Rollen aanmaken
- Ga in Spott naar Settings.
- Klik in de sectie Admin op Security.
- Bestaande rollen openen
- Nieuwe rollen aanmaken met de knop New role
Rechten waar mensen naar op zoek gaan
De meeste rechten doen wat hun naam zegt. Deze komen vaak terug, omdat de actie die ze afschermen gewoon verdwijnt of mislukt in plaats van zichzelf uit te leggen:- AI assistant connection. Spott koppelen aan Claude of ChatGPT is een apart recht, los van
de toegang tot records die de connector overneemt. Zonder dat recht doorloopt een gebruiker
de aanmelding normaal en komt daarna elke aanvraag terug als
MCP_ACCESS_DENIED. Zie Spott MCP. - Delete Job. Zonder dat recht is de verwijderoptie op een vacature grijs in plaats van verborgen, waardoor het op een fout lijkt.
- Restrict job access. Restrict visibility aanvinken op een vacature is een apart recht. Zonder dat recht kan een gebruiker nog altijd aan vacatures werken, maar kan hij er geen afschermen of een afscherming opheffen. Wie een afgeschermde vacature daarna kan zien, legt het zichtbaarheidsbeleid van de workspace vast, op dezelfde pagina Security. Zie zichtbaarheid van vacatures.
- Enrichment. Dit recht voor een rol uitzetten is de enige manier om te bepalen wie credits verbruikt, want het saldo is één gemeenschappelijke pot zonder limiet per gebruiker. Zie profielverrijking.
- Merging records. Twee kandidaten, contactpersonen of bedrijven samenvoegen vereist een eigen recht, en zonder dat mislukt het samenvoegen in de laatste stap.
- Bedrijfshiërarchieën. Een bedrijfshiërarchie aanmaken en bewerken is een apart recht, zodat u een team de structuur van een klantengroep kunt laten inkijken zonder ze te laten herschikken. Op een grote klant is die boomstructuur gedeelde referentiedata, en één iemand die een entiteit onder een andere hangt, verandert wat iedereen ziet.
- Templates. De sjablonen van de workspace beheren is een apart recht, losgemaakt van Manage Workspace, zodat wie bepaalt hoe uw e-mails en notities lezen niet ook nog zeggenschap over elke workspace-instelling nodig heeft.
- Manage Notes. Notities schrijven is een apart recht. Een rol zonder dit recht kan nog altijd elke notitie lezen waartoe ze toegang heeft, maar kan geen notities aanmaken, bewerken of verwijderen, ook haar eigen niet. Gebruik het voor rollen die moeten kunnen volgen wat er op een record gebeurt zonder er iets aan toe te voegen. Elke bestaande rol kreeg het recht toen het werd ingevoerd, dus er veranderde niets tot een admin het uitzette. Zie notities.
- Delete Interaction. Een afzonderlijke gesynchroniseerde e-mail, of een andere afzonderlijke interactie, uit Spott verwijderen is een apart recht. De interactie verdwijnt uit Spott voor iedereen, dus dit is het middel voor een privémail die per vergissing gesynchroniseerd werd. De gekoppelde bron wordt niet aangeraakt: de e-mail blijft in de mailbox waar hij vandaan kwam.
Omdat het recht Templates vroeger deel uitmaakte van Manage Workspace, controleert u na
de opsplitsing de rollen die erop steunden. Een rol die Settings → Templates niet meer
bereikt, is niet stuk: die mist het nieuwe recht.
Een gebruiker toevoegen
- Ga in Spott naar Settings.
- Klik in de sectie Admin op Users.
- Nodig de persoon uit op e-mailadres en geef die een rol.
Een gebruiker verwijderen deactiveert die in plaats van het account te wissen, zodat hun
historische activiteit aan hen toegeschreven blijft.
Rollen aan gebruikers toewijzen
- Ga in Spott naar Settings.
- Klik in de sectie Admin op Users.
Admin is een ingebouwde rol met alle rechten. Ze kan niet worden verwijderd of beperkt,
en er moet altijd minstens één admin in de workspace zijn.