Template Builder

Template Builder maakt van een Word-document in uw huisstijl een herbruikbaar sjabloon voor opgemaakte cv’s en shortlists. U uploadt een .docx-bestand, een AI-agent bepaalt welke delen ervan met kandidaatinformatie gevuld moeten worden en bouwt het sjabloon, en u controleert het resultaat op een echte kandidaat voordat u het voor uw team publiceert. Zodra het aanstaat, kunnen beheerders en iedereen wiens rol het recht Manage Templates heeft het gebruiken. Zie toegang beheren.

​

Uw Word-bestand voorbereiden

De agent werkt vanuit een gewoon Word-bestand. Dat kan een van deze twee zijn:

• Een voorbeeld-cv in uw huisstijl, bijvoorbeeld een echt cv dat al opgemaakt was zoals u ze naar klanten stuurt. De agent leidt de structuur zelf af.
• Een sjabloon dat u zelf hebt voorbereid, met tijdelijke aanduidingen en geschreven instructies in het document.

Wat het resultaat beter maakt:

• Gebruik Word .docx. Geen .doc, geen Pages en geen pdf van het sjabloon.
• Neem elke sectie op, in de volgorde die u wilt. De agent vult tekst in en verandert niets aan uw opmaak, dus de lay-out die u uploadt is de lay-out die u krijgt. Secties toevoegen, verwijderen of herschikken doet u het makkelijkst in Word, voordat u uploadt.
• Schrijf uw regels in het document. Bijvoorbeeld “toon deze sectie alleen wanneer de kandidaat certificaten heeft”, “toon bij anonimisering de regio in plaats van de stad”, hoe datums moeten lezen (Jan 2024 - Mar 2025), of een sectie uit opsommingstekens of lopende tekst bestaat. Dit is optioneel: wanneer iets onduidelijk is vraagt de agent het, en u kunt alles achteraf verfijnen.
• Houd de lay-out eenvoudig. Lay-outs met één kolom werken het best. Vermijd tekstvakken, zwevende kaders en SmartArt; tabellen en inline afbeeldingen zijn geen probleem.

De lay-out zelf hoeft u niet te beschrijven. De agent leest die uit het document.

​

Template Builder openen

Ga naar Settings → Templates en klik op Template Builder. De pagina heeft twee lijsten:

• Templates in progress: sjablonen die u nog met de agent aan het bouwen bent. Open er een om verder te gaan waar u gebleven was. Deze lijst is persoonlijk, dus u ziet niet waar collega’s aan werken.
• Published templates: elk actief sjabloon in de workspace, cv en shortlist samen, ongeacht wie het publiceerde.

​

Een sjabloon aanmaken

Klik op + New template en kies:

1. Template type
   • CV: een sjabloon voor het cv van één kandidaat tegelijk.
   • Candidate shortlist: een sjabloon voor één shortlistdocument met verschillende geselecteerde kandidaten.
   Beide types doorlopen precies dezelfde stappen.
2. Starting point
   • New template: upload een of meer .docx-bestanden en bouw een sjabloon van nul op.
   • Existing template: begin vanuit een sjabloon dat u al hebt. Zie een gepubliceerd sjabloon wijzigen.
3. Klik op Start.

​

Een gepubliceerd sjabloon wijzigen

Een gepubliceerd sjabloon kunt u niet rechtstreeks bewerken. Om er een te wijzigen, maakt u een nieuw sjabloon aan met Existing template als vertrekpunt, kiest u het sjabloon waarvan u vertrekt en beschrijft u onder Instructions wat er moet veranderen. De agent werkt vanuit dat sjabloon, en u publiceert het resultaat als een nieuwe versie. Het huidige sjabloon blijft intussen werken, en u kunt teruggaan naar de vorige versie.

​

De vragen van de agent beantwoorden

Een klik op Start opent de Template Studio, waar de agent uw document leest en aan de slag gaat. Eerst stelt hij een paar vragen om te begrijpen wat u wilt. Hij vraagt altijd hoe geanonimiseerde cv’s eruit moeten zien, tenzij uw document dat al uitlegt. Kies een van de voorgestelde antwoorden of typ uw eigen antwoord. Afhankelijk van het document kunnen er meer vragen komen. Beantwoord ze en verstuur. Ze hoeven niet perfect te zijn: u kunt specifieker worden zodra u een voorbeeld ziet.

​

De agent het sjabloon laten bouwen

Een eerste versie bouwen duurt meestal 2 tot 5 minuten, afhankelijk van hoe complex uw sjabloon is. Het agentpaneel rechts toont waar hij mee bezig is terwijl hij werkt. U hoeft niet op de pagina te wachten. Ga verder met uw werk en kom later terug: het sjabloon staat als Running onder Templates in progress, en er gaat niets verloren.

​

Het sjabloon nakijken

Wanneer de agent klaar is, heeft de Template Studio drie panelen:

• Links, Settings en Components: de instellingen voor het hele sjabloon, en elk onderdeel erin, elk met zijn eigen configuratie.
• Midden, Template en Preview: uw document met elke tijdelijke aanduiding gemarkeerd. Met de tabbladen wisselt u tussen het sjabloon en een voorbeeld.
• Rechts, Agent: een samenvatting van wat de agent bouwde, en een chatvak om wijzigingen te vragen.

​

Sjablooninstellingen

Linksboven staan twee instellingen die voor het hele sjabloon gelden:

• Anonymization: de instructies die gebruikt worden wanneer een document gegenereerd wordt met Anonymize output aangevinkt. De agent schrijft ze op basis van uw antwoord op zijn vraag. Lees ze na en pas ze aan waar nodig, door de tekst te bewerken of door het de agent te vragen.
• Verbatim: staat dit aan, dan neemt elke sectie de tekst exact over zoals die op het oorspronkelijke cv van de kandidaat staat, zodat u niet in elke instructie “gebruik de exacte bewoording” hoeft te herhalen.

​

Onderdelen

Klik op een willekeurig deel van het document in het middelste paneel en het bijbehorende onderdeel opent links, met hoe dat deel gevuld wordt. Een onderdeel is ofwel één veld, zoals de naam van de kandidaat, ofwel een sectie die er meerdere groepeert. Elk onderdeel heeft:

• Instructions: hoe de inhoud gevuld moet worden.
• Verbatim: de tekst exact overnemen zoals die op het oorspronkelijke cv staat, alleen voor dit onderdeel. Houd bijvoorbeeld opleiding, ervaring en certificaten verbatim, maar laat de profielsamenvatting herschrijven: zet Verbatim daarvoor uit en beschrijf in de instructies hoe ze moet lezen.
• Anonymization: extra anonimiseringsregels voor dit onderdeel, bovenop die van het sjabloon.

Een sectie heeft daarnaast een schakelaar Conditional, zodat de hele sectie alleen verschijnt wanneer aan een voorwaarde voldaan is. Schrijf de voorwaarde als een zin, bijvoorbeeld “De bron bevat certificaten of certificeringen.” Een cv zonder certificaten heeft dan gewoon geen sectie Certificates, in plaats van een lege kop. Pictogrammen in de lijst met onderdelen tonen de belangrijkste instellingen in één oogopslag: een filter-pictogram markeert een voorwaardelijke sectie, en een aanhalingsteken-pictogram markeert verbatim inhoud. Blokken die zich per item herhalen, zoals één per functie of per diploma, dragen een pictogram met twee pijlen.

​

Dynamische secties

Het cv van een kandidaat bevat vaak informatie waarvoor uw sjabloon geen sectie heeft. Een dynamische sectie, zoals Additional Information aan het einde, vangt die op: Spott zoekt op het cv naar alles wat relevant is en nergens anders aan bod komt, en voegt elk stuk toe als een eigen sectie met een eigen kop, bijvoorbeeld Skills of Languages.

​

Met de agent werken

Wijzig alles met de hand, of vraag het de agent in het chatvak rechtsonder. Vraag hem bijvoorbeeld, nadat u Verbatim voor het profiel hebt uitgezet, om “de profielinstructie aan te passen zodat ze in de derde persoon geschreven wordt”. Hij past de instructie aan en legt uit wat hij veranderde. U en de agent kunnen aan hetzelfde sjabloon werken: wanneer u zelf iets bewerkt, krijgt de agent te horen wat er precies veranderde en overschrijft hij het niet. Grotere wijzigingen werken op dezelfde manier, zoals een sectie verwijderen. Wanneer de agent klaar is, rendert hij het sjabloon opnieuw om het resultaat te controleren.

​

Voorbeeld met een echte kandidaat

Open het tabblad Preview, kies een kandidaat en klik op Preview template. Elke kandidaat in uw database werkt, dus kies er een van wie u weet dat het profiel volledig is. Voor een sjabloon van het type Candidate shortlist kiest u verschillende kandidaten. Het voorbeeld is de beste controle die u hebt. Klopt er iets niet, zeg de agent dan vanuit het voorbeeld wat er moet veranderen, en bekijk het voorbeeld opnieuw. Die lus, voorbeeld, feedback geven, controleren, opnieuw voorbeeld, is hoe een sjabloon goed wordt. Verandert het sjabloon na een voorbeeld, dan wordt het voorbeeld als stale gemarkeerd. Voer het opnieuw uit voordat u publiceert: Publish blijft onbeschikbaar tot het voorbeeld overeenkomt met het sjabloon.

​

Wat het voorbeeld invult

Kandidaatinformatie wordt vanuit het profiel ingevuld, samen met velden zoals de datum. Alles waarvoor Spott niets heeft, verschijnt tussen haakjes, bijvoorbeeld (INSTITUTION) voor een diploma zonder school op het record, of (CONSULTANT NAME) in een voettekst. Dat is bewust: het document toont u wat ontbreekt in plaats van het te verzinnen.

​

Publiceren

Ziet het voorbeeld er goed uit, klik dan rechtsboven op Publish. Geef het sjabloon een naam, zet eventueel Set as default template aan om het de standaard voor uw workspace te maken, en klik op Save. Het sjabloon verschijnt onder Published templates en uw team kan het meteen gebruiken. Om het later de standaard te maken, klikt u op de ster ernaast. Om er een document mee te genereren, zie cv’s en klantdocumenten.

​

Snelle naslag