Taken

Taken houden uw opvolging op koers: herinneringen om te bellen, interviewvoorbereiding, het najagen van een aanbod. Elke taak kan gekoppeld worden aan de fiches waarover ze gaat, zodat ze overal in Spott in de juiste context opduikt. U gaat snel naar Tasks met G en dan T, of u maakt van overal een taak aan met A en dan T. Bekijk alle sneltoetsen.

​

Een taak toevoegen

Kies Tasks in de navigatiebalk links en klik daarna rechtsboven op Add Task. Vul de titel en de vervaldatum van de taak in. Typ @ gevolgd door de naam van een persoon, bedrijf of vacature om de taak aan die fiche te koppelen. Gekoppelde taken zijn rechtstreeks te vinden op het tabblad Tasks van de gekoppelde fiche, dus gebruik die @-koppelingen gerust royaal. U kunt meldingen inschakelen voor taken die aan u worden toegewezen en voor het afronden van taken die u zelf hebt toegewezen. Zie meldingen.

​

De standaardfilters

Wanneer u de weergave Tasks opent, staan er twee filters aan:

• Status: alleen taken met de status Open
• Assigned to: alleen taken die aan u zijn toegewezen

Die standaardinstelling houdt uw aandacht bij uw eigen lopende werk. U verwijdert een filter door op het chipje te klikken, of u voegt filters toe zoals verantwoordelijke, periode van de vervaldatum of status.

​

Taken beheren en opvolgen

• Bewerk een taak rechtstreeks vanuit de lijst door op de titel te klikken.
• Vink taken af zodra ze klaar zijn; afgeronde taken verdwijnen uit de standaardweergave.
• De lijst is gegroepeerd in blokken per vervaldatum in plaats van één lange rij taken, zodat u eerst ziet wat te laat is en wat vandaag moet gebeuren. Taken waarvan de vervaldatum verstreken is, worden in het rood gemarkeerd.
• Gebruik de zoekbalk om specifieke taken terug te vinden.

Taken verschijnen ook op elke fiche waaraan ze gekoppeld zijn, telkens op het eigen tabblad Tasks: bij de kandidaat, de contactpersoon, het bedrijf en de vacature.

​

Taken die Spott voor u aanmaakt

Niet elke taak typt u zelf in. Twee zaken maken automatisch taken aan:

• Campagnes, voor hun handmatige stappen. Een reeks met een telefoongesprek of een WhatsApp-bericht zet die stap in uw takenlijst zodra de ontvanger eraan toe is.
• Automatiseringen, wanneer u er een hebt ingesteld die bij een trigger een taak aanmaakt, bijvoorbeeld een opvolging telkens wanneer een sollicitatie naar een andere fase verhuist.

Campagnetaken kunt u apart uitfilteren. Voeg het filter Campaign Step toe en kies het soort stap dat u wilt afwerken: een generieke taak, een telefoongesprek, een handmatig WhatsApp-bericht, een handmatige LinkedIn-connectieaanvraag of een handmatig LinkedIn-bericht. Zo doet u alle telefoontjes in één keer in plaats van ze uit uw algemene lijst te vissen.