Bij Settings → Data Model bepaalt u welke velden op uw records staan. U kunt eigen
attributen en bestandstypes aanmaken voor elk recordtype in uw workspace.
Recordtypes
Het datamodel toont elk recordtype met het aantal attributen dat het heeft: Candidates, Jobs,
Applications, Companies, Contacts, Opportunities en Files. Klik op een recordtype om de
attributen ervan te beheren.
Attributen
Binnen een recordtype somt het tabblad Attributes elk veld op. Per attribuut ziet u het
Type en de Properties:
- System-attributen zitten ingebouwd en kunnen niet verwijderd worden.
- Attributen met de aanduiding AI Filled worden automatisch door AI ingevuld. Zie
door AI ingevulde kolommen.
- Attributen met een ster (Starred) staan standaard op records. Attributen zonder ster
zitten verborgen achter Show all values. Sleep attributen om de volgorde te bepalen
waarin ze verschijnen.
Met Create your own attribute voegt u een eigen veld toe. Zie
eigen attributen voor de gegevenstypes en
hoe u ermee werkt.
Een eigen attribuut kan een description meekrijgen. Schrijf er een zodra de naam van het
veld niet helemaal duidelijk maakt hoe het ingevuld hoort te worden: wat telt als
“Seniority”, in welke munt een tarief staat, of een datum de start of de ondertekening is. In
de beschrijving legt u die afspraak vast, zodat een nieuwe collega niet hoeft te vragen of te
gokken.
Verplichte velden
De kolom Required in de attributenlijst geeft aan of een attribuut ingevuld moet worden,
en daar bestaan twee soorten van.
System required
Sommige attributen staan als System required aangeduid en zijn niet te wijzigen. Het gaat
om de velden waarzonder een record geen betekenis heeft: een vacature heeft een Company,
een titel bij Job en een Status nodig.
Warn when missing
Elk ander attribuut kan een waarschuwing krijgen. Open het menu ⋮ van het attribuut, kies
Configure required field, vink Warn user when the field is missing aan en sla op. In de
lijst verschijnt daarna de badge Warn when missing bij dat attribuut.
Wat de waarschuwing werkelijk doet
Maakt iemand een record aan zonder zo’n veld, dan toont Spott het venster Required fields are
missing met precies welke velden ontbreken, en de keuze tussen Fill in fields en Add
candidate anyway.
De naam van de instelling is eerlijk: ze waarschuwt, ze blokkeert niet. Iedereen kan
Add candidate anyway kiezen, en het record wordt met een leeg veld opgeslagen. Gebruik het
om data standaard volledig te houden, niet om die volledigheid te garanderen.
Bestanden en bijlagen
Bestanden horen ook bij het datamodel. U kunt bestandstypes definiëren die gedeeld worden
over records heen, bijvoorbeeld contracten of certificaten, en die types hun eigen attributen
geven, zoals een vervaldatum bij een certificaat. U stelt ze hier op dezelfde manier in als
recordattributen. Alles is ook bereikbaar via de API.
Toestemmingen
Op het recordtype Candidates beheert het tabblad Consents de toestemmingsdoelen die u kunt
bijhouden. Zie toestemmingsbeheer. 
