Intégrations prises en charge
Ce dont vous disposez dépend de votre opérateur, commencez donc par ici :- Aircall, RingCentral, Ringover, RingRing et Dialpad : développées et prises en charge par Spott. Aircall, RingCentral et Ringover comprennent un composeur intégré à la plateforme, qui vous permet d’appeler sans quitter la page.
- VoIPPlay et Devyce : appel en un clic, avec les appels, les notes et les enregistrements synchronisés vers Spott.
La sélection d’un numéro exige la permission Manage workspace settings. Sans elle, le
sélecteur est visible mais grisé, et votre administrateur doit s’en charger. Voir
la gestion des accès.
Ce que vous obtenez
- Appel en un clic : cliquez sur n’importe quel numéro de téléphone dans Spott (sur un profil, dans un tableau, dans les résultats de recherche) pour le composer directement.
- Fenêtres d’appel entrant : quand un candidat ou un contact connu appelle, une carte apparaît en bas à droite de l’écran, ce qui vous permet d’ouvrir son profil avant de décrocher.
- Tous les appels dans le fil d’activité : les appels aboutis sont toujours consignés sur l’onglet Activity de la personne, si bien que la trace de votre échange existe dans tous les cas.
- Enregistrement : les appels aboutis, entrants comme sortants, sont enregistrés par votre opérateur VoIP et mis à disposition dans Spott. Les appels manqués et sans réponse ne sont ni enregistrés ni transcrits.
- Transcription automatique et analyses IA : après l’appel, Spott transcrit l’enregistrement, le relie à la bonne personne grâce au numéro de téléphone, et propose des mises à jour de profil et des tâches de suivi à partir de ce qui a été dit.
Vous décidez quels appels deviennent des notes
La consignation est automatique, la note ne l’est pas. Une durée d’appel minimale détermine si un appel donne lieu à un compte rendu : All calls (aucun minimum), ou 15, 30, 45 ou 60 secondes. Tout appel plus court reste consigné dans le fil d’activité mais ne produit pas de note, ce qui évite de retrouver dans vos notes les appels de deux sonneries et les messageries. Vous réglez cela dans Minimum call duration to transcribe sur la page de votre opérateur, dans Settings → Integrations, et le réglage s’applique à toutes les intégrations VoIP, pas seulement à celle depuis laquelle vous l’avez défini.Les numéros de téléphone doivent être enregistrés au format international (par exemple
+32...) pour que la reconnaissance de l’appelant fonctionne de façon fiable.La fiche d’appel
Chaque appel traité obtient sa propre page dans Spott, accessible depuis l’activité de la personne concernée. On y trouve :- les AI Suggested Updates et les Suggested Tasks retenus à partir de la conversation, que vous pouvez accepter ou refuser
- l’enregistrement, avec un lecteur audio
- la transcription complète
- un panneau Details avec les participants et les détails de l’appel (émetteur, destinataire, heure de début et de fin), ainsi que les notes liées à l’appel
- Ask AI, un agent capable de répondre à vos questions sur l’appel
Les fenêtres d’appel entrant
Quand un appel arrive sur votre numéro VoIP connecté, Spott affiche une carte en bas à droite avec l’appelant et le statut de l’appel (sonnerie, en cours, terminé) :- Si le numéro correspond à un candidat ou à un contact, son nom s’affiche et un clic ouvre son profil.
- Les numéros inconnus apparaissent comme « Unknown caller ». Spott reste volontairement discret pour que des appels de passage n’interrompent pas votre travail.
L’appel n’a produit aucune note ?
Passez cette liste en revue, elle couvre les causes les plus fréquentes :- L’enregistrement est-il activé chez votre opérateur ? Spott transcrit les enregistrements produits par votre opérateur. Chaque opérateur a son propre réglage d’enregistrement (par numéro dans Aircall, dans le tableau de bord chez Ringover, dans l’Admin Portal de RingCentral, par appel ou par bureau dans Dialpad) ; consultez le guide de configuration de votre opérateur.
- Votre numéro est-il sélectionné dans Spott ? Sans numéro sélectionné, les appels entrants ne sont pas reconnus et les notes ne peuvent pas être reliées ; le guide de configuration de votre opérateur indique où le sélectionner.
- Le numéro de téléphone de la personne est-il au format international (par exemple
+32...) ? C’est ainsi que Spott rattache l’appel à la bonne fiche. - L’appel a-t-il duré assez longtemps ? Les appels plus courts que Minimum call duration to transcribe, sur la page de votre opérateur dans Settings → Integrations, sont consignés dans le fil d’activité mais ne produisent pas de note. Réglez ce paramètre sur All calls pour écarter cette hypothèse. Les appels manqués et sans réponse ne sont pas consignés du tout.
Bon à savoir
- Les tâches ne sont pas créées automatiquement à partir des appels. Spott propose des tâches issues de la transcription, mais c’est vous qui décidez de les accepter.
- L’affichage du nom dans le composeur ne fonctionne que dans un sens. Quand vous appelez en un clic depuis Spott, votre composeur affiche le nom de la personne. Quand vous composez à la main ou recevez un appel, le composeur peut n’afficher que le numéro ; l’appel est malgré tout attribué à la bonne personne dans Spott ensuite, et la fenêtre d’appel indique qui appelle.
- Ringover vous propose deux façons d’appeler. Cliquer sur un numéro donne le choix entre Ringover, qui ouvre le composeur dans Spott et attend que vous lanciez l’appel, et Desktop, qui transmet l’appel à l’application de bureau Ringover et compose immédiatement. Les deux options sont proposées volontairement, pour que chacun choisisse son support, et aucune ne peut être désactivée.
- Pas d’intégration VoIP, pas de fonctions d’appel. Les numéros de téléphone et les abonnements sont gérés par votre opérateur VoIP, pas par Spott.