Naar hoofdinhoud gaan
Met sjablonen verstuurt u sneller gepersonaliseerde berichten en houdt u toch een consistente toon aan in al uw communicatie.

​
Het tabblad Message Templates openen

Ga in de linkerzijbalk naar Inbox en klik bovenaan op het tabblad Message Templates. Op deze pagina staan al uw sjablonen met hun onderwerp, een voorbeeld en de auteur.
Het tabblad Message Templates

​
Een nieuw e-mailsjabloon maken

Klik rechtsboven op New Email Template en kies of het sjabloon Personal is of gedeeld met de Workspace. In de editor stelt u in:
  • Naam, voor intern gebruik
  • Onderwerp
  • De inhoud van de e-mail
  • Bijlagen
De sjablooneditor met een keuzemenu voor variabelen
Gebruik duidelijke, herbruikbare titels zodat uw team sjablonen makkelijk herkent, bijvoorbeeld “Candidate Intro – Software Engineer”. De editor voor de inhoud biedt een reeks lettertypen om in te versturen, zodat een sjabloon uw huisstijl volgt in plaats van het standaardlettertype. Montserrat is er een van.

​
Personaliseren met variabelen

Typ { in de editor om door de beschikbare variabelen te bladeren. Ze worden automatisch ingevuld wanneer het bericht verstuurd wordt, bijvoorbeeld:
  • Recipient > First Name en Recipient > Last Name
  • Job > Name en Company > Name
  • AI Generated content, dat een passage schrijft op basis van uw instructie
Variabelen worden alleen ingevuld als de bijbehorende gegevens in Spott bestaan.

​
Variabelen in de onderwerpregel

Variabelen werken in het onderwerp net zo goed als in de tekst. Typ { in het onderwerpveld en kies op dezelfde manier een variabele: een onderwerp Hey { Recipient > First Name }, new opportunity vertrekt met de voornaam per ontvanger ingevuld.
Een onderwerpregel met een variabele Recipient First Name erin
Het onderwerp neemt de recordvariabelen, die een naam, een vacature of een bedrijf van de fiche halen. AI Generated content hoort daar niet bij: een geschreven passage hoort in de tekst. Zo blijft de onderwerpregel voorspelbaar van lengte, en dat wilt u net bij het enige stuk van het bericht dat in de lijst van de inbox afgekapt wordt. Dat geldt overal waar een onderwerpregel staat: een losse e-mail uit de composer, een berichtsjabloon en een campagne. Een gepersonaliseerd onderwerp is het stuk dat mensen zien voor ze beslissen of ze iets openen, en is dus meer waard dan dezelfde personalisatie verderop in de tekst.

​
Door AI gegenereerde inhoud

AI Generated content is geen vaste variabele: u geeft aan waarover geschreven moet worden, en per ontvanger wordt die passage geschreven op het moment van verzenden. Met Write about kiest u het record waaruit geput wordt: Recipient, Candidate, Contact, Company of Job. Vervolgens geeft u een instruction mee, bijvoorbeeld “invite the recipient to review the information in a friendly but professional tone”. Spott gebruikt de gegevens van dat record om de passage te schrijven, waardoor hetzelfde sjabloon bij elke persoon op de lijst anders landt.
De opties onder Write about in het venster AI Generated content

​
Automatisch opslaan en gebruik

Sjablonen worden automatisch opgeslagen terwijl u typt. Er is geen opslaanknop. Eenmaal aangemaakt zijn sjablonen beschikbaar bij het opstellen van berichten in de Inbox en in campagnes. In de Inbox toont Start from template in de werkbalk van de editor uw workspace- en persoonlijke sjablonen, zodat u het gesprek nooit hoeft te verlaten om er een op te halen.
De sjabloonkiezer in de editor van de Inbox
Via het menu met de drie puntjes op een sjabloon kunt u de zichtbaarheid wijzigen (persoonlijk of workspace) of het sjabloon verwijderen. Sjablonen voor presentaties en functiebeschrijvingen staan apart, onder Settings → Templates.