Skip to main content
Bij Settings → Stages legt u de pipelines vast waarop uw workspace draait. Alles hier geldt voor de hele workspace, dus een wijziging werkt door in elke vacature, elk bedrijf en elke opportuniteit die ervan gebruikmaakt. De pagina bevat verschillende reeksen:
  • Job Stages, de pipeline die kandidaten in een vacature doorlopen
  • Job Statuses, hoe een vacature zelf vordert
  • Opportunity Statuses, hetzelfde voor opportuniteiten
  • Company Stages, voor de klantrelatie
  • Speculative Presentation Stages, voor kandidaten die u zonder vacature voorstelt

​
Job Stages

De lijst Job Stages is de pipeline die kandidaten in een vacature volgen, bijvoorbeeld Application, Long List, Short List, Outreach, Interview, Presentation en Offer.
  • Sleep fases aan de greep om ze te herschikken.
  • Klik op Add Stage om een nieuwe fase aan te maken.
  • Gebruik het rijmenu, de drie puntjes aan het einde van een rij, voor Edit, Edit Labels en Delete.
Twee markeringen vertellen Spott hoe het uw pipeline moet meten:
  • CV Sent: de fase waarop een cv als verstuurd naar de klant geldt. Dat voedt de rapporteringsmetriek “CV Sent”.
  • First Interview: de fase waarop een eerste interview als afgerond geldt.

​
Hoe de markeringen cijfers worden

Geen van beide metrieken wordt ooit met de hand geregistreerd. Spott legt ze vast op het moment dat een kaart de gemarkeerde fase binnenkomt, en dat heeft gevolgen die u beter kent voordat u een rapport leest:
  • De datum is de faseovergang, niet de gebeurtenis. Een cv telt als verstuurd zodra de kaart de fase CV Sent bereikt, ook al hebt u het een week eerder gemaild, en een interview telt op de dag dat u de kaart verplaatst, niet op de dag van het interview zelf.
  • Fases overslaan registreert ze toch. Sleept u een kaart van Application meteen naar Interview, dan worden de tussenliggende fases mee geregistreerd, zodat de funnel doorlopend blijft.
  • Een kaart terugzetten wist de KPI. Haalt u een kandidaat terug naar een eerdere fase, dan verdwijnt de metriek die daarmee verdiend was.
  • Verplaatsingen in bulk tellen ook mee. Verwijdert u een fase en zet u de kandidaten ergens anders neer, dan wordt elk van die verplaatsingen als pipelinebeweging geregistreerd, wat de cijfers van die dag opblaast. Bij een grote pipeline is dat de gebruikelijke verklaring voor een plotse piek.
Een fase verwijderen kan niet ongedaan gemaakt worden, en de verplaatsingen die het afdwingt komen in uw rapportering terecht. Vraag bij een grote pipeline aan support om de wijziging vanuit de backend uit te voeren in plaats van de fase zelf te verwijderen.

​
Labels: subfases binnen een fase

Een fase kan labels dragen, die als subfases erbinnen werken en die u toevoegt met Edit Labels in het rijmenu. Een fase Interview kan zo First interview, Second interview en Third interview bevatten zonder dat het drie fases worden. Labels staan op de kaart en op de sollicitatie van de kandidaat, dus u hebt het detail terwijl uw funnelrapportering nog altijd één fase Interview telt.

​
Job Statuses

Waar de fases van een vacature kandidaten volgen, volgen de Job Statuses de vacature zelf: Lead, Open, Interviewing, Offers sent, Won, Lost. Elke status heeft twee instellingen:
  • Een closing rate percentage, de kans dat u een vacature in die status invult. Dat maakt een gewogen pipelineprognose mogelijk, bijvoorbeeld 10% bij Open en 75% bij Offers sent.
  • Show jobs in this status for search, waarmee u de status aanduidt als een status waarin er actief aan de vacature gewerkt wordt.
Die tweede instelling reikt verder dan haar naam doet vermoeden. Ze bepaalt niet alleen of vacatures in die status in de zoekresultaten opduiken, maar ook:
  • Welke vacatures überhaupt op het dashboard verschijnen.
  • Wat de Pipeline Summary op het dashboard meetelt.
  • Wat een kandidatenprofiel onder Active applications opsomt.
Telkens worden alleen sollicitaties meegeteld op vacatures met een status waarvoor deze instelling aanstaat, en blijven afgewezen en geplaatste kandidaten buiten beschouwing. Lijkt een dashboard of een pipelineoverzicht leeg terwijl de vacatures er duidelijk zijn, dan is dit bijna altijd de oorzaak: controleer of de instelling aanstaat bij uw status Open. De Opportunity Statuses werken op dezelfde manier, maar dan voor opportuniteiten in plaats van vacatures.

​
Speculative Presentation Stages

Niet elke kandidaat die u voorstelt, hangt aan een vacature. Benadert u een klant met een sterk profiel zonder openstaande functie, dan loopt die voorstelling via een eigen pipeline, meestal Shortlist → Pitched → Client Interested → Check with Candidate → Interview. Die staat apart zodat spontaan werk de rapportering over uw lopende vacatures niet vertekent, en heeft eigen markeringen CV Sent (Speculative) en First Interview. Zie kandidaten voorstellen.

​
Company Stages

Bedrijven hebben hun eigen pipeline voor de klantrelatie: New, Prospect, Lead, Customer, Lost. Met Pipeline Strategy onderaan het gedeelte bepaalt u hoe bedrijfspipelines georganiseerd zijn.
Pipeline Strategy is één aan-uitschakelaar onderaan het gedeelte Company Stages. Staat ze uit, dan neemt een contact de fase over van het bedrijf waartoe het behoort. Zet ze aan om de twee los te koppelen, zodat een contact een eigen fase krijgt, onafhankelijk van zijn bedrijf.