Créer des notes

Vous pouvez accéder rapidement aux Notes avec G puis N. Voir tous les raccourcis clavier. Les notes sont essentielles dans Spott : en plus de garder votre équipe alignée, elles alimentent les fonctionnalités d’IA en contexte. Il en existe deux types. Les notes manuelles sont celles que vous rédigez vous-même, dans l’éditeur ou sous forme de note vocale. Les notes automatiques sont créées pour vous après une réunion ou un appel, avec un résumé de ce qui s’est dit. Les deux aboutissent au même endroit et se comportent de la même façon une fois rattachées à une fiche.

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Ouvrir la vue Notes

Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Notes pour ouvrir la liste des notes. Cette vue affiche toutes les notes enregistrées dans votre workspace. La barre de recherche accepte les requêtes booléennes. Dès que vous saisissez une requête, les résultats sont classés par pertinence textuelle plutôt que par date : la note correspondante la plus récente n’est donc pas forcément en haut, et une correspondance sur un mot entier passe devant une correspondance partielle. Videz la recherche pour retrouver l’ordre chronologique. Le filtre sur le propriétaire couvre deux cas au-delà du choix d’un collègue actif :

• No owner : les notes sans personne rattachée. Les notes automatiques qui n’ont jamais trouvé de correspondance et l’historique importé s’y accumulent. C’est la liste à traiter quand vous voulez rattacher l’ancien fonds.
• Deactivated users : les notes rédigées par une personne qui a depuis quitté l’entreprise, ce qui est en général ce que vous cherchez quand vous reprenez ses dossiers.

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Rédiger une note manuelle

Cliquez sur Add Note. Un éditeur s’ouvre. Rédigez votre note à gauche ; tout ce qui la décrit se trouve dans le panneau latéral à droite. Les notes sont enregistrées automatiquement : il n’y a pas de bouton d’enregistrement et changer de page conserve vos modifications.

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Le panneau latéral

Le panneau est organisé en trois blocs, pour qu’une note ouverte reste lisible au lieu de porter une rangée de badges au-dessus du texte :

• Properties : à qui appartient la note, Link meeting pour la rattacher à un rendez-vous précis de l’agenda, et Activity type, qui indique où la conversation a eu lieu : en personne, appel sortant, appel entrant, réunion en ligne ou messagerie vocale. Créer une note depuis la page de détail d’une réunion renseigne la réunion à votre place.
• Labels : ajoutez des labels (par exemple Intro, Interview, Business Development), configurables depuis Settings. Ce sont les labels qui vous servent ensuite à filtrer et à produire des rapports : un jeu cohérent est donc ce qui rend l’activité d’appels et de réunions mesurable.
• Linked records : rattachez la note à un candidat, un contact, un poste ou une entreprise avec Link record. Une note peut en porter plusieurs. Link record ouvre une véritable fenêtre de recherche plutôt qu’une courte liste déroulante, ce qui est précieux quand trois personnes partagent un nom de famille ou deux postes le même intitulé : vous voyez assez de chaque fiche à l’écran pour choisir la bonne.

Sur une note que Spott a rédigée pour vous, ce même panneau affiche ce qu’il sait : l’auteur, la date et la durée de l’appel, ainsi que le type d’activité sous lequel il a été enregistré. En bas d’une note vide, deux autres entrées en matière vous sont proposées :

• Start from template : insérez un modèle de note de l’entreprise pour une structure homogène, par exemple un débriefing d’entretien ou un compte rendu d’appel client. Les modèles maintiennent une prise de notes cohérente dans toute l’équipe.
• Record Note : enregistrez une note vocale de 5 minutes maximum.

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Notes automatiques pour les réunions et les appels

Vous n’avez pas à rédiger vous-même le compte rendu d’une réunion ou d’un appel. Lorsque le Note Taker rejoint une réunion, ou qu’un appel arrive via une intégration VoIP connectée, Spott crée la note pour vous : un résumé de la transcription complète, avec l’enregistrement et la transcription liés depuis la note afin que vous puissiez revenir à ce qui a réellement été dit. Le résumé suit l’un de vos modèles d’insight, choisi automatiquement selon la nature de la conversation. Les notes que Spott rédige pour vous sont rapprochées d’une personne grâce à ses coordonnées :

• Les notes de réunion (issues du Note Taker) sont rattachées à la personne dont l’e-mail correspond à un participant de la réunion.
• Les notes d’appel (issues d’une intégration VoIP connectée) sont rattachées à la personne dont le numéro de téléphone correspond à l’appel.

Si aucune correspondance d’e-mail ou de téléphone n’est trouvée, la note n’est rattachée à aucune personne et n’apparaît que dans la liste principale des notes. Utilisez les puces Link record pour la rattacher manuellement.

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Réécrire une note automatique

Le résumé n’est pas définitif. Ouvrez le menu ⋮ de la note pour accéder à trois actions :

• Resummarize transcript rédige à nouveau la note à partir de la transcription d’origine. Vous choisissez le modèle d’insight à utiliser et la langue de rédaction, ce qui vous permet de relancer un compte rendu de prise de besoin avec un meilleur modèle, ou de transformer une conversation en néerlandais en une note en anglais pour un client.
• Generate suggestions relance les propositions de mise à jour de profil et les tâches de relance à partir de la même transcription.
• Delete Note la supprime définitivement.

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Où votre note apparaît

Les notes rattachées sont visibles à plusieurs endroits :

• La liste principale des notes
• Le profil de la personne que vous avez rattachée, candidat ou contact
• Le profil de l’entreprise que vous avez rattachée
• La fiche du poste que vous avez rattachée
• Le rendez-vous, si un rendez-vous a été associé

Ouvrez n’importe quelle fiche rattachée et allez dans son onglet Notes pour retrouver la même note en contexte. Pour échanger sur une note avec un collègue plutôt que de la modifier, laissez-y un commentaire et mentionnez-le avec @mention.