Notities toevoegen

U springt snel naar Notes met G gevolgd door N. Bekijk alle sneltoetsen. Notities zijn cruciaal in Spott: ze houden niet alleen uw team op één lijn, ze voeden de AI-functies ook met rijke context. Er zijn twee soorten. Handmatige notities schrijft u zelf, in de editor of als spraaknotitie. Automatische notities worden na een vergadering of een gesprek voor u aangemaakt, met een samenvatting van wat er gezegd is. Beide komen op dezelfde plek terecht en gedragen zich hetzelfde zodra ze aan een record gekoppeld zijn.

​

De weergave Notes openen

Selecteer Notes in de navigatiebalk links om de notitielijst te openen. Deze weergave toont alle notities in uw workspace. De zoekbalk ondersteunt booleaanse zoekopdrachten. Zodra u een zoekopdracht typt, worden de resultaten gerangschikt op tekstrelevantie in plaats van op datum, dus de recentste passende notitie staat niet noodzakelijk bovenaan, en een volledige woordovereenkomst gaat voor op een gedeeltelijke. Wis de zoekopdracht om de volgorde op datum terug te krijgen. Filteren op de eigenaar dekt naast het kiezen van een actieve collega nog twee gevallen:

• Geen eigenaar: notities zonder iemand erop. Automatische notities die nooit aan een persoon konden worden gekoppeld en geïmporteerde historiek verzamelen hier. Dit is de lijst om door te werken wanneer u de oude voorraad gekoppeld wilt krijgen.
• Gedeactiveerde gebruikers: notities geschreven door iemand die intussen vertrokken is, meestal precies wat u zoekt wanneer u zijn dossiers overneemt.

​

Een handmatige notitie toevoegen

Klik op Add Note. Er opent een editor in een pop-up. Typ uw notitie links; alles wat de notitie beschrijft, staat in het zijpaneel rechts. Notities worden automatisch bewaard; er is geen opslaanknop, en naar een andere pagina gaan behoudt uw wijzigingen.

​

Het zijpaneel

Het paneel is in drieën opgedeeld, zodat een open notitie leesbaar blijft in plaats van een rij badges boven de tekst mee te dragen:

• Properties: aan wie de notitie toebehoort, Link meeting om ze aan een specifieke agenda-afspraak te hangen, en Activity type, dat categoriseert waar het gesprek plaatsvond: in persoon, uitgaand telefoongesprek, inkomend telefoongesprek, online vergadering of voicemail. Maakt u een notitie vanaf de detailpagina van een vergadering, dan wordt de vergadering al voor u ingevuld.
• Labels: voeg labels toe (bijvoorbeeld Intro, Interview, Business Development), in te stellen vanuit de Settings. Op labels filtert en rapporteert u later, dus een consistente set is wat gespreks- en vergaderactiviteit meetbaar maakt.
• Linked records: koppel de notitie met Link record aan een kandidaat, een contactpersoon, een vacature of een bedrijf. Eén notitie kan er meerdere dragen. Link record opent een volwaardig zoekvenster in plaats van een kort keuzelijstje, en dat is precies wat u nodig hebt wanneer drie mensen dezelfde achternaam dragen of twee vacatures dezelfde titel: u ziet genoeg van elk record om het juiste te kiezen.

Bij een notitie die Spott voor u vastlegde, draagt hetzelfde paneel wat het weet: de auteur, de datum, hoelang het gesprek duurde en onder welk activiteitstype het geregistreerd staat. Onderaan een lege notitie krijgt u nog twee ingangen:

• Start from template: voeg een notitiesjabloon van het bedrijf in voor een consistente structuur, bijvoorbeeld een interviewdebriefing of een samenvatting van een klantgesprek. Sjablonen houden het noteren consistent binnen het hele team.
• Record Note: neem een spraaknotitie op van maximaal 5 minuten.

​

Automatische notities voor vergaderingen en gesprekken

U hoeft een vergadering of een gesprek niet zelf uit te schrijven. Wanneer de Note Taker aan een vergadering deelneemt, of wanneer een gesprek binnenkomt via een gekoppelde VoIP-integratie, maakt Spott de notitie voor u: een samenvatting van het volledige transcript, met de opname en het transcript gekoppeld aan de notitie, zodat u kunt teruggaan naar wat er echt gezegd is. De samenvatting volgt een van uw insightsjablonen, automatisch gekozen op basis van wat voor gesprek het was. Notities die Spott voor u vastlegt, worden op basis van contactgegevens aan een persoon gekoppeld:

• Vergadernotities (van de Note Taker) koppelen aan de persoon van wie het e-mailadres overeenkomt met een deelnemer aan de vergadering.
• Gespreksnotities (van een gekoppelde VoIP-integratie) koppelen aan de persoon van wie het telefoonnummer overeenkomt met het gesprek.

Wordt er geen overeenkomst op e-mailadres of telefoonnummer gevonden, dan wordt de notitie niet aan een persoon gehangen en verschijnt ze alleen in de hoofdlijst met notities. Gebruik de chips bij Link record om ze handmatig te koppelen.

​

Een automatische notitie herschrijven

De samenvatting ligt niet vast. Open het menu ⋮ van de notitie voor drie acties:

• Resummarize transcript schrijft de notitie opnieuw vanaf het oorspronkelijke transcript. U kiest welk insightsjabloon gebruikt wordt en in welke taal de notitie geschreven wordt, zodat u een intakesamenvatting opnieuw kunt laten maken met een beter sjabloon, of van een Nederlands gesprek een Engelse notitie voor een klant maakt.
• Generate suggestions laat de voorgestelde profielupdates en opvolgtaken opnieuw genereren vanaf hetzelfde transcript.
• Delete Note verwijdert de notitie, definitief.

​

Waar uw notitie verschijnt

Gekoppelde notities zijn op meerdere plaatsen zichtbaar:

• De hoofdlijst met notities
• Het persoonsprofiel dat u koppelde, kandidaat of contactpersoon
• Het bedrijfsprofiel dat u koppelde
• Het vacaturerecord dat u koppelde
• De agenda-afspraak, als er een gekoppeld was

Open een gekoppeld record en ga naar het tabblad Notes om dezelfde notitie in context te zien. Wilt u met een collega over een notitie overleggen in plaats van ze te bewerken, laat er dan een comment op achter en vermeld hem met @mention.