Skip to main content
Met toestemmingen beheert u compliancevereisten. De GDPR is daarvan de bekendste, maar niet de enige. Ze worden rechtstreeks op de fiche bewaard, zowel bij kandidaten als bij contactpersonen, en bevatten het doel, het type, de bron, de rechtsgrond en de geldigheidsduur. Het bijhouden van toestemmingen is beschikbaar zodra het voor uw workspace is ingeschakeld onder Settings → Features.

​
Waar toestemmingen staan

Open een kandidaat of contactpersoon en ga naar het subtabblad Consent op het tabblad Overview. Dat bestaat uit twee secties:
  • Consent: de toestemmingen van die persoon.
  • Marketing Opt-out: opt-outs die de kandidaat uitsluiten van marketingmails.

​
Toestemmingsdoelen instellen

De doelen waarvoor u toestemming van kandidaten kunt bijhouden, beheert u via Settings → Data Model → Candidates → Consents. Spott bevat standaard systeemdoelen zoals Recruiting, Marketing Email, Marketing SMS en WhatsApp Business Marketing, elk met een standaard vervaltermijn. Via Create your own consent purpose voegt u eigen doelen toe voor uw workspace.

​
Een toestemming toevoegen

Toestemmingen worden handmatig aangemaakt. Spott maakt er geen voor u aan, zelfs niet wanneer iemand uw voorwaarden aanvaardt via de link Request updated CV. Uw voorwaarden en privacybeleid stelt u in onder Settings → General.
  1. Open de kandidaat en ga naar Overview → Consent.
  2. Klik op Add Consent.
  3. Vul de velden in:
    • Purpose, bijvoorbeeld Recruiting, Marketing Email of een eigen doel
    • Type en Source
    • Lawful basis, bijvoorbeeld Consent, Legitimate Interest of Contract
    • Valid until
  4. Sla op.
De toestemming verschijnt in een tabel met het doel, het type, de rechtsgrond, de bron, de datum waarop ze werd verzameld en de vervaldatum. Van daaruit voegt u extra toestemmingen toe of verwijdert u bestaande. Elke toestemming heeft een veld Framework, dat standaard op GDPR staat en uitbreidbaar is naar andere kaders als u onder andere regels werkt.

​
Compliant blijven

Spott levert de opvolging en de signalen; u blijft zelf bepalen wat er met een fiche gebeurt. In de praktijk komt dat neer op een vaste routine:
  • Volg de vervaldata op, zodat u toestemming vernieuwt voordat ze verstrijkt in plaats van erna.
  • Gebruik de compliancefilters in de weergaven Candidates en Contacts om iedereen op te vragen wiens toestemming binnenkort vervalt of al vervallen is.
  • Neem contact op en registreer de vernieuwing. Een campagne of een geautomatiseerde e-mail zorgt voor het contact; de nieuwe toestemming komt op de fiche zodra de persoon antwoordt.
  • Onderneem actie voor wat vervallen is, door die fiches te verwijderen of te anonimiseren zodra u beslist hebt dat ze weg mogen.
Een vervaldatum markeert een fiche, maar onderneemt er zelf niets mee. Spott verwijdert of anonimiseert nooit uit zichzelf een kandidaat, een contactpersoon of hun cv. Bewaartermijnen zijn een afweging met juridische gevolgen, en die blijft bij u: er verdwijnt niets uit uw database omdat er een datum voorbij is.

​
Een deel ervan automatiseren

Een stuk van die routine kunt u uit handen geven. Het duidelijkste voorbeeld: een automatisering kan de toestemmingsmail zelf versturen zodra een kandidaat de fase bereikt waarin u erom vraagt, zodat het verzamelen van toestemming niet langer afhangt van iemand die eraan denkt. Vernieuwen en opruimen blijven vandaag handwerk: u zoekt met de compliancefilters wat er vervalt, en u beslist wat er met elke fiche gebeurt. Welke onderdelen de moeite waard zijn om te automatiseren, hangt af van de kaders waarbinnen u werkt en van hoe uw team georganiseerd is. Overleg met uw Customer Success-contact voordat u dit opbouwt: zij kunnen u zeggen wat bij uw manier van werken past en wat u beter handmatig houdt.