Ouvrir le chatbot
Une fois le chatbot activé pour votre espace de travail, il se trouve en haut à gauche de la barre latérale, sous Chat. Cela ouvre une section de chat qui liste vos chats récents, pour reprendre une conversation antérieure là où vous l’aviez laissée. Lancez un New Chat pour ouvrir la zone de saisie. Depuis celle-ci, vous pouvez :- Taper votre question ou votre instruction, la méthode la plus simple.
- La dicter par saisie vocale, avec le bouton du micro.
- Joindre des fichiers, comme des CV ou d’autres documents, avec le bouton du trombone.
Depuis une fiche
Le chatbot est aussi toujours disponible dans le panneau latéral, via Ask AI, avec exactement les mêmes capacités. La fenêtre de chat principale vous offre le plus d’espace ; le panneau latéral est pratique lorsque vous travaillez sur une fiche précise. Lorsque vous ouvrez le panneau latéral sur un candidat, un contact, une entreprise ou un poste, le contexte de cette fiche est prérempli. Vous pouvez donc simplement demander :Résume son expérience.Le chatbot comprend que vous parlez de la personne dont vous consultez la page. Vous pouvez tout de même poser des questions sur n’importe quelle autre fiche, par exemple pour comparer le candidat affiché avec quelqu’un d’autre :
Compare cette personne avec [autre candidat].
Poser votre première question
Le plus simple pour commencer est de demander des fiches, comme vous décririez un filtre à un collègue :Donne-moi les dix candidats du domaine du génie logiciel avec lesquels nous avons été en contact le plus récemment.En coulisses, le chatbot traduit votre question en filtres identiques à ceux que vous pouvez appliquer manuellement dans Spott, choisit ceux qui correspondent le mieux et les applique. Tous les filtres de Spott sont pris en charge, vos questions peuvent donc être aussi détaillées que vous le souhaitez. La réponse s’affiche sous forme de liste ou de tableau. Chaque fiche qu’elle contient est cliquable et s’ouvre dans un nouvel onglet.
Vous gardez la main sur les actions
Chaque fois que le chatbot veut modifier quelque chose dans Spott (créer, mettre à jour, déplacer ou importer une fiche), il vous présente d’abord une demande de validation. Rien ne change tant que vous n’avez pas cliqué sur Approve.J’ai récemment été en contact avec KPMG et nous voulons travailler ensemble. Passe-les à l’étape client.Si l’étape que vous mentionnez n’existe pas sous ce nom exact, le chatbot choisit l’étape de votre pipeline qui s’en rapproche le plus, ici Customer. Après une action, le chatbot propose des suites logiques, comme la création d’une tâche de relance. Cliquez sur une suggestion pour l’exécuter.
Ce que vous pouvez en faire
Rechercher et compter des fiches
Recherchez et comptez les candidats, contacts, entreprises, postes, opportunités, candidatures, notes et tâches, en combinant autant de filtres que nécessaire.Quelles entreprises à l’étape prospect l’équipe a-t-elle créées le plus récemment ? Donne-m’en cinq.
Qui est à l’étape Sourced pour le poste d’Account Manager chez [entreprise] ?Vous pouvez aussi demander des chiffres plutôt que des listes :
Combien de candidatures sont à l’étape Engaged ?
Combien de candidatures étaient à l’étape Engaged mais ont été retirées par le candidat ?
Créer et mettre à jour des fiches
Le chatbot peut créer et mettre à jour des candidats, contacts, entreprises, postes, opportunités, candidatures, notes et tâches. Pour les candidatures, il peut faire passer des candidats à une autre étape ou les refuser.Passe [candidat A] et [candidat B] à l’étape Engaged.
Refuse [candidat] pour le poste [poste].
Crée une tâche pour relancer [contact] lundi prochain.
Ajoute une note à [candidat] : préfère le travail hybride, disponible à partir de janvier.
Ajouter des fiches à des listes et des séquences
Ajoutez des fiches à une liste existante, ou laissez le chatbot créer une nouvelle liste pour vous. Vous pouvez aussi ajouter des contacts ou des candidats à une séquence (campagne).Ajoute ces cinq candidats à une nouvelle liste nommée « Senior Java T4 ».
Ajoute [contact] à la séquence [nom de la séquence].
Consulter votre agenda et vos tâches
Demandez à quoi ressemble votre journée :Qu’est-ce que j’ai au programme ?Le chatbot consulte vos tâches et votre agenda pour hier et aujourd’hui. Il signale ce qui demande peut-être encore un suivi depuis hier et liste ce qui est prévu aujourd’hui. Les horaires sont affichés dans votre propre fuseau horaire.
Retrouver une information dans les conversations
Le chatbot recherche par sens, et pas seulement par mots-clés exacts, dans tout ce que contient Spott : e-mails, notes, tâches, commentaires et transcriptions d’appels. Servez-vous en pour retrouver ce qui a été dit, et par qui.Avons-nous parlé d’une relocalisation à Dubaï avec quelqu’un ?
Y a-t-il quelqu’un qui a dit vouloir s’installer à Dubaï ?
Où a-t-il dit cela ?Lorsqu’une réponse s’appuie sur des fiches précises, les sources sont listées en bas. Cliquez sur une source pour l’ouvrir. Pour les appels, le chatbot renvoie au moment exact de la conversation, avec un horodatage pour chaque extrait pertinent. Cela fonctionne pour les enregistrements de réunions (vidéo) comme pour les appels VoIP (audio).
Je travaille sur un poste pour [client]. Avons-nous déjà parlé de [sujet] avec quelqu’un ?
Le chatbot est centré sur le recrutement. Si une question peut sembler sans rapport avec le
recrutement, ajoutez un peu de contexte, par exemple « Je travaille sur un poste pour
[client] », pour qu’il comprenne pourquoi vous la posez.
Rapprocher candidats et postes
Trouver les meilleurs candidats pour un poste. Le chatbot classe les candidats et explique, candidat par candidat, pourquoi ils correspondent ou non.Lequel de ces cinq candidats correspond le mieux au poste ?Trouver les meilleurs postes pour un candidat. Cela fonctionne aussi dans l’autre sens :
Avons-nous des postes ouverts qui conviendraient mieux à [candidat] ?Le matching sur un grand vivier de candidats peut prendre un peu plus de temps qu’une recherche classique.
Travailler avec des fichiers
Joignez des fichiers à votre message avec le bouton du trombone dans la zone de saisie. Lire le contenu des fichiers. Le chatbot lit les documents joints et s’en sert dans sa réponse, par exemple pour confronter des CV à un poste :Vérifie si ces deux CV correspondent mieux au poste.Créer des candidats à partir d’un CV. Le chatbot analyse le CV et crée le candidat, y compris ses expériences professionnelles.
Ajoute-les comme candidats.Créer un document de shortlist. Le chatbot remplit le modèle de shortlist de votre espace de travail avec les candidats que vous choisissez.
Donne-moi un document de shortlist avec toutes les personnes à l’étape Engaged pour le poste [poste].
Rédiger des e-mails et des événements d’agenda
Le chatbot rédige pour vous des e-mails et des invitations d’agenda. Les brouillons ne sont jamais envoyés automatiquement : vous les relisez et les envoyez vous-même. Un seul e-mail :Rédige un e-mail présentant la shortlist au responsable du recrutement.Si un contact n’a pas d’adresse e-mail dans Spott, le chatbot vous le signale. Des e-mails personnalisés pour plusieurs personnes. Chaque e-mail est rédigé individuellement : chaque destinataire reçoit un message adapté, et les informations personnelles ne se mélangent jamais d’un e-mail à l’autre.
Rédige un e-mail à chacun des candidats pour leur demander s’ils sont intéressés, et ajoute une anecdote personnalisée.Des événements d’agenda :
Prépare un appel en ligne de 30 minutes avec [candidat] demain à 15 h au sujet du poste [poste].
Rechercher sur le web et importer les résultats
Lorsque l’information dont vous avez besoin n’est pas dans Spott, le chatbot cherche sur le web. Il est le plus efficace pour des recherches ciblées : l’actualité d’une entreprise, les postes ouverts sur la page carrières d’une entreprise précise, ou le responsable du recrutement d’un poste. Il n’est pas conçu pour passer au crible tout le marché de l’emploi.Un de mes clients, AB InBev : recrutent-ils en ce moment sur des postes commerciaux en Belgique ?Vous pouvez ensuite importer directement dans Spott ce qu’il a trouvé. Le chatbot vérifie si l’entreprise existe déjà, pour éviter les doublons, et importe les postes avec leur description, après votre validation. Dans la même demande, vous pouvez lui demander de rapprocher immédiatement des candidats :
Oui, ils sont pertinents. Importe-les dans Spott et donne-moi une shortlist des meilleurs candidats de ma base pour les deux.Autres exemples :
J’ai un appel avec [entreprise] plus tard dans la journée au sujet de quelques postes. Quelles sont les dernières actualités que je pourrais mentionner ?
Trouve le responsable du recrutement pour le poste [intitulé] chez [entreprise].
Skills
Pour les tâches que vous effectuez régulièrement, enregistrez les instructions une fois sous forme de skill et le chatbot les suit à chaque fois. Tout le monde dispose au départ de Prep my next meeting et Recap my last call. Voir Skills du chatbot.Mémoire : il apprend votre façon de travailler
Lui indiquer vos préférences
Donnez au chatbot une instruction sur votre façon de travailler : il l’enregistre en mémoire et l’applique dans tous vos futurs chats.Quand je recherche des candidats, ne les présente jamais sous forme de tableau.Vous avez changé d’avis ? Dites-le simplement, et le chatbot met à jour ou supprime ce souvenir.
Rédige toujours mes e-mails en néerlandais.
Non, finalement, ne fais pas ça.
Apprendre de votre utilisation
Le chatbot apprend aussi de lui-même. Il repère régulièrement des schémas dans votre façon de l’utiliser et se personnalise en conséquence. Si vous créez toujours une note après avoir fait passer une candidature à une nouvelle étape, par exemple, il apprend ce flux de travail et vous le suggère ou l’exécute pour vous. Les souvenirs qui restent utiles sont renforcés, et ceux qui ne servent jamais s’estompent progressivement. Le chatbot reste ainsi concentré sur ce qui compte pour vous aujourd’hui.Conseils pour de meilleurs résultats
- Soyez précis. Mentionnez l’étape, le poste, l’entreprise ou la période dont vous parlez.
- Ajoutez du contexte. Dites brièvement sur quoi vous travaillez lorsqu’une question ne concerne pas manifestement le recrutement.
- Lancez un nouveau chat pour un nouveau sujet. Les réponses restent ainsi ciblées.
- Vérifiez avant de valider. Lisez la demande de validation pour vous assurer que ce sont les bonnes fiches qui changent.
- Exploitez les sources. Cliquez sur les sources sous une réponse pour voir d’où vient l’information.
- Enregistrez ce que vous répétez. Transformez vos demandes récurrentes en skill, et indiquez vos préférences au chatbot pour qu’il les retienne.