Rapporten bouwen

Deze pagina beschrijft het bouwen stap voor stap. Voor de weg vinden in de sectie, de kant-en-klare rapporten en het doorklikken op een cijfer, zie Reports. Waar het Dashboard een vaste set activiteitscijfers toont, is Reports de volledig vrije bouwer: u kiest wat u telt, hoe u het opdeelt en hoe u het tekent. Elk cijfer blijft live en leest rechtstreeks uit de data van uw workspace. U vindt Reports in de linkernavigatie onder Tools. Een rapport bestaat uit een of meer insights. Elk insight beantwoordt één vraag, bijvoorbeeld “hoeveel vacatures hebben we per fase toegevoegd” of “hoeveel notities met het label Reference Gained heeft het team deze maand gelogd”. Maak een rapport aan met New Report en klik daarna op Add New Insight om het te vullen. Een rapport heeft ook een eigen filter Time period dat over al zijn insights heen geldt. Elke workspace begint met drie kant-en-klare rapporten: Client breakdown (op bedrijven), Candidates overview en Team performance (op gebruikers, inclusief fee-omzet per gebruiker en een sorteerbaar teamleaderboard). Gebruik ze zoals ze zijn, of dupliceer een insight als vertrekpunt voor uw eigen rapport.

​

Een insight instellen

Geef het insight een titel, stel het in via het paneel rechts terwijl links het live resultaat verschijnt, en klik op Save Chart als u klaar bent. U bouwt een insight door vier keuzes te maken:

1. Databron: het recordtype waarover het insight rapporteert: Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Interactions, Placements of Rejections. Kies Multi-source om meerdere recordtypes in één beeld te combineren. Wilt u rapporteren over uitgaande mail, gebruik dan Interactions. Die bron toont verzonden e-mails, en alleen verzonden e-mails, dus ze beantwoordt “hoeveel hebben we er verstuurd” en niet wat er daarna mee gebeurde. Opens en kliks vindt u in Marketing.
2. Type inzicht: hoe de data gemeten wordt.
3. Metrics: wat er geteld wordt. Een insight kan meerdere metrics bevatten; klik op Add metric om tellingen naast elkaar te vergelijken, bijvoorbeeld alle Notes naast Manual Notes Created.
4. Visualisatie: hoe het resultaat getekend wordt.

​

Types inzicht

• Pivot: splits een metric op over een dimensie met Group by, bijvoorbeeld vacatures per fase, per bedrijf of per teamlid.
• Historical Values: volg hoe een metric evolueert doorheen de tijd.
• Funnel: zie hoe records van de ene pijplijnfase naar de volgende doorstromen.
• Time in Stage: meet hoe lang records in elke fase blijven hangen.

Welke types beschikbaar zijn, hangt af van de databron. Funnel en Time in Stage steunen op data over pijplijnfases en worden dus aangeboden bij bronnen met fases, zoals Applications en Jobs. Bij bronnen zonder fases, zoals Candidates, zijn alleen Pivot en Historical Values beschikbaar.

​

Visualisaties

Teken het resultaat als een Bar-, Line- of Pie-grafiek, een Table, of een Single Metric als groot kerncijfer.

​

Filters, groeperen en targets

Klik op Add filter om te beperken welke records meetellen. U kunt filteren op de attributen van de databron, inclusief de eigen attributen die u hebt aangemaakt, plus op Team en Team Member om een insight tot een deel van uw organisatie te beperken. Een filter Time period beperkt het insight tot een periode. Bij Pivot-insights splitst Group by het resultaat op over eender welk attribuut van de databron. Elk insight kan ook een Target krijgen: zet die aan en vul een getal in, en het insight toont uw voortgang tegenover dat doel als een percentage, met de status Target Achieved zodra u eroverheen gaat.

​

Activiteit meten met notitielabels

Wilt u rapporteren over gelogde activiteit zoals gesprekken, klantafspraken of referenties, rapporteer dan op Notes en filter op notitielabel. Logt uw team activiteiten als notities met een consequent label, bijvoorbeeld First Call, Client Check-in of Interview Feedback, dan kunt u exact tellen hoe vaak elke activiteit plaatsvindt, per periode en per persoon. Komt u van een ander ATS, dan vervangt dit de commentaartypes of activiteitstypes: maak een notitielabel per activiteit en bouw daarna een Notes-insight dat op dat label filtert. Spreek voor zuivere rapportering op voorhand een kleine, vaste set notitielabels af. Voor contactmomenten die Spott automatisch registreert, gebruikt u beter de databron Interactions. Die dekt interacties in twee richtingen, zoals e-mails, WhatsApp-berichten, telefoongesprekken en agenda-afspraken, en ze kan gefilterd worden op Interaction Type, Label, Tag of Tag Type.

​

Doorklikken op cijfers

Cijfers in een rapport zijn klikbaar: klik erop en u krijgt precies de records te zien die erachter zitten, zodat u weet wat een metric drijft in plaats van blind op het totaal te vertrouwen.

​

Insights beheren en exporteren

Open het ⋮-menu op een insight om het te bewerken (Edit), te dupliceren (Duplicate), te exporteren (Export as Excel) of te verwijderen (Delete). Bij het exporteren kunt u het bestand een naam geven en eventueel Include drilldown data aanvinken; standaard bevat de export alleen de grafiekdata. Rapporten automatisch inplannen of per mail laten versturen kan momenteel niet.

​

Delen

Het overzicht van Reports heeft twee secties: Your reports, die alleen u ziet, en een workspacesectie die voor iedereen zichtbaar is. Er is geen tussenniveau om binnen één team te delen. Wie rapporten mag bekijken, beheren en exporteren, regelt u per rol via Settings → Security. Zie toegang beheren.