Een nieuwe lijst aanmaken
Stap 1. Open de pagina Lists
Bovenaan de pagina vindt u de knop New List samen met de lijsten die u al hebt aangemaakt. Lijsten worden gegroepeerd in Personal (alleen zichtbaar voor u) en Workspace (zichtbaar voor iedereen).
Stap 2. Kies een entiteitstype
Kies bij het aanmaken van een nieuwe lijst een van de volgende types:- Candidates
- Companies
- Contacts
Werken met een lijst
Eenmaal in een lijst beheert u de inhoud en de configuratie ervan op verschillende manieren.Items aan een lijst toevoegen
U kunt op meerdere manieren records aan een lijst toevoegen:- Handmatig, door rechtsboven op Add items te klikken en records rechtstreeks in Spott te selecteren
- Door een CSV- of Excelbestand te importeren, om kandidaten, contactpersonen of bedrijven in bulk toe te voegen
Een lijst bevat maximaal 9.999 records, en u kunt er zoveel in één keer toevoegen. Tot
1.000 worden meteen toegevoegd; daarboven voegt Spott ze op de achtergrond toe en laat het u
weten wanneer dat klaar is. Records uit een lijst verwijderen gaat nog altijd per 1.000.
Acties uitvoeren op een lijst
Een lijst is een werkset, niet zomaar een map. Selecteer records in de lijst en handel er in bulk mee:- Stuur een e-mail naar de mensen op de lijst
- Presenteer kandidaten aan een klant, rechtstreeks vanuit de lijst. Zie kandidaten presenteren
- Schrijf ze in voor een campagne, zodat een hele shortlist in één keer in een sequentie stapt. Zie campagnes
Een lijst exporteren
Lijsten kunnen naar Excel worden geëxporteerd met Export as Excel, zodat u gegevens makkelijk deelt of er buiten Spott mee werkt.Zien op welke lijsten een record staat
List membership is beschikbaar als kolom op de tabellen met kandidaten, contactpersonen en bedrijven, zodat u in één oogopslag ziet tot welke lijsten een record behoort. U kunt er ook op filteren, en zo beantwoordt u vragen als “wie op deze shortlist is nog niet gecontacteerd”. Bij een kandidaat of contactpersoon verschijnen de lijsten waarop die staat ook in het zijpaneel van het record.Filteren, sorteren en weergaven bewaren
Lijsten ondersteunen dezelfde filter- en gebruiksmogelijkheden die u van de recordpagina’s gewend bent. U kunt filters toepassen en weergaven bewaren voor snelle toegang. Zie weergaven gebruiken. Bij het filteren op een gebruiker verschijnen ook gedeactiveerde gebruikers naast de actieve, zodat een lijst die is opgebouwd door iemand die intussen vertrokken is, nog altijd op naam terug te vinden is.Lijstinstellingen beheren
U kunt de instellingen van een lijst op elk moment aanpassen:- Wijzig de naam van een lijst
- Dupliceer een lijst om een nieuwe te maken op basis van een bestaande opzet
- Regel de zichtbaarheid via het menu met drie puntjes en Change visibility: een lijst is ofwel alleen zichtbaar voor u ofwel zichtbaar voor iedereen
Veel lijsten tegelijk opruimen
Lijsten stapelen zich op: een shortlist per zoekopdracht, een hotlist per kwartaal, een handvol achtergelaten door iemand die van team veranderde. Selecteer op de pagina Lists meerdere lijsten met hun selectievakjes, tot 1.000 tegelijk, en behandel ze samen.- Change owner, in de selectiebalk, draagt de lijsten over aan een collega, bijvoorbeeld wanneer iemand vertrekt en zijn workspacelijsten verzorgd moeten blijven. Daarvoor hebt u de rechten Manage Workspace settings nodig, en het werkt niet op de persoonlijke lijst van een andere gebruiker.
- Delete, in het menu ⋯, verwijdert de lijsten. Uw eigen persoonlijke lijsten kunt u altijd verwijderen; voor een workspacelijst hebt u Manage Workspace settings nodig, en de persoonlijke lijst van iemand anders kan nooit verwijderd worden.