Naar hoofdinhoud gaan
De pagina Candidates biedt drie manieren om mensen te vinden: de zoekbalk voor snel opzoeken, gestructureerde filters om precieze delen van uw database af te bakenen, en het tabblad Search voor diepgaande sourcing met AI over de volledige pool. Open de pagina Candidates via het linkermenu (sneltoets: G daarna A; bekijk alle sneltoetsen).
De pagina Candidates met de zoekbalk en de knop Filters

​
De zoekbalk gebruiken

De zoekbalk staat linksboven in de kandidatentabel. Typ een naam of trefwoord om de lijst te verfijnen terwijl u typt.
Wilt u weten bij wie een e-mailadres of telefoonnummer hoort? Gebruik dan global search (⌘K / Ctrl+K). Die vindt de persoon achter een gegeven in de volledige database.

​
Booleaans zoeken

De zoekbalk ondersteunt volwaardige Booleaanse zoekopdrachten met AND, OR, NOT en haakjes. Spott schakelt automatisch over naar de Booleaanse modus zodra uw zoekopdracht dubbele aanhalingstekens bevat:
Zo houdt u de controle wanneer een gewone zoekopdracht op trefwoord te veel oplevert.
Een Booleaanse zoekopdracht in de zoekbalk voor kandidaten

​
Gestructureerde filters toepassen

Klik op de knop Filters boven de tabel om een filter toe te voegen. Filters zijn gegroepeerd per soort gegeven. Het menu wordt opgebouwd uit uw eigen workspace en is dus langer dan welke lijst hier ook: uw aangepaste attributen en de velden die uw integraties toevoegen staan er evengoed in. Dit zijn de groepen die u moet kennen.
  • Current Job Title, Years of Experience en Keywords
  • Company, met sector en vorige werkgevers
  • Location en Education
  • Compensation en Last Interaction
  • Jobs: iedereen die in een proces zit voor een bepaalde vacature of een bepaald bedrijf, of die momenteel in een bepaalde fase zit
  • Rejected: iedereen van wie de sollicitatie afgesloten werd, te filteren op wie er een punt achter zette, By Us, By Candidate of By Client, en op het afwijzingslabel dat genoteerd werd. Samen zijn die twee de manier om de mensen terug te vinden die het waard zijn opnieuw te benaderen: iemand die de klant afwees omdat de functie al ingevuld was, is een andere prospect dan iemand die zelf afhaakte, en allebei zijn ze iets anders dan een kandidaat die uw team op competenties afwees.
  • Lists en Source
  • Voor kandidaten die vanuit de VDAB-cv-databank gesynchroniseerd zijn, de datum waarop hun cv op VDAB laatst is bijgewerkt. Daarop kunt u filteren en sorteren, naast de datum waarop het record in Spott is aangemaakt. Die twee beantwoorden verschillende vragen: de aanmaakdatum zegt hoelang u het profiel al hebt, de VDAB-datum zegt hoe actueel het werkelijk is. Sorteer erop om de pas vernieuwde profielen eerst te behandelen.
  • Phone number, inclusief de area code, zodat u een lijst kunt opsplitsen per netnummer wanneer het locatieveld weinig oplevert
  • Alle custom fields die in uw workspace zijn ingesteld
  • Compliance-filters zoals de toestemmingsstatus, als het bijhouden van toestemming aanstaat
Het filtermenu met de filtergroepen
Standaard voldoen de resultaten aan alle toegepaste filters. Gebruik het menu met de drie puntjes op een toegepast filter om filters te combineren als any, bijvoorbeeld “Parijs of Londen”. Voor complexere selecties combineert u filters in filtergroepen: elke voorwaarde in een groep wordt verbonden met AND of OR, en u klikt op de operator voor een voorwaarde om die om te zetten.
Een filtergroep die diploma, locatie en ervaring combineert met AND
Location biedt Set location voor een straal rond een punt, en Set area voor een benoemd gebied: een stad, een regio of een land. Terwijl u typt, krijgt elke suggestie een label dat aangeeft wat het is, zoals Region, Municipality of Place, zodat u de regio “Flanders, Belgium” kunt onderscheiden van een gemeente met dezelfde naam voordat u kiest. Locaties worden gegeocodeerd, dus zowel “London” als “Greater London” verwijst naar hetzelfde gebied. Om een locatiefilter te wisselen tussen een straal en een gebied, wijzigt u de operator op de filterchip. U hoeft het filter niet langer te verwijderen en opnieuw toe te voegen, en de plaats die u al gekozen had, blijft behouden. Set area aanvaardt ook volledige continenten: Europe, North America, South America, Asia, Africa en Oceania. Handig voor de grove selectie die u als eerste maakt, bijvoorbeeld iedereen buiten Europa bij een functie waarvoor geen visum kan worden gesponsord. Location filtert ook op postcode, de precieze selectie wanneer een benoemd gebied te breed is en een straal te rond. Dat is het filter voor een klant die per postcodegebied rekruteert, of voor een ploegenrooster dat alleen werkt voor mensen in bepaalde codes. Het filter Location werkt overal in Spott op dezelfde manier, op contacten, bedrijven en vacatures, niet alleen op kandidaten. Er bestaat geen apart filter “heeft een e-mail ontvangen”. Last Interaction is het filter dat u daarvoor gebruikt, want e-mail is een van de contactmomenten die het bijwerkt: filter op Last Interaction At voor wanneer u laatst contact had, op Last Interaction With voor welke collega dat was, of op het bredere Last Activity Date voor eender welke activiteit op het record.

​
AI die tekst omzet in filters

U hoeft niet te weten waar elk filter staat. Typ gewoon een omschrijving in het filtervak, bijvoorbeeld “React developer met 5+ jaar ervaring, woonachtig in Californië”, en Spott zet dat voor u om in filters met AI Text to filters. Locaties volgen wat u effectief geschreven hebt. Vraagt u “binnen 30 km van Gent”, dan krijgt u een radius-filter rond Gent; noemt u een plaats zonder afstand, zoals “woonachtig in Vlaanderen”, dan krijgt u een area-filter voor die plaats.
AI Text to filters zet een omschrijving om in filters

​
Vooraf ingestelde filters

Een filterset die u vaak gebruikt, kunt u bewaren als preset filter, zodat u die met één klik toepast in plaats van ze telkens opnieuw op te bouwen. Open met uw filters toegepast het filtermenu, ga met de muis over Preset filters en kies Save current filter set.
Het submenu Preset filters met Save current filter set
Geef de preset een naam en bewaar ze. Vanaf dan verschijnt ze onder Preset filters, klaar om toe te passen.
Het dialoogvenster Save preset filter
Waar een view de volledige opzet van de tabel bewaart, bewaart een preset alleen de filterset. Presets zijn ook beschikbaar wanneer u de pre-filters van een zoekopdracht bewerkt, zodat u dezelfde filterset kunt hergebruiken voor diepgaande sourcing:
Een bewaarde preset filter beschikbaar in het dialoogvenster Edit pre-filters

​
Filters bewaren in views

Bewaar een set filters als view om er later op terug te komen. U kunt zoveel views maken als u wilt:
  • Klik op de viewkiezer (die toont eerst All)
  • Stel uw filters in
  • Klik op Save view
  • De bewaarde view is nu beschikbaar in het keuzemenu
Wanneer u de filters, sorteringen of kolommen van een view wijzigt, verschijnt er bovenaan de tabel een keuze tussen bewaren en verwerpen. Wijzigingen blijven pas staan nadat u ze bewaart. Zie views gebruiken voor alles wat een view bevat.
De viewkiezer met bewaarde views
Waar de zoekbalk en de filters op profielvelden zoeken, doorzoekt Search met AI-ranking elke kandidaat in uw database, inclusief de notities en de bijlagen die als cv gelabeld zijn (andere bijlagen worden niet doorzocht). Open het via Search onder Tools in het linkermenu, of via het tabblad Search naast All candidates linksboven op de pagina Candidates.
Het tabblad Search met het promptvak en recente zoekopdrachten
Beschrijf uw ideale profiel in uw eigen woorden, of gebruik Start from om de zoekopdracht te baseren op een bestaande vacature in Spott of op een geplakte functiebeschrijving. Spott zet uw invoer om in pre-filters en criteria die u nakijkt voor u de zoekopdracht uitvoert, en rangschikt de resultaten daarna op match score. Niets van wat Spott oppikt ligt vast: u kunt elk pre-filter en elk criterium toevoegen, aanpassen of verwijderen, zowel voor als na het uitvoeren van de zoekopdracht. De labels onder het promptvak, bijvoorbeeld Job Title, Location en Experience, lichten op zodra Spott die gegevens in uw omschrijving herkent. Zo controleert u wat er is opgepikt voor u de zoekopdracht uitvoert.

​
Recente zoekopdrachten en geschiedenis

Uw recente zoekopdrachten staan onder het promptvak, elk met hun pre-filters en criteria, hun beste match en het aantal gevonden kandidaten. Klik op een zoekopdracht om ze opnieuw te openen in plaats van het profiel opnieuw te beschrijven. Search History, rechtsboven, toont de volledige lijst. Geef een zoekopdracht een naam die u later herkent, zoals de klant en de functie, in plaats van ze terug te zoeken aan de hand van haar prompt. Een zoekopdracht die vanuit een vacature gestart is, bevat een link naar die vacature, zodat u met één klik terug bent bij de functie waarvoor ze liep.
Het tabblad Search met Search History open aan de rechterkant

​
De resultaten lezen

Search en Matching draaien op dezelfde motor en leveren dezelfde resultatentabel op. Hoe de twee helften van een zoekopdracht samenwerken, wordt daar volledig uitgelegd:

Filters versus criteria

Waarom pre-filters de pool verkleinen en criteria de rest rangschikken.

Een match score lezen

Scores van 0 tot 100, de duimbeoordeling per criterium en de motivering erachter.
De labels pre-filters en criteria boven de resultaten blijven bewerkbaar. Open een van beide om de zoekopdracht bij te sturen en opnieuw uit te voeren, in plaats van het profiel helemaal opnieuw te beschrijven.

​
Actie ondernemen op de resultaten

Werk de lijst af met de tabbladen All, To Review en Reviewed. Vink de kandidaten aan die u wilt, en onderaan de tabel verschijnt een actiebalk.
De actiebalk voor bulkacties met Accept, Mark as reviewed en Enrich
  • Accept zet de geselecteerde kandidaten in een pipeline. Er opent een fasekiezer zodat u bepaalt waar ze terechtkomen, op basis van de fases die in uw workspace zijn ingesteld.
  • Mark as reviewed verplaatst ze naar het tabblad Reviewed, zodat u verder kunt werken aan degenen die u nog niet beoordeeld hebt.
  • Candidate Actions en Communication Actions bevatten de bulkbewerkingen op de geselecteerde records, waaronder Generate Shortlist, dat de selectie omzet in een Word-shortlist voor een klant.
  • Enrich zoekt ontbrekende e-mailadressen en telefoonnummers op voor de selectie. Zie contactverrijking.
De fasekiezer die opent vanuit Accept

​
Een veld op veel records tegelijk wijzigen

Dezelfde actiebalk bevat een attribuutupdate, die een dialoogvenster opent met de naam Update Candidate Attribute. Kies het attribuut, stel de waarde in, en die wordt weggeschreven naar elk record dat u geselecteerd hebt. De keuzelijst omvat uw custom attributes en Main Contact, waarmee dit de manier is om een batch kandidaten na een import aan een andere consultant toe te wijzen, of om een aangepaste status over een hele lijst in te stellen zonder de records een voor een te openen. Het werkt voor kandidaten en contactpersonen. Voor bedrijven bestaat er nog geen equivalent, dus een off-limits-markering over enkele honderden bedrijven moet nog steeds record per record worden gezet. Bulkacties die naar records schrijven, zoals een selectie toevoegen aan een vacature, verwerken 1.000 records per keer. Grotere opdrachten moeten worden opgesplitst of aan support worden overgelaten. Twee uitzonderingen: toevoegen aan een lijst gaat tot 9.999 records in één keer, en bulkverwijdering tot 10.000. Een bulkmail bereikt elke persoon eerst op zijn werkadres en daarna op zijn privéadres, en neemt daarbij het adres dat als primair gemarkeerd is wanneer er meerdere zijn. Wie alleen een adres in het privéveld heeft staan, wordt nog steeds bereikt. Die volgorde staat volledig beschreven onder op welk adres een ontvanger bereikt wordt, en anders dan bij een campagne hebt u er bij een bulkmail geen controle over.
Een bulkmail vanuit Communication Actions wordt bewust gespreid, met 30 tot 90 seconden tussen de berichten zodat uw provider de reeks niet als spam beschouwt. Een verzending naar 50 mensen neemt bijna een uur in beslag en er is geen manier om dat te versnellen. Er loopt niets vast: kijk de berichten liever vertrekken dan opnieuw te verzenden.
Gebruik Share Search, rechtsboven, om de zoekopdracht aan een collega door te geven.

​
Resultaten ordenen

  • Standaard is de tabel gesorteerd op last activity, zodat recent actieve kandidaten bovenaan staan.
  • Sorteer op elke sorteerbare kolom via het menu in de kolomkop. Sorteringen worden bewaard als onderdeel van de view.
  • Resultaten in het tabblad Search en in matching worden altijd gerangschikt op match score.
  • Wis alle filters om terug te keren naar de volledige kandidatenlijst.
Twee rangschikkingsregels overrulen een kolomsortering zonder dat te melden. Een filter similar to op functietitel rangschikt de resultaten op gelijkenis, waardoor klikken op een kolomkop niets lijkt te doen; zet dat filter op is, of voeg een filter op laatste interactie toe, en de sortering werkt weer. De tabbladen Search en matching gedragen zich net zo, gerangschikt op match score. Om de resultaten van een zoekopdracht te tellen, gebruikt u select all: het aantal verschijnt bij de selectie. Op de tabel zelf staat geen totaal. Alle andere plaatsen waar Spott AI gebruikt, staan op een rij in AI in Spott.