Kandidaten beheren

Het kandidatenprofiel brengt alles over één persoon samen: ervaring, gesprekken, bestanden en AI-context. Deze pagina neemt u erdoor mee.

​

Een kandidatenprofiel openen

Ga naar de pagina Candidates in het linkermenu en klik op de naam van een kandidaat. De hoofding toont de naam, functie, het bedrijf en de contactgegevens van de kandidaat. Daaronder is het profiel opgedeeld in drie tabbladen:

• Overview: alle informatie over de persoon.
• Candidate: de sollicitaties, plaatsingen en matching. Zie sollicitaties opvolgen.
• Inbox: de volledige berichtgeschiedenis, over alle kanalen heen.

​

Snelle acties

Rechtsboven op het profiel vindt u:

• Het LinkedIn-profiel van de kandidaat.
• Present, om de kandidaat met een klant te delen.
• Het menu Actions: een e-mail sturen, een agenda-uitnodiging sturen, aan een vacature toevoegen, aan een lijst toevoegen, een taak toevoegen, een notitie toevoegen, inschrijven in een campagne, of twee personen samenvoegen.

​

Het tabblad Overview

Het tabblad Overview heeft links een rij subtabbladen en rechts een zijpaneel.

​

Summary

Uw vertrekpunt. Op basis van het volledige profiel toont Spott:

• Voorgestelde veldaanpassingen die uit recente gesprekken, meetings en notities zijn opgepikt. U aanvaardt of verwerpt ze stuk voor stuk.
• Een korte AI-samenvatting van de kandidaat.
• De salarisverwachtingen.
• Het sentiment van de kandidaat, op basis van recente gesprekken.
• Voorgestelde taken, opgepikt uit recente gesprekken, meetings en notities. Beweeg over een taak om te zien waarom ze werd voorgesteld en waar ze vandaan komt, en voeg ze daarna toe aan uw takenlijst of verwerp ze.
• Geplande meetings.

​

Notes

Voeg notities toe over de kandidaat of over een van zijn sollicitaties en volg ze op. Met de Spott Notetaker ingeschakeld worden meetings automatisch getranscribeerd en samengevat tot een notitie. Notities dienen ook als context voor de AI-functies. Notities en e-mails kunnen gedockt worden: ze openen in een zwevend venster dat op het scherm blijft terwijl u door de rest van het profiel navigeert, zodat u notities kunt nemen terwijl u het cv leest of eerdere communicatie nakijkt.

​

Experience

De vaardigheden, werkervaring en opleiding van de kandidaat, met statistieken over anciënniteit. Die informatie kan handmatig worden ingevuld, uit een cv worden gelezen of met de Chrome-extensie uit LinkedIn worden geïmporteerd. Heeft de kandidaat een cv in het dossier, dan verschijnt linksboven op het tabblad een schakelaar Latest CV. Zet die aan om het cv-document zelf te lezen in plaats van het uitgelezen profiel, zonder het record te verlaten. De bedrijfsnamen in de werkervaring zijn aanklikbaar. Klikt u op een naam, dan opent een voorbeeld van die werkgever met de omschrijving, de sector, het personeelsbestand doorheen de tijd, de financieringsrondes en de werknemers die u al in Spott hebt. Vanuit dat voorbeeld klikt u op Add as company om het bedrijf als klantrecord aan te maken, handig wanneer de huidige werkgever van een kandidaat een prospect blijkt. Zie een bedrijf toevoegen. De knoppen bovenaan houden het profiel actueel:

• Add note: noteer iets zonder het tabblad te verlaten.
• Request updated CV: stuur de kandidaat een link om zijn recentste cv te uploaden.
• Update with new CV: upload zelf een recenter cv. Spott vergelijkt het met het profiel en past enkel toe wat gewijzigd is.
• Check for updates: vernieuw het profiel vanuit LinkedIn.
• Generate CV: maak een opgemaakt cv in het sjabloon van uw kantoor.

Meer hierover in een kandidatenprofiel bijwerken.

​

Communication

Uw berichtgeschiedenis met de kandidaat via e-mail, gekoppelde e-mails, WhatsApp en sms, en een snelle manier om te antwoorden zonder het profiel te verlaten. De kanalen staan links opgelijst, opgesplitst in de kanalen van de workspace en uw persoonlijke kanalen. De synchronisatie werkt in beide richtingen. Berichten die u buiten Spott verstuurt, verschijnen hier ook, en omgekeerd. Voor de schermvullende versie opent u het tabblad Inbox.

​

Files

Bestanden die aan de kandidaat gekoppeld zijn, zoals het cv. Klik op de drie puntjes naast een cv om er een opgemaakt cv van te genereren, zodat elk cv dat u met klanten deelt hetzelfde sjabloon volgt.

​

Tasks

Opvolgacties voor deze kandidaat. Wijs ze toe aan uzelf of aan een collega, stel vervaldatums in en volg op wat afgewerkt is.

​

Consent

Volg de toestemmingen van de kandidaat op (GDPR en andere complianceverplichtingen, met type, bron en geldigheidsduur) en de marketing-opt-outs waarmee u hem of haar uit marketingmails houdt. Dit subtabblad verschijnt wanneer het opvolgen van toestemmingen voor uw workspace is ingeschakeld. Zie toestemmingsbeheer.

​

References

Registreer referenties voor de kandidaat en voeg per referentie commentaar toe.

​

Het zijpaneel

​

Details

Alle velden van de kandidaat: contactgegevens, locatie, talen, beschikbaarheid, salarisverwachting en alle aangepaste velden die uw workspace gebruikt. Klik op Show all values om elk veld te zien. Net als op het subtabblad Experience kunnen die waarden handmatig worden ingevuld, uit een cv worden gelezen of uit LinkedIn worden geïmporteerd. In Settings maakt u nieuwe velden aan, wijzigt u hun volgorde en kiest u welke standaard zichtbaar zijn. Zie aangepaste attributen aanmaken.

​

Activity

Een tijdlijn van alles wat er op het record gebeurd is, met wie elke wijziging deed. Ze omvat aanpassingen aan attributen, notities, taken, meetings, e-mails en berichten, gesprekken, sollicitaties (inclusief verplaatsingen tussen fases) en contacten. Met de knop Filters bovenaan de tijdlijn kiest u welke van die soorten gebeurtenissen zichtbaar zijn.

​

Ask AI

Een persoonlijke agent die het volledige profiel kent: details, ervaring, notities, e-mails en sollicitaties. Vraag hem bijvoorbeeld:

• “Vat de situatie met deze kandidaat samen.”
• “Geef me een overzicht van de sollicitaties.”
• “Wat moet ik als volgende stap doen met deze kandidaat?”

​

Veelgestelde vragen

• Geen duplicaten. Een e-mailadres, telefoonnummer of LinkedIn-URL kan in de hele database maar aan één persoon toebehoren. Komt een cv of een import overeen met een bestaande persoon, dan werkt Spott die persoon bij in plaats van een kopie aan te maken.
• Telefoonnummers staan in internationaal formaat (bijvoorbeeld +32...). Spott controleert dat bij het invoeren. Zo blijven ontdubbeling, verrijking en telefonie-integraties betrouwbaar.
• Wilt u weten van wie een gegeven is? Plak het e-mailadres of telefoonnummer in de globale zoekfunctie (⌘K / Ctrl+K) om de persoon te vinden bij wie het hoort.
• Het veld Source registreert waar een kandidaat vandaan komt, niet de huidige status, en is niet aanpasbaar.
• Iemand als off limits markeren doet u met de status van de kandidaat, die de waarden Do not contact en Do not poach aanbiedt. De statuslijst ligt vast, dus hebt u eigen waarden nodig, maak dan een aangepast attribuut aan en gebruik dat.
• Aanpassingen ter plaatse hebben Enter nodig. Wijzigt u een e-mailadres of telefoonnummer rechtstreeks in het veld, druk dan op Enter om het te bewaren. Klikt u ernaast, dan gaat uw invoer verloren, wat overkomt alsof het veld weigert te bewaren.
• Bulkverwijdering verwerkt tot 1.000 kandidaten tegelijk.
• Uw eigen aanmeld-e-mailadres kunt u niet hergebruiken op een kandidatenrecord.
• Profielfoto’s kunt u handmatig uploaden op een kandidatenprofiel.
• WhatsApp op het tabblad Communication blijft privé per gebruiker, dus de WhatsApp-conversaties van een collega zijn niet zichtbaar voor de rest van het team.
• Nummers moeten in internationaal formaat staan (bijvoorbeeld +32...) opdat gesprekken en sms aan de kandidaat kunnen worden gekoppeld.