Skip to main content
De Company Portal is een beveiligde omgeving waar uw klanten hun openstaande vacatures kunnen bekijken, voorgestelde kandidaten kunnen opvolgen en met uw team kunnen samenwerken. Het scheelt heen-en-weergemail en geeft klanten in real time zicht op het wervingsproces. De portal draagt uw huisstijl, niet die van Spott: het logo, de kleuren en het privacybeleid die u één keer instelt in Settings → Workspace & Branding gelden hier net zoals op uw jobboard. Uw klant ziet uw bedrijf, niet het onze. Zie workspace en branding.

​
Naar het tabblad Company Portal van een vacature

Ga in Spott naar Jobs, open de vacature en klik op het tabblad Company Portal. Daarin tonen de subtabbladen het Overview van de portal, de Activity van de klant, de gepubliceerde Candidates en de Rejected kandidaten.

​
Kandidaten publiceren

U bepaalt precies wie zichtbaar is voor de klant:
  • Publiceer één kandidaat met Publish on portal.
  • Publiceer in bulk vanuit de pipeline van de vacature: selecteer kandidaten met de selectievakjes en kies Add to company portal.
  • Publiceer automatisch per fase: met Show all candidates in real time aan stelt u in welke pipelinefases publicatie in gang zetten. Kandidaten worden dan met de klant gedeeld zodra ze de juiste fase bereiken, zonder dat u ze een voor een moet publiceren.

​
Instellingen van de portal

In het rechterpaneel kunt u:
  • De portal openen of sluiten met de statusschakelaar.
  • Contactpersonen uitnodigen: kies de contactpersonen bij de klant die toegang moeten krijgen. Elk van hen krijgt een automatische e-mail met een persoonlijke toegangslink naar de portal, zodat niemand een wachtwoord hoeft te delen en u ziet wie toegang heeft gekregen.
  • De portal bekijken met Preview, om precies te zien wat uw klant te zien krijgt.
  • Show all candidates in real time aanzetten zodat nieuw toegevoegde of bijgewerkte kandidaten automatisch verschijnen voor de klant, in plaats van een vaste momentopname. Daaronder staat een fasekiezer, zodat u bepaalt welke fases publiceren; vroege fases zoals een longlist kunnen intern blijven terwijl latere fases automatisch worden gedeeld.
  • De namen van het hiring team en hun contactgegevens tonen of verbergen.
  • Precies kiezen welke kandidaatattributen de klant ziet, met één schakelaar per attribuut.

​
Wat de klant over een kandidaat kan zien

Deze schakelaars staan per vacature ingesteld, niet één keer voor de hele workspace, en verschillende ervan tonen persoonsgegevens van een kandidaat aan een derde partij. Kijk ze na voor u iemand uitnodigt voor een nieuwe portal, in plaats van ervan uit te gaan dat ze overgenomen zijn van de vorige.
Een admin kan de beginstand van elke schakelaar op deze pagina instellen, en automatisch bestanden laten meesturen zoals uw algemene voorwaarden, onder Settings → General → Company Portal Defaults. Nieuwe portals openen dan meteen ingesteld volgens de werkwijze van uw team, en u past van daaruit aan in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. Boven de lijst met attributen: Daarna één schakelaar per attribuut:
De vier vetgedrukte verdienen een bewuste keuze. Een klant heeft de geboortedatum, het geslacht of de nationaliteit van een kandidaat zelden nodig om een shortlist te beoordelen, en in verschillende rechtsgebieden nodigt het delen ervan uit tot een discriminatieklacht die u moeilijk kunt weerleggen. Ook custom attributes op het record kunnen worden gepubliceerd, dus controleer die eveneens.
Alleen contactpersonen die geregistreerd staan bij het bedrijf dat aan de vacature gekoppeld is, kunnen worden uitgenodigd voor de portal.
Klanten kunnen kandidaten bekijken, opmerkingen achterlaten en een interview aanvragen. Ze kunnen kandidaten niet tussen fases verplaatsen, niet afwijzen en geen bestanden in bulk exporteren. Dat blijft bij uw team.

​
Wat uw klant doet in de portal

De klant opent de portal via de persoonlijke link en ziet de kandidaten die u gepubliceerd hebt. Door op een kandidaat te klikken opent het profiel, en daar gebeurt het werk.
Op dat profiel krijgt de klant:
  • Status, met wanneer de kandidaat is toegevoegd en laatst bijgewerkt, of die nog in het proces zit en in welke fase, met een voortgangsbalk die toont hoe ver de kandidaat in de pipeline staat.
  • Feedback, een score van 1 tot 5. Dit is de “impression” die in uw activiteitenfeed verschijnt, waardoor een score hier het snelste signaal is dat een klant iemand echt bekeken heeft.
  • Request Interview, waarmee de klant laat weten de kandidaat te willen ontmoeten, zonder mailwisseling daarover.
  • Conversation, een opmerkingenvak bij die specifieke persoon. Opmerkingen van uw team en die van hen staan samen, zodat de discussie over één kandidaat op één plek blijft.
Ze kunnen ook zelf bestanden toevoegen, bijvoorbeeld een ondertekende functiebeschrijving of feedback uit een intern gesprek. Alles wat ze toevoegen blijft bij de kandidaat staan. De huidige functie die bij elke kandidaat wordt getoond, komt uit de meest recente ervaring, dus corrigeren doet u door die ervaring bij de kandidaat aan te passen, niet ergens in de portal. Afgezien van de zichtbaarheidsschakelaars hierboven liggen de velden die de portal toont vast.
Om te controleren wat een klant ziet, opent u de portallink in een privé- of incognitovenster. Opent u die terwijl u aangemeld bent bij Spott, dan ziet u wat uw eigen Spott-gebruiker mag zien, inclusief vacatures van andere bedrijven, wat op een ernstig lek lijkt tot u de oorzaak doorhebt.
Wanneer een klant in de portal reageert, krijgt iedereen die aan de vacature toegewezen is een melding. Een Request Interview levert alleen een melding op: er wordt geen agenda-uitnodiging aangemaakt, dus u plant en verstuurt de uitnodiging nog steeds zelf, en dat is het moment om de collega’s toe te voegen die erbij moeten zijn.

​
Volgen wat de klant doet

Het subtabblad Activity is een doorlopend logboek van wat uw klant in de portal gedaan heeft. Elke regel noemt de persoon, de actie en de kandidaat waarop die betrekking heeft:
  • Uitgenodigd voor de portal, zodat u ziet wie wanneer toegang kreeg.
  • Portal geopend, zodat u weet dat de uitnodiging ook echt gebruikt is.
  • Opmerking achtergelaten bij een genoemde kandidaat, met de tekst van de opmerking erbij.
  • Impressie achtergelaten bij een genoemde kandidaat, met de score die is gegeven.
Scroll aan de rechterkant van het tabblad Portal naar beneden voor de kortere versie van diezelfde vraag: welke uitgenodigde contactpersonen de portal geopend hebben en welke niet.

​
Weergaven worden per kandidaat geregistreerd

Het openen van het profiel van een kandidaat wordt geregistreerd als een view, die te zien is op de pagina van die kandidaat in de portal en niet in de feed op vacatureniveau. Er is nog geen overzicht over alle kandidaten heen, dus om te zien wie bekeken is, opent u de kandidaten een voor een. Een klant die door de gepubliceerde lijst scrolt, telt niet mee. De weergave wordt pas geregistreerd wanneer die doorklikt naar het profiel zelf, wat het een echt signaal maakt dat iemand overwogen is en niet enkel opgelijst.

​
Werkwijze

  • Selecteer welke kandidaten u publiceert.
  • Stel de zichtbare velden in om details te tonen of te verbergen.
  • Nodig de contactpersonen bij de klant uit die toegang moeten krijgen.
  • Volg hun feedback en activiteit op via het subtabblad Activity.

Nieuw hierin? Begin met de gids

Vacatures beheren in de gids Get Onboarded. Kandidaten publiceren, klanttoegang en de activiteitenfeed lezen, in de flow van het opvolgen van een vacature.