Sjablonen

Onder Settings → Templates bewerkt u de standaardsjablonen die Spott overal in het product hergebruikt, zodat uw team consistent blijft. De beschikbare soorten sjablonen zijn:

• Presentation Email Templates: de e-mails waarmee u kandidaten en vacatures presenteert. U kiest er hier een wanneer u een kandidaat presenteert aan een klant.
• Email Templates: uw persoonlijke en workspace-brede e-mailsjablonen.
• Note Templates: herbruikbare notitiestructuren voor uw workspace.
• Insight Templates: de instructies die de AI gebruikt om gespreksinsights te genereren. Zie Spott Note Taker.
• Job Description Templates: de instructies die de AI gebruikt om functiebeschrijvingen te genereren.
• Placement Forms: bepaal de aangepaste velden en de indeling die gebruikt worden bij het registreren van een plaatsing.

Open een categorie om de sjablonen erin te bekijken, te bewerken of aan te maken. De Word-sjablonen achter opgemaakte cv’s en kandidaatrapporten staan niet op deze pagina: die worden door het Spott-team voor uw workspace ingesteld. Zie cv- en rapportsjablonen hieronder.

​

Insight-sjablonen

Insight-sjablonen worden het minst benut, omdat niet meteen duidelijk is wat ze sturen. Het zijn de instructies achter elke automatische notitie: wanneer de Note Taker een meeting uitschrijft of een gesprek getranscribeerd wordt, volgt de samenvatting de structuur die u hier instelt. Wijzigt u een sjabloon, dan volgt elke notitie die daarna geschreven wordt de nieuwe versie. U bent niet beperkt tot één sjabloon. Een workspace draait er doorgaans een handvol, elk voor een ander soort gesprek, bijvoorbeeld een intakegesprek, een klantgesprek, een sollicitatiegesprek en een registratiegesprek met een kandidaat.

​

Spott kiest het sjabloon voor u

Dit is het deel dat de moeite loont om te begrijpen. Elk sjabloon draagt een Description, die antwoordt op de vraag “wanneer moet dit sjabloon gebruikt worden”, en de lijst toont die als Applied when. Spott leest die beschrijvingen en kiest het passende sjabloon voor het gesprek, zodat u niet per meeting hoeft te kiezen. Daarmee is de beschrijving het belangrijkste veld in het sjabloon. Schrijf ze als de situatie, niet als een label: “Use for candidate interviews focused on personality traits, behavioral characteristics, and soft skills assessment” vertelt de AI veel meer dan “Personality”. Beschrijvingen die sterk overlappen maken de keuze willekeurig, dus houd de grenzen tussen sjablonen scherp.

​

Waaruit een sjabloon bestaat

Klik op het potlood bij een sjabloon om het te bewerken. Het heeft een Title, de Description hierboven, en een of meer Sections, die u kunt verslepen in de volgorde waarin u de notitie wilt lezen. Elke sectie bevat:

• Title, de kop die in de notitie verschijnt.
• Instructions, de prompt voor die sectie. Hier gebeurt het echte werk: zeg wat er vastgelegd moet worden, wat erin hoort en wat vermeden moet worden. De ingebouwde sjablonen zijn de moeite waard als voorbeeld, bijvoorbeeld een instructie die eindigt met “use objective, verifiable language, avoid subjective labels unless the candidate uses those terms”.
• Length, van kort tot lang, zodat een sectie een regel of een alinea kan zijn.
• Format, bijvoorbeeld opsommingstekens of lopende tekst.

Secties kunnen subsecties bevatten, en beide bestaan in een herhalende variant, voor wanneer hetzelfde blok één keer per besproken item geproduceerd moet worden, bijvoorbeeld één blok per besproken functie. Gebruik Create Insight Template om er een toe te voegen voor een gesprekstype dat u vaak voert.

​

Een sjabloon wijzigen herschrijft oude notities niet

Een notitie behoudt de samenvatting waarmee ze geschreven is. Verbetert u een sjabloon, of koos Spott het verkeerde voor een gesprek, dan kunt u die notitie opnieuw laten samenvatten vanuit de transcriptie tegen elk sjabloon dat u wilt. Zie een automatische notitie herschrijven.

​

Cv- en rapportsjablonen

Generate CV op een kandidaat, het Reformatted CV dat u toevoegt bij het presenteren van een kandidaat, het kandidaatrapport en het shortlistdocument komen allemaal uit een Word-sjabloon dat voor uw workspace is ingesteld. Stuur dat sjabloon één keer naar support@spott.io en elk document dat uw team daarna genereert volgt het.

​

Wat u opstuurt

• Een blanco .docx, met uw lay-out, hoofdingen en huisstijlelementen op hun plaats en zonder kandidaatgegevens erin. Het moet elke sectie bevatten die u in het uiteindelijke document wilt.
• Uw opmaakregels in het sjabloon: hoe datums geschreven moeten worden (bijvoorbeeld Jan 2024 - Mar 2025) en of een sectie moet lezen als lange alinea’s, korte alinea’s of opsommingstekens.
• Eén ingevuld voorbeeld, een echt cv of rapport in de definitieve lay-out, volledig ingevuld.
• Hoeveel Spott mag herschrijven: de exacte woorden van de kandidaat behouden, licht herformuleren en opschonen, of vrij samenvatten en herstructureren.
• De talen die het sjabloon moet ondersteunen. De standaardtaal is Engels.

Elke sectie in het sjabloon wordt altijd weergegeven, dus ontwerp het zonder secties die zouden moeten verdwijnen wanneer ze leeg zijn.

​

Vereisten voor het formaat

• Enkel Word .docx. Geen .doc, geen Pages, geen export uit Google Docs en geen pdf van het sjabloon.
• Lay-outs met één kolom werken het best. Ontwerpen met twee kolommen zijn veel moeilijker netjes te vullen, dus vermijd ze waar u kunt.
• Geen tekstvakken, zwevende kaders of SmartArt. Tabellen en inline afbeeldingen zijn geen probleem.

​

Wat automatisch wordt ingevuld

Alleen kandidaatinformatie wordt ingevuld. Al de rest, zoals de recruiter die het dossier opvolgt, de vacature waarvoor gesolliciteerd wordt of een interne referentie, blijft als tijdelijke aanduiding in het document staan zodat u ze zelf aanvult. Ook het herformatteren van opsommingstekens heeft grenzen: complexe of geneste opsommingsstijlen komen er niet altijd exact uit zoals ze er in uw oorspronkelijke sjabloon uitzien.