Kies de trigger

Kies de trigger placement created. Die gaat af zodra het plaatsingsrecord bestaat, wat betekent dat de feegegevens al ingevuld zijn en de vacature dus echt rond is en niet alleen beloofd.
3

Voeg de actie Job update toe

Voeg Job update toe en zet de status van de vacature op uw gesloten of ingevulde status. De statusnamen komen uit wat er onder Settings → Stages is ingesteld.
4

Voeg Close job board postings toe

Schakel Close job board postings erachter. Zonder die actie staat de vacature in Spott als gesloten terwijl de advertenties online blijven en sollicitanten blijven binnenhalen.
5

Beperk ze met een filter, als dat nodig is

Moeten alleen bepaalde plaatsingstypes de vacature sluiten, voeg dan een filter op het type plaatsingsformulier toe. Een contingent hire sluit de functie meestal; een uitzendplaatsing vaak niet, omdat de vacature nog meer mensen kan opnemen.
6

Zet ze aan en volg de eerste uitvoering

Zet de automatisering aan, registreer daarna een plaatsing en open de Logs. De uitvoering hoort te tonen dat de actie afging en voltooide. Is dat niet zo, dan geeft de log de reden.
Combineer dit met de interactieve automatisering open het plaatsingsvenster die hierboven beschreven staat. De ene zet de recruiter aan om de plaatsing te registreren op het moment dat hij de kandidaat verplaatst, de andere sluit de vacature zodra dat gebeurd is. Samen sluit de vacature zichzelf op de dag dat ze ingevuld is, zonder dat iemand achter iemand anders aan moet.