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Le Note Taker de Spott rejoint vos réunions en ligne, les transcrit dans n’importe quelle langue et les transforme en comptes rendus structurés.

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Démarrage rapide

  1. Connectez votre agenda Microsoft Outlook ou Google dans Settings → Accounts. Spott synchronise votre agenda en continu pour repérer les réunions en ligne à venir.
  2. Allez dans Settings → Calls et activez Enable Spott Note Taker.
  3. Acceptez les conditions générales.
Spott ne rejoint que les réunions qui comportent un lien Zoom, Teams ou Google Meet valide.

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Activer et désactiver le Note Taker

Le même interrupteur dans Settings → Calls commande les deux sens. Désactiver Enable Spott Note Taker retire immédiatement le robot des réunions à venir et l’empêche d’être programmé sur les nouvelles. Les transcriptions et les résumés déjà produits sont conservés. Vous n’êtes pas obligé de choisir une fois pour toutes. Même avec le Note Taker désactivé, vous pouvez le faire participer à une réunion précise, à la main. Pour une vidéo pas à pas, cliquez ici. Vous pouvez aussi appeler le Note Taker en cours de réunion, ce qui est utile quand quelqu’un l’a retiré ou que vous avez oublié de l’activer. Utilisez Dial in Note Taker depuis la réunion dans Spott et il rejoint l’appel en cours.

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L’écarter d’une réunion précise

Le robot rejoint toute réunion à laquelle vous êtes convié, y compris quand l’invitation vous a simplement été transférée. C’est ainsi qu’il se retrouve dans une réunion client où vous étiez en copie sans y prendre réellement part.
  • Pour une réunion, ouvrez-la dans l’agenda et désélectionnez le note taker.
  • Par défaut, réglez Settings → Calls sur Do not join by default, puis activez-le réunion par réunion, ou faites-le entrer une fois l’appel commencé.
Ce réglage est propre à chaque utilisateur, il n’existe pas d’interrupteur pour tout l’espace de travail. Quand une boîte partagée comme bookings@ occupe un siège Spott, c’est son propre réglage qui programme le robot sur tout ce qu’elle réserve : modifiez-le donc sur ce compte plutôt que sur le vôtre.
  • D’autres participants peuvent déclencher le Note Taker. Même si vous l’avez désactivé, le robot peut rejoindre la réunion si un autre participant invité a activé la participation automatique.
  • Les changements de réglage mettent un certain temps à s’appliquer aux réunions déjà programmées.
  • Vous pouvez déconnecter Spott à tout moment pour arrêter complètement les participations à venir.
Deux limites à connaître. Le Note Taker ne fonctionne que sur des réunions d’agenda en direct : il n’est donc pas possible de téléverser un fichier audio pour le faire transcrire. Et changer son nom affiché ou son avatar exige la permission Manage workspace ; les réunions déjà programmées conservent l’avatar avec lequel elles ont été créées, un nouvel avatar n’apparaît donc que sur les nouvelles réunions.

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Fonctionnement

Une fois activé, le Note Taker va :
  • programmer le robot Spott pour qu’il rejoigne la salle d’attente de vos futures réunions en ligne, à partir de votre agenda synchronisé. Les réunions n’ont pas besoin d’être créées dans Spott.
  • rejoindre la réunion dès que l’organisateur l’admet.
  • capter la réunion pour transcrire ce qui a été dit, quelle que soit la langue, et générer un compte rendu concis et structuré. Celui-ci apparaît dans Spott en général 2 à 5 minutes après la fin de la réunion.
Les résumés suivent les insight templates que vous pouvez personnaliser dans les réglages, de sorte que le compte rendu adopte la structure voulue par votre équipe plutôt qu’un résumé générique. Voir les insight templates. Les résumés retiennent le salaire, la rémunération et les avantages évoqués pendant l’appel, ce qui est souvent, pour un recruteur, la partie d’un brief qui mérite d’être relue. Comme pour toute transcription, vérifiez le chiffre par rapport à vos propres notes avant de le reprendre devant un client ou un candidat. Le Note Taker peut se voir refuser l’accès depuis la salle d’attente, et une fois dans la réunion vous pouvez le retirer comme n’importe quel autre participant. Vous gardez la main du début à la fin.

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Qui peut lire les comptes rendus

Les comptes rendus de réunion sont par défaut visibles de tout votre espace de travail, ce qui inclut les réunions internes entre collègues. Un entretien individuel sur la rémunération ou la performance est rédigé et lisible par l’équipe, à moins de supprimer la note ensuite.Supprimer la note ne retire pas la réunion elle-même. L’enregistrement et la transcription restent accessibles aux personnes présentes à la réunion via l’événement d’agenda : la suppression retire donc la note de Spott, pas la trace de la conversation.
Quand une conversation ne doit tout simplement pas être consignée, écartez le Note Taker dès le départ, avec l’exclusion réunion par réunion décrite plus haut.

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L’enregistrement vidéo

Les administrateurs peuvent décider si l’enregistrement vidéo est actif pour tout l’espace de travail, via le réglage Enable Video Recording. Une fois désactivé, les nouvelles vidéos de réunion ne sont plus conservées. Les enregistrements peuvent aussi être supprimés réunion par réunion ; la suppression est définitive. Pour partager une réunion avec un client, téléchargez la transcription ou la vidéo depuis la note et transmettez-la vous-même. Il n’existe aucun moyen de donner accès à la note à une personne extérieure à votre espace de travail.

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Résolution des problèmes

Le Note Taker n’apparaît pas ? Vérifiez que l’événement d’agenda comporte un lien Zoom, Teams ou Google Meet valide et qu’il a été créé dans le compte connecté. Les réunions que le Note Taker rejoindra affichent une petite icône de caméra dans le calendrier Spott.Le Note Taker n’a pas rejoint la réunion ? Vérifiez que l’interrupteur est bien activé et que l’organisateur ne l’a pas refusé depuis la salle d’attente.