Campagnes

U springt snel naar Campaigns met G en dan H. Bekijk alle sneltoetsen. Met campagnes in Spott benadert u meerdere ontvangers via geautomatiseerde multichannel-reeksen. Campagnes helpen u om gepersonaliseerde berichten te versturen, automatisch op te volgen en antwoorden en interactie vanaf één plek op te volgen. Elke campagne bestaat uit één stap of een reeks stappen, ingeschreven ontvangers en timingregels die bepalen wanneer berichten verstuurd worden. Gebruik de filters, de sortering en de zoekbalk op de pagina Campaigns om ook een grote verzameling campagnes overzichtelijk te houden. Zorg er eerst voor dat Outreach Campaigns aanstaat in de instellingen. U vindt dat onder Settings > Features > Communication.

​

Soorten campagnes

Wanneer u een campagne aanmaakt, kiest u een type, en dat bepaalt rond welke context de reeks opgebouwd wordt:

• Generic Outreach Campaign: een berichtenreeks die alleen de ontvanger als context gebruikt. Er is geen vacature of kandidaat nodig, dus dit is de meest flexibele optie voor algemene outreach.
• Present Job to Candidates: een berichtenreeks om kandidaten aan te spreken over een specifieke vacature. Er moet een vacature als context ingesteld zijn.
• Present Candidate to Contacts: een berichtenreeks om een kandidaat voor te stellen aan hiring managers zonder dat er een openstaande functie is. Er moet een kandidaat als context ingesteld zijn.

​

Een nieuwe outreachcampagne maken

​

1. Ga naar Campaigns

Ga in Spott naar Campaigns

• Klik rechtsboven op New campaign
• Geef uw campagne een naam, een type, een vacature en een standaardfase
• U kunt campagnes ook vanuit een sjabloon maken, zodat u de best practices uit andere reeksen hergebruikt. Zie campagnesjablonen
• Nieuwe campagnes worden aangemaakt met de status Draft

​

2. Uw campagne opstellen

In de campagne-editor voegt u een of meer stappen toe via Add step to sequence. De stappen zijn gegroepeerd in Automated en Manual.

​

Automatische stappen

De enige volledig automatische stap is:

• Email - een automatische e-mail, op basis van een sjabloon

Per e-mailstap stelt u het volgende in:

• Onderwerp
• Inhoud van de e-mail
• Bijlagen, bijvoorbeeld een brochure of een functiebeschrijving die met de mail meegaat
• Een boekingslink, zodat de ontvanger rechtstreeks vanuit de e-mail een moment in uw agenda kan zetten. Zie de scheduler

U kunt variabelen gebruiken zoals:

• \{ Recipient > First Name \}, voegt de voornaam van de ontvanger in
• \{ Job > Name \}, voegt de functietitel in die bij de outreach hoort

Variabelen worden automatisch vervangen wanneer de e-mail verstuurd wordt. Typ { in de body om de variabelenkiezer te openen, die ook AI-gegenereerde inhoud bevat en een Request updated CV link. Onderwerpregels aanvaarden alleen platte tekst, dus de personalisatie moet in het bericht zelf zitten. Terwijl u een e-mailstap bewerkt, kunt u ook AI generated content gebruiken om tekst te laten schrijven op basis van een gekozen context en instructie. U kunt de AI bijvoorbeeld vragen om:

• In 3 bullets van maximaal 15 woorden te schrijven waarom deze opportuniteit interessant is voor de ontvanger

​

Manuele stappen

Op dit moment zijn de volgende stappen in een reeks manueel:

• Manual LinkedIn connection request
• Manual LinkedIn message
• Generic Task, een herinnering of taak die u zelf afhandelt
• Phone Call
• Manual WhatsApp message

Dat betekent dat wanneer een contact deze stap in de reeks bereikt, het bericht niet automatisch verstuurd wordt, en het LinkedIn-verzoek evenmin. In plaats daarvan verschijnt er een taak in uw takenlijst, met de relevante contactgegevens en het berichtsjabloon al ingevuld. Zie de voorbeelden hieronder: Een manuele stap schrijft u zoals een e-mailstap, met variabelen en AI-inhoud, en u wijst hem toe aan een collega, die de taak krijgt zodra een ontvanger die stap bereikt. Deze taken kunt u apart uit uw takenlijst filteren, zodat u de gesprekken of berichten van een reeks in één keer kunt afwerken. Zie taken. LinkedIn-taken kunt u ook afwerken vanuit de browserextensie, terwijl u op LinkedIn bent. Zodra u de taak afgehandeld hebt, klikt u op een van de twee knoppen:

• Complete & continue campaign - stuurt de ontvangers door naar de volgende stap in de reeks
• Complete & exit campaign - laat ze de campagne na deze stap verlaten

​

3. Timing instellen en stappen toevoegen

U bepaalt zelf wanneer uw campagne start en hoeveel tijd er tussen de e-mails zit.

• Stel een wachttijd in tussen elke e-mailstap, in werkdagen of in uren. Uren gebruikt u voor een duwtje dezelfde dag; dagen voor een gewoon opvolgritme
• Kies hoeveel werkdagen na de inschrijving de campagne voor nieuwe ontvangers start
• Voeg nieuwe stappen toe om de reeks uit te breiden, elk met een eigen timing

Zo bepaalt u zowel de start als het tempo van uw campagne.

​

4. Ontvangers inschrijven

Ontvangers worden pas benaderd zodra ze ingeschreven zijn. Ontvangers inschrijven:

1. Open de campagne
2. Ga naar het tabblad Recipients
3. Voeg ontvangers toe
4. Klik op Enroll recipients

U kunt ontvangers al inschrijven terwijl de campagne nog een concept is. U kunt ze ook inschrijven terwijl de campagne loopt, en dan starten ze meteen in plaats van ergens op te wachten. U kunt mensen ook inschrijven vanuit het kandidaten- of contactoverzicht, vanuit lijsten, of rechtstreeks vanuit de pipeline, door het vakje naast hun naam aan te vinken. Dat werkt één voor één of in bulk: vink een volledige gefilterde selectie aan en schrijf ze in één handeling in. Selecteert u rijen in een tabel met Companies, Jobs of Opportunities, dan schrijft u op dezelfde manier elk contact in dat eraan gekoppeld is. Wanneer u kiest in welke campagne u inschrijft, toont de kiezer meer dan alleen de naam, zodat u twee reeksen met een gelijkaardige naam uit elkaar houdt voordat u een groep mensen in de verkeerde zet. Controleer de berichten voordat ze de deur uitgaan. Het tabblad Recipients toont iedereen met zijn verloop stap voor stap, zodat u precies ziet waar elke persoon zit. Per ontvanger kunt u het bericht bekijken met Preview, zoals het verstuurd zal worden en met de variabelen en AI-inhoud ingevuld, het verloop stopzetten met Pause run, of de ontvanger uitschrijven met Unenroll, zonder aan de rest te raken. De knoppen bovenaan doen hetzelfde voor iedereen tegelijk: Start all remaining runs en Pause all runs.

​

5. De instellingen van de campagne regelen en starten

In het zijpaneel van de campagne bepaalt u hoe de berichten verstuurd worden:

• Delivery Window: de uren waarbinnen berichten verstuurd mogen worden (bijvoorbeeld 9.00 tot 17.00 in uw tijdzone), met een schakelaar Business days only
• Configuration: optioneel contactgegevens automatisch laten verrijken wanneer ze ontbreken, en stappen automatisch overslaan wanneer er geen geldige contactgegevens gevonden worden. Die automatische verrijking heeft drie grenzen die bepalen of ze iets voor u doet: ze geldt alleen voor ontvangers die u toevoegt nadat u haar aangezet hebt, dus zet ze aan voordat u iemand inschrijft; ze verrijkt alleen wat de volgende stap nodig heeft, dus een e-mailstap zoekt een e-mailadres en niets anders; en een WhatsApp- of manuele stap is een taak en geen verzending, dus die zorgt helemaal niet voor verrijking van telefoonnummers. Wilt u nummers en privéadressen op voorhand klaar hebben, voer dan een Enrich in bulk uit vanuit het overzicht Candidates of Contacts voordat u de groep inschrijft.
• Sender Settings: hoe de mail vertrekt.
  • De mailbox die gebruikt wordt. Een campagne verstuurt altijd vanuit de mailbox van wie ze aangemaakt heeft.
  • De handtekening. Die wordt niet voor u ingevuld: stel ze hier in, of uw mails gaan zonder handtekening de deur uit. Zie gekoppelde accounts.
  • Deliver to, dat bepaalt op welk e-mailadres elke ontvanger bereikt wordt. Zie Op welk adres een ontvanger bereikt wordt.
  • Threaded emails, waarmee opvolgmails automatisch in hetzelfde gesprek blijven zolang de schakelaar aanstaat.
  • Delegated sending, standaard aan, waarmee collega’s ontvangers kunnen toevoegen aan een campagne die u gemaakt hebt en die ook kunnen starten.
• Exit Criteria: wanneer ontvangers de campagne automatisch verlaten, bijvoorbeeld wanneer er een antwoord binnenkomt of een meeting geboekt wordt. U kunt ontvangers ook naar een fase in de pipeline verplaatsen op basis van de uitkomst, met aparte acties If replied en If no reply. Van fase veranderen kan alleen bij vacaturecampagnes, want een generieke campagne heeft geen pipeline om iemand doorheen te bewegen.

Zodra uw stappen en ontvangers klaarstaan, klikt u op Start Campaign. U kunt de campagne ook per ontvanger starten in plaats van voor de hele lijst, wat handig is wanneer u de reeks eerst op een paar mensen wilt testen. Zodra een campagne loopt, start iedereen die u eraan toevoegt automatisch.

​

Op welk adres een ontvanger bereikt wordt

Iemand kan meer dan één e-mailadres hebben, en Deliver to in de Sender Settings bepaalt welk daarvan een campagne gebruikt. Er zijn drie keuzes: Op de standaardinstelling Work or Personal doorloopt Spott elke ontvanger in deze volgorde en stopt bij het eerste adres dat het vindt:

1. Een werkadres, en daarvan het adres dat als primair gemarkeerd is, of het meest recent aangemaakte als er geen gemarkeerd is.
2. Het primaire privéadres.
3. Het meest recent aangemaakte privéadres.

Bestaat geen van die adressen, dan heeft de ontvanger geen adres en wordt de stap voor hem overgeslagen. Dezelfde volgorde geldt overal waar Spott een adres voor u kiest, ook bij een bulkmail die u vanuit Communication Actions op een tabel verstuurt. Alleen campagnes tonen de keuze Deliver to; overal elders is het gedrag dat van Work or Personal. E-mails worden verstuurd en taken worden aangemaakt volgens de ingestelde timingregels. Binnen uw workspace vertrekken campagnemails in de volgorde waarin ze ingepland zijn, wie eerst komt, eerst gaat, ongeacht bij welke campagne ze horen. Een campagne die vanochtend gestart is, sluit dus aan achter wat al klaarstond, en er is geen manier om er een vooraan te zetten. Een campagne pauzeren geeft haar plek in het ritme wel vrij voor de andere, en dat is de enige knop waaraan u kunt draaien wanneer er iets dringends als eerste weg moet.

​

6. De voortgang opvolgen

Vanaf de startpagina van de campagne volgt u de voortgang op, waaronder hoever de campagne staat en de reply rate. Een antwoord beëindigt de reeks ook voor die persoon: Reply received is een van de exitcriteria van de campagne, naast Meeting booked, zodat niemand nog opvolgmails krijgt nadat hij geantwoord heeft. Automatische antwoorden tellen nooit mee. Spott herkent afwezigheidsberichten en bounces (de melding die een mailserver terugstuurt wanneer een e-mail niet afgeleverd kon worden) en behandelt ze alsof er geen antwoord binnenkwam: ze tellen niet als antwoord, pauzeren de reeks niet en halen de ontvanger er niet uit. Wie op vakantie is, krijgt de opvolgmails dus gewoon. Een bounce betekent meestal dat het adres niet klopt, dus de reeks blijft ernaar versturen tot u het adres corrigeert of de ontvanger uitschrijft.

​

Geen uitschrijflink

Een campagne vertrekt vanuit uw eigen mailbox als een gewone een-op-eenmail, en draagt dus geen uitschrijflink en geen opt-outtracking. Niemand kan zichzelf verwijderen, en Spott houdt voor deze verzendingen geen blokkeerlijst bij. Wie vraagt om met rust gelaten te worden, moet u handmatig uitschrijven. Dat is het bewuste verschil met Marketing, dat op schaal verstuurt, aan elk bericht een uitschrijflink toevoegt en verdere verzendingen automatisch blokkeert. Hebt u een opt-out nodig in uw reeks, laat ze dan via Marketing lopen of verwijs in de tekst naar een eigen formulier.

​

Een lopende campagne beheren

U hoeft een campagne niet stop te zetten om ze bij te sturen:

• Pauzeer en hervat een lopende campagne wanneer u wilt.
• Bewerk de inhoud van de berichten in de stappen, ook nadat de campagne gestart is.
• Dupliceer een campagne terug naar concept om ze als vertrekpunt te hergebruiken.
• Schrijf afzonderlijke ontvangers uit zonder de rest van het verloop te verstoren.

Het blijft het eenvoudigst om uw reeks af te werken voordat u start, dus plan de stappen waar mogelijk vooraf.

​

Campagnesjablonen

Wilt u een reeks die u vaak gebruikt hergebruiken, bewaar ze dan als campagnesjabloon. Sjablonen staan onder Campaigns → Campaign Templates, elk met een Purpose (bijvoorbeeld Generic Outreach Campaign, Present Job to Candidates of Present Candidate to Contacts) en de collega die het sjabloon gemaakt heeft. Klik op New campaign template om er een te bouwen: geef het een naam en een Purpose, en bouw daarna de reeks precies zoals u dat in een campagne zou doen. De editor is dezelfde, zijpaneel inbegrepen, dus het delivery window, de configuratie, de afzenderinstellingen en de exitcriteria worden mee in het sjabloon bewaard. Elke andere plek waar Spott AI gebruikt, staat op een rij in AI in Spott.