Taken

Taken houden uw opvolging op koers: herinneringen om te bellen, interviewvoorbereiding, het najagen van een aanbod. Elke taak kan gekoppeld worden aan de fiches waarover ze gaat, zodat ze overal in Spott in de juiste context opduikt. U gaat snel naar Tasks met G en dan T, of u maakt van overal een taak aan met A en dan T. Bekijk alle sneltoetsen.

​

Een taak toevoegen

Kies Tasks in de navigatiebalk links en klik daarna rechtsboven op Add Task. Vul de titel en de vervaldatum van de taak in. Typ @ gevolgd door de naam van een persoon, bedrijf of vacature om de taak aan die fiche te koppelen. Geef een taak een Priority van High, Medium of Low wanneer sommige opvolgingen belangrijker zijn dan andere. Een nieuwe taak begint op No priority, zodat alleen de taken die u markeert opvallen. U kunt in een taak ook een team @vermelden. Dat koppelt het team aan de taak en stuurt de leden een melding, maar wijst de taak niet aan hen toe: een taak heeft altijd één verantwoordelijke, dus kies ook de collega die de opvolging op zich neemt. Gekoppelde taken zijn rechtstreeks te vinden op het tabblad Tasks van de gekoppelde fiche, dus gebruik die @-koppelingen gerust royaal. U kunt meldingen inschakelen voor taken die aan u worden toegewezen en voor het afronden van taken die u zelf hebt toegewezen. Zie meldingen.

​

De standaardfilters

Wanneer u de weergave Tasks opent, staan er twee filters aan:

• Status: alleen taken met de status Open
• Assigned to: alleen taken die aan u zijn toegewezen

Die standaardinstelling houdt uw aandacht bij uw eigen lopende werk. U verwijdert een filter door op het chipje te klikken, of u voegt filters toe zoals verantwoordelijke, periode van de vervaldatum of status.

​

Taken beheren en opvolgen

• Bewerk een taak rechtstreeks vanuit de lijst door op de titel te klikken.
• Vink taken af zodra ze klaar zijn; afgeronde taken verdwijnen uit de standaardweergave. Een taak afronden die aan een fiche gekoppeld is, plaatst een vermelding in de activiteitenfeed van die fiche en werkt de Last Activity Date bij, zodat de opvolging die u net deed zichtbaar is voor wie de fiche daarna opent.
• Groepeer de lijst zoals u ze afwerkt: per vervaldatum, zodat u eerst ziet wat te laat is en wat vandaag moet gebeuren, per afronding, per vacature of per campagne, of kies No grouping voor één lange lijst. Taken waarvan de vervaldatum verstreken is, worden in het rood gemarkeerd.
• Sorteer op Priority om de taken met hoge prioriteit bovenaan te zetten.
• Gebruik de zoekbalk om specifieke taken terug te vinden.

Taken verschijnen ook op elke fiche waaraan ze gekoppeld zijn, telkens op het eigen tabblad Tasks: bij de kandidaat, de contactpersoon, het bedrijf en de vacature.

​

Dezelfde taak voor veel fiches aanmaken

Wanneer dezelfde opvolging voor een hele selectie geldt, zoals elke kandidaat op een shortlist bellen of bij elke contactpersoon van een klant langsgaan, hoeft u ze niet fiche per fiche toe te voegen. Selecteer de fiches in een tabel, open de acties in de selectiebalk en kies Create task. Vul de taak één keer in, met vervaldatum, prioriteit, verantwoordelijke en labels. Spott maakt één taak per fiche, elk identiek en elk gekoppeld aan zijn eigen fiche, zodat ze allemaal op het juiste tabblad Tasks verschijnen en apart afgevinkt kunnen worden. Create 4 tasks sluit het venster; Create 4 tasks and go to the task overview brengt u naar de pagina Tasks om ermee aan de slag te gaan. Create task is beschikbaar op:

• de tabel Candidates, de zoekresultaten voor kandidaten en kandidatenlijsten
• de tabel Jobs
• de pipeline van een vacature, in bord- en lijstweergave, waar elke taak gekoppeld wordt aan de geselecteerde kandidaat
• de tabellen Companies en Contacts, en bedrijfs- en contactlijsten

Tot 1.000 fiches tegelijk.

​

Taken die Spott voor u aanmaakt

Niet elke taak typt u zelf in. Twee zaken maken automatisch taken aan:

• Campagnes, voor hun handmatige stappen. Een reeks met een telefoongesprek of een WhatsApp-bericht zet die stap in uw takenlijst zodra de ontvanger eraan toe is.
• Automatiseringen, wanneer u er een hebt ingesteld die bij een trigger een taak aanmaakt, bijvoorbeeld een opvolging telkens wanneer een sollicitatie naar een andere fase verhuist.

Campagnetaken kunt u apart uitfilteren. Voeg het filter Campaign Step toe en kies het soort stap dat u wilt afwerken: een generieke taak, een telefoongesprek, een handmatig WhatsApp-bericht, een handmatige LinkedIn-connectieaanvraag of een handmatig LinkedIn-bericht. Zo doet u alle telefoontjes in één keer in plaats van ze uit uw algemene lijst te vissen.