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La page Candidates vous offre trois façons de trouver des personnes : la barre de recherche pour les recherches rapides, les filtres structurés pour découper précisément votre base de données, et l’onglet Search pour un sourcing en profondeur, assisté par l’IA, sur l’ensemble du vivier. Ouvrez la page Candidates depuis le menu de gauche (raccourci : G puis A ; voir tous les raccourcis clavier).

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Utiliser la barre de recherche

La barre de recherche se trouve en haut à gauche du tableau des candidats. Tapez un nom ou un mot-clé pour réduire la liste au fur et à mesure de la saisie.
Vous cherchez à qui appartient une adresse e-mail ou un numéro de téléphone ? Utilisez plutôt la recherche globale (⌘K / Ctrl+K). Elle retrouve la personne à qui appartient un identifiant dans toute la base de données.

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Recherche booléenne

La barre de recherche accepte des requêtes booléennes complètes avec AND, OR, NOT et des parenthèses. Spott bascule automatiquement en mode booléen dès que votre requête contient des guillemets doubles :
Vous gardez ainsi un contrôle précis quand une simple recherche par mot-clé renvoie trop de résultats.

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Appliquer des filtres structurés

Cliquez sur le bouton Filters au-dessus du tableau pour ajouter un filtre. Les filtres sont regroupés par type de données, notamment :
  • Current Job Title, Years of Experience et Keywords
  • Company, avec le secteur et les entreprises précédentes
  • Location et Education
  • Compensation et Last Interaction
  • Jobs : toutes les personnes engagées dans un processus pour un poste ou une entreprise donnée, ou actuellement positionnées à une étape précise
  • Lists et Source
  • Phone number, y compris son area code, pour découper une liste par indicatif quand le champ de localisation est peu rempli
  • Tous les custom fields configurés dans votre espace de travail
  • Les filtres Compliance, comme le statut de consentement, quand le suivi du consentement est activé
Par défaut, les résultats correspondent à tous les filtres appliqués. Utilisez le menu à trois points d’un filtre appliqué pour combiner les filtres en any à la place, par exemple « Paris ou Londres ». Pour des découpages plus complexes, combinez les filtres en filter groups : chaque condition d’un groupe est reliée par AND ou OR, et vous cliquez sur l’opérateur placé devant une condition pour le changer.
Location propose Set location pour un rayon autour d’un point, et Set area pour une zone nommée, qui peut être une ville, une région ou un pays. Pendant la saisie, chaque suggestion est étiquetée selon sa nature, par exemple Region, Municipality ou Place, ce qui vous permet de distinguer la région « Flanders, Belgium » d’une commune du même nom avant de choisir. Les localisations sont géocodées : « London » et « Greater London » renvoient donc à la même zone. Set area accepte aussi des continents entiers : Europe, North America, South America, Asia, Africa et Oceania. Pratique pour la coupe grossière que vous faites avant tout le reste, par exemple exclure toutes les personnes hors d’Europe sur un poste qui ne peut pas parrainer de visa. Il n’existe pas de filtre « a reçu un e-mail » à proprement parler. C’est Last Interaction qu’il faut utiliser, puisque l’e-mail fait partie des points de contact qui le font bouger : filtrez sur Last Interaction At pour la date du dernier contact, Last Interaction With pour savoir quel collègue était concerné, ou sur le plus large Last Activity Date pour toute activité sur la fiche.

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IA texte vers filtres

Vous n’avez pas besoin de savoir où se trouve chaque filtre. Tapez simplement une description dans la boîte de filtres, par exemple « développeur React avec plus de 5 ans d’expérience, habitant en Californie », et Spott la convertit en filtres pour vous avec AI Text to filters.

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Filtres prédéfinis

Un jeu de filtres que vous utilisez souvent peut être enregistré comme preset filter, pour l’appliquer en un clic au lieu de le reconstruire. Une fois vos filtres appliqués, ouvrez le menu des filtres, survolez Preset filters et choisissez Save current filter set.
Donnez un nom au preset et enregistrez-le. Il apparaît ensuite sous Preset filters, prêt à être appliqué.
Là où une vue enregistre toute la configuration du tableau, un preset n’enregistre que le jeu de filtres. Les presets sont également disponibles lors de la modification des pre-filters d’une recherche, ce qui vous permet de réutiliser le même jeu de filtres pour du sourcing en profondeur :

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Enregistrer des filtres dans des vues

Enregistrez un jeu de filtres comme vue pour y revenir plus tard. Vous pouvez créer autant de vues que vous le souhaitez :
  • Cliquez sur le sélecteur de vue (il affiche All au départ)
  • Réglez vos filtres
  • Cliquez sur Save view
  • La vue enregistrée est désormais disponible dans la liste déroulante
Quand vous modifiez les filtres, les tris ou les colonnes d’une vue, une invitation à enregistrer ou annuler apparaît en haut du tableau. Les modifications ne sont conservées qu’après enregistrement. Voir utiliser les vues pour tout ce que contient une vue.
Là où la barre de recherche et les filtres portent sur les champs du profil, Search lance une recherche classée par l’IA sur tous les candidats de votre base de données, y compris leurs notes et les pièces jointes labeled as CVs (les autres pièces jointes ne sont pas parcourues). Ouvrez-le depuis Search, sous Tools dans le menu de gauche, ou depuis l’onglet Search à côté de All candidates, en haut à gauche de la page Candidates.
Décrivez votre profil idéal avec vos propres mots, ou utilisez Start from pour partir d’un poste existant dans Spott ou d’une description de poste collée. Spott transforme votre saisie en pre-filters et en critères que vous validez avant de lancer la recherche, puis classe les résultats par score de correspondance. Rien de ce que Spott retient n’est figé : vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer n’importe quel pre-filter ou critère, avant comme après le lancement de la recherche. Les étiquettes sous la boîte de saisie, par exemple Job Title, Location et Experience, s’allument à mesure que Spott reconnaît ces éléments dans votre description. Elles vous permettent de vérifier ce qui a été retenu avant de lancer la recherche.

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Recherches récentes et historique

Vos recherches récentes se trouvent sous la boîte de saisie, chacune avec ses pre-filters et ses critères, sa meilleure correspondance et le nombre de candidats trouvés. Cliquez sur l’une d’elles pour la rouvrir au lieu de décrire à nouveau le profil. Search History, en haut à droite, affiche la liste complète.

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Lire les résultats

Search et le matching reposent sur le même moteur et renvoient le même tableau de résultats. La façon dont les deux moitiés d’une recherche fonctionnent ensemble y est expliquée en détail :

Filtres et critères

Pourquoi les pre-filters réduisent le vivier et les critères classent ce qui reste.

Lire un score de correspondance

Les scores de 0 à 100, la notation par pouce pour chaque critère et le raisonnement associé.
Les puces pre-filters et criteria au-dessus des résultats restent modifiables. Ouvrez l’une ou l’autre pour ajuster la recherche et la relancer, plutôt que de décrire le profil depuis zéro.

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Agir sur les résultats

Parcourez la liste avec les onglets All, To Review et Reviewed. Cochez les candidats qui vous intéressent : une barre d’actions apparaît en bas du tableau.
  • Accept déplace les candidats sélectionnés dans un pipeline. Un sélecteur d’étape s’ouvre pour que vous choisissiez où ils atterrissent, parmi les étapes configurées dans votre espace de travail.
  • Mark as reviewed les déplace vers l’onglet Reviewed, ce qui vous permet de continuer à traiter ceux que vous n’avez pas encore évalués.
  • Candidate Actions et Communication Actions regroupent les opérations groupées sur les fiches sélectionnées, dont Generate Shortlist, qui écrit la sélection dans une shortlist Word pour un client.
  • Enrich recherche les e-mails et numéros de téléphone manquants pour la sélection. Voir enrichissement des coordonnées.

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Modifier un champ sur plusieurs fiches à la fois

La même barre d’actions propose une mise à jour d’attribut, qui ouvre une boîte de dialogue appelée Update Candidate Attribute. Choisissez l’attribut, définissez la valeur, et elle est écrite sur toutes les fiches que vous avez sélectionnées. Le sélecteur couvre vos custom attributes ainsi que Main Contact, ce qui en fait le moyen de confier un lot de candidats à un autre consultant après un import, ou d’appliquer un statut personnalisé à toute une liste sans ouvrir les fiches une par une. Cela fonctionne pour les candidats et les contacts. Les entreprises n’ont pas encore d’équivalent : marquer quelques centaines d’entreprises comme off-limits se fait donc encore fiche par fiche. Les actions groupées qui écrivent dans les fiches, comme l’ajout d’une sélection à une liste ou à un poste, traitent 1 000 fiches à la fois. Au-delà, il faut découper le travail ou le confier au support.
Un envoi d’e-mails groupé depuis Communication Actions est délibérément cadencé, avec 30 à 90 secondes entre chaque message, pour que votre fournisseur ne prenne pas la rafale pour du spam. Un envoi à 50 personnes prend donc près d’une heure, et il n’y a aucun moyen de l’accélérer. Rien n’est bloqué : regardez-les partir plutôt que de renvoyer.
Utilisez Share Search, en haut à droite, pour transmettre la recherche à un collègue.

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Organiser les résultats

  • Par défaut, le tableau est trié par last activity, donc les candidats récemment actifs apparaissent en premier.
  • Triez sur n’importe quelle colonne triable depuis le menu de son en-tête. Les tris sont enregistrés dans la vue.
  • Les résultats de l’onglet Search et du matching sont toujours classés par score de correspondance.
  • Effacez tous les filtres pour revenir à la liste complète des candidats.
Deux règles de classement l’emportent sur un tri de colonne sans le signaler. Un filtre similar to sur l’intitulé de poste ordonne les résultats par similarité : cliquer sur un en-tête de colonne semble alors sans effet ; passez ce filtre en is, ou ajoutez un filtre sur la dernière interaction, et le tri revient. Les onglets Search et matching se comportent de la même façon, classés par score de correspondance. Pour compter les résultats d’une recherche, faites select all : le total apparaît avec la sélection. Il n’y a pas de total sur le tableau lui-même. Tous les autres endroits où Spott utilise l’IA sont recensés dans l’IA dans Spott.