Compliance

Toestemmingsbeheer gaat over het individuele record: waarmee een kandidaat of contact heeft ingestemd, en tot wanneer. De pagina Compliance onder Tools is de kant van hetzelfde werk die de hele workspace beslaat. Ze heeft drie tabbladen:

• Suppressions: elk e-mailadres waarnaar Spott niet meer verstuurt, en waarom.
• Duplicate candidates: paren kandidaten die op dezelfde persoon lijken.
• Files: de bestanden in uw hele workspace, die u kunt filteren en in bulk verwijderen.

Ziet u Compliance niet onder Tools, dan is de pagina nog niet ingeschakeld voor uw workspace. Vraag het aan uw Customer Success-contact.

​

Suppressions

Tools → Compliance → Suppressions toont elk e-mailadres waarnaar Spott niet meer verstuurt, met de reden en waar het vandaan komt.

​

Hoe een adres op de lijst komt

Het grootste deel van de lijst vult zichzelf:

• Uitschrijvingen. Iemand klikt op de link Unsubscribe in een marketing-e-mail, of in een geautomatiseerde e-mail die is verstuurd met Send email from your configured domains. Beide bevatten altijd die link.
• Bounces. Een e-mail naar het adres is definitief gebounced.
• Spamklachten. De ontvanger heeft een e-mail als spam gemarkeerd.
• Mislukte controles. Voordat een marketingmail vertrekt, controleert Spott op de achtergrond of elk adres geldig is. Een adres dat niet slaagt, wordt geregistreerd als Undeliverable address of High-risk address en krijgt niets toegestuurd. Dat houdt uw bouncepercentage laag en beschermt de reputatie van uw verzenddomein.

Een uitschrijving van een adres dat op geen enkel record in Spott staat, wordt niet vastgelegd.

​

Zelf een adres blokkeren

Laat iemand u weten dat hij nooit meer iets van u wil horen, telefonisch of in een antwoord, voeg zijn adres dan met de hand toe in plaats van te hopen dat iedereen het onthoudt.

1. Ga naar Tools → Compliance → Suppressions en klik rechtsboven op Add suppression.
2. Vul het Email in. Eén adres per keer.
3. Kies de Reason:
   • Manual (all channels), hier de standaard, blokkeert elke e-mail naar dat adres. Zie wat elke reden blokkeert.
   • Manual (marketing) blokkeert alleen marketingcampagnes.
4. Sla op.

Het adres hoeft niet bij een record te horen. U kunt iemand blokkeren nog voordat hij ooit geïmporteerd wordt, en hij blijft geblokkeerd wanneer hij binnenkomt. U kunt ook een blokkering toevoegen vanuit het subtabblad Consent van een kandidaat, door een van de eigen adressen van die persoon te kiezen. Daar staat de reden standaard op Manual (marketing), dus zet ze op Manual (all channels) als de persoon gevraagd heeft helemaal niet gemaild te worden.

​

Wat elke reden blokkeert

De reden bepaalt hoe ver een blokkering reikt: Een uitschrijving voor uw nieuwsbrief houdt een recruiter dus niet tegen om die persoon een-op-een te antwoorden. Om ook dat te stoppen, voegt u een blokkering Manual (all channels) toe. Sommige e-mails worden nooit geblokkeerd, wat de reden ook is:

• Send email notification from Spott, de automatiseringsactie die alleen uw eigen Spott-gebruikers mailt
• Uitnodigingen en herinneringen voor het Company Portal
• De e-mail die vertrekt wanneer iemand een meeting boekt via uw planningslink

Blokkeringen gelden alleen voor e-mail. Sms- en WhatsApp-berichten worden nooit getroffen.

​

Wat er gebeurt wanneer u een geblokkeerd adres mailt

Spott laat de e-mail niet vertrekken, en er is geen optie om hem toch te versturen:

• Een e-mail schrijven: het adres wordt geweigerd zodra u het toevoegt, met “address is suppressed and can’t receive emails, so it wasn’t added as a recipient.” Dat geldt voor To, Cc, Bcc en de deelnemers van een agenda-uitnodiging. In de suggesties voor ontvangers krijgt het adres het label Suppressed.
• Bulkmail: geblokkeerde mensen worden overgeslagen, en Spott laat u weten hoeveel: ”# people were skipped because their email address is suppressed”.
• Ingeplande e-mail: wordt een adres geblokkeerd nadat u de e-mail inplande, dan mislukt de e-mail op het geplande moment in plaats van te vertrekken.
• Outreachcampagne: u kunt de persoon nog steeds inschrijven. Zodra zijn volgende e-mailstap aan de beurt is, worden die stap en de rest van zijn reeks geannuleerd, en staat er Recipient is suppressed.
• Marketingcampagne: de persoon verschijnt als Skipped.

​

Eén adres, niet de hele persoon

Een blokkering hoort bij één e-mailadres, ongeacht hoofdletters of kleine letters. De andere adressen van de persoon blijven bruikbaar, en wanneer u de persoon mailt, kiest Spott een adres dat niet geblokkeerd is. Is iemand bij zijn vorige werkgever vertrokken en bouncet zijn werkadres nu, dan werkt zijn privéadres nog steeds. Marketing is strenger: een marketingcampagne laat de hele persoon weg zodra een van zijn adressen geblokkeerd is.

​

De lijst lezen

Elke rij toont:

• Email
• Suppressed at, de datum en het tijdstip, met een badge Exempted wanneer er een uitzondering geldt
• Reason, zoals Manual (all channels) of Unsubscribed
• Source: de collega die een manuele regel toevoegde, of de campagne of automatisering waar een automatische regel vandaan komt

Gebruik de lijst om bounces na te lopen: zoek bij iemand die gebounced is eerst een nieuwer adres voordat u hem of haar afschrijft. Zie uitsluitingen in marketing.

​

Een blokkering opheffen

Hoe u een blokkering opheft, hangt af van waar ze vandaan komt.

• Een manuele regel kunt u verwijderen: gebruik Delete op de rij en bevestig.
• Een uitschrijving, een bounce of een andere automatische regel kan niet verwijderd worden. Een uitschrijving is een registratie van wat iemand gevraagd heeft, dus die blijft. Gebruik in de plaats daarvan Exempt en geef een reden op, tot 1.000 tekens, zodat de volgende persoon kan zien waarom u die persoon weer mailt. De blokkering blijft op de lijst staan met een badge Exempted.

Een blokkering kan tot drie keer een uitzondering krijgen, met telkens één actieve uitzondering tegelijk. Om er een ongedaan te maken, trekt u ze in vanuit de Exemption log, en dan geldt de blokkering opnieuw. Hiervoor bestaat geen apart recht: iedereen die de pagina Compliance kan openen, kan blokkeringen toevoegen, verwijderen, uitzonderen en uitzonderingen intrekken.

​

Duplicate candidates

Tools → Compliance → Duplicate candidates toont kandidaten die op dezelfde persoon lijken. Toestemming en opt-outs zijn alleen betrouwbaar wanneer elke persoon één record heeft: een opt-out op de ene kopie doet niets voor de andere. Loop de paren na en voeg ze samen, één paar tegelijk. Zie duplicaten samenvoegen.

​

Files

Tools → Compliance → Files brengt de bestanden uit uw hele workspace samen in één tabel die u kunt filteren. Het is de plek om op te ruimen, bijvoorbeeld om documenten te verwijderen die u geen reden meer hebt om te bewaren. Om bestanden in bulk te verwijderen, vinkt u ze aan en klikt u op Delete in de balk die verschijnt. Om alles te nemen wat aan uw filters voldoet, gebruikt u alles selecteren, wat elk overeenkomend bestand bereikt en niet alleen die op het scherm. Tot 1.000 met de hand gekozen bestanden, of tot 10.000 met alles selecteren, gaan in één beurt mee. Alles boven 1.000 wordt op de achtergrond verwijderd. Het venster Delete files vraagt u een zin te typen zoals “delete 12 files” voordat Delete beschikbaar wordt. U kunt ook vanaf een record bestanden in bulk verwijderen: het tabblad Files bij kandidaten, contacten, bedrijven, vacatures, opportunities en plaatsingen werkt op dezelfde manier, voor tot 1.000 bestanden. Zie het tabblad Files.