Template Builder

Template Builder transforme un document Word dans votre charte en un modèle réutilisable pour les CV mis en forme et les shortlists. Vous téléversez un fichier .docx, un agent IA détermine quelles parties doivent être remplies avec les informations du candidat et construit le modèle, puis vous vérifiez le résultat sur un vrai candidat avant de le publier pour votre équipe. Une fois activé, les administrateurs et toute personne dont le rôle possède la permission Manage Templates peuvent l’utiliser. Voir la gestion des accès.

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Préparer votre fichier Word

L’agent travaille à partir d’un fichier Word ordinaire. Il peut s’agir de l’un ou l’autre :

• Un exemple de CV dans votre charte, par exemple un vrai CV déjà mis en forme comme vous les envoyez aux clients. L’agent en déduit la structure par lui-même.
• Un modèle que vous avez préparé vous-même, avec des emplacements et des instructions écrites dans le document.

Ce qui améliore le résultat :

• Utilisez Word .docx. Ni .doc, ni Pages, ni un PDF du modèle.
• Mettez-y toutes les sections, dans l’ordre voulu. L’agent remplit le texte sans toucher à votre mise en forme : la mise en page que vous téléversez est celle que vous obtenez. Ajouter, supprimer ou réordonner des sections est plus simple dans Word, avant le téléversement.
• Écrivez vos règles dans le document. Par exemple « n’afficher cette section que si le candidat a des certificats », « en version anonymisée, indiquer la région plutôt que la ville », la façon d’écrire les dates (Jan 2024 - Mar 2025), ou si une section se présente en puces ou en texte suivi. C’est facultatif : quand quelque chose n’est pas clair, l’agent pose la question, et vous pouvez tout affiner ensuite.
• Gardez une mise en page simple. Les mises en page sur une colonne donnent les meilleurs résultats. Évitez les zones de texte, les cadres flottants et les SmartArt ; les tableaux et les images en ligne ne posent pas de problème.

Inutile de décrire la mise en page elle-même : l’agent la lit dans le document.

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Ouvrir Template Builder

Allez dans Settings → Templates et cliquez sur Template Builder. La page comporte deux listes :

• Templates in progress : les modèles que vous êtes encore en train de construire avec l’agent. Ouvrez-en un pour reprendre là où vous vous étiez arrêté. Cette liste est personnelle : vous ne voyez pas ce sur quoi travaillent vos collègues.
• Published templates : tous les modèles en service dans l’espace de travail, CV et shortlists confondus, quelle que soit la personne qui les a publiés.

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Créer un modèle

Cliquez sur + New template et choisissez :

1. Template type
   • CV : un modèle pour le CV d’un seul candidat à la fois.
   • Candidate shortlist : un modèle pour un document de shortlist unique qui réunit plusieurs candidats sélectionnés.
   Les deux types suivent exactement les mêmes étapes.
2. Starting point
   • New template : téléversez un ou plusieurs fichiers .docx et construisez un modèle de zéro.
   • Existing template : partez d’un modèle que vous avez déjà. Voir modifier un modèle publié.
3. Cliquez sur Start.

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Modifier un modèle publié

Un modèle publié ne se modifie pas directement. Pour en changer un, créez un nouveau modèle avec Existing template comme point de départ, choisissez le modèle de départ et décrivez sous Instructions ce qui doit changer. L’agent travaille à partir de ce modèle, et vous publiez le résultat comme une nouvelle version. Le modèle actuel continue de fonctionner entre-temps, et vous pouvez revenir à la version précédente.

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Répondre aux questions de l’agent

Cliquer sur Start ouvre le Template Studio, où l’agent lit votre document et se met au travail. Il commence par poser quelques questions pour comprendre ce que vous voulez. Il demande toujours à quoi doivent ressembler les CV anonymisés, sauf si votre document l’explique déjà. Choisissez l’une des réponses proposées ou tapez la vôtre. Selon le document, il peut y avoir d’autres questions. Répondez-y et envoyez. Vos réponses n’ont pas besoin d’être parfaites : vous pourrez préciser une fois l’aperçu sous les yeux.

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Laisser l’agent construire le modèle

La construction d’une première version prend généralement de 2 à 5 minutes, selon la complexité de votre modèle. Le panneau de l’agent, à droite, montre ce qu’il fait pendant qu’il travaille. Vous n’avez pas à attendre sur la page. Retournez à votre travail et revenez plus tard : le modèle apparaît comme Running sous Templates in progress, et rien n’est perdu.

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Relire le modèle

Quand l’agent a terminé, le Template Studio comporte trois panneaux :

• À gauche, Settings et Components : les réglages de l’ensemble du modèle, et chacun de ses composants, avec sa propre configuration.
• Au milieu, Template et Preview : votre document, avec chaque emplacement surligné. Les onglets basculent entre le modèle et un aperçu.
• À droite, Agent : un résumé de ce que l’agent a construit, et une zone de discussion pour demander des modifications.

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Les réglages du modèle

En haut à gauche se trouvent deux réglages qui valent pour l’ensemble du modèle :

• Anonymization : les instructions appliquées chaque fois qu’un document est généré avec Anonymize output coché. L’agent les rédige à partir de votre réponse à sa question. Relisez-les et modifiez-les si besoin, en éditant le texte ou en le demandant à l’agent.
• Verbatim : lorsque ce réglage est activé, chaque section reprend le texte exactement tel qu’il figure sur le CV d’origine du candidat, pour que vous n’ayez pas à répéter « reprendre la formulation exacte » dans chaque instruction.

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Les composants

Cliquez sur n’importe quelle partie du document dans le panneau du milieu, et le composant correspondant s’ouvre à gauche, avec la façon dont cette partie est remplie. Un composant est soit un champ unique, comme le nom du candidat, soit une section qui en regroupe plusieurs. Chaque composant comporte :

• Instructions : la façon dont le contenu doit être rempli.
• Verbatim : reprendre le texte exactement tel qu’il est écrit sur le CV d’origine, pour ce composant uniquement. Par exemple, gardez la formation, l’expérience et les certificats en verbatim, mais laissez le résumé de profil être réécrit : désactivez Verbatim pour celui-ci et décrivez dans ses instructions comment il doit se lire.
• Anonymization : des règles d’anonymisation supplémentaires pour ce composant, en plus de celles du modèle.

Une section dispose en plus d’un interrupteur Conditional, pour que la section entière n’apparaisse que lorsqu’une condition est remplie. Écrivez la condition sous forme de phrase, par exemple « La source contient des certificats ou des certifications. » Un CV sans certificats n’a alors tout simplement pas de section Certificates, plutôt qu’un titre vide. Des icônes dans la liste des composants montrent les réglages clés d’un coup d’œil : une icône de filtre signale une section conditionnelle, et une icône de guillemets signale un contenu en verbatim. Les blocs répétés une fois par élément, par exemple un par poste ou par diplôme, portent une icône à deux flèches.

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Les sections dynamiques

Le CV d’un candidat contient souvent des informations pour lesquelles votre modèle n’a pas de section. Une section dynamique, comme Additional Information à la fin, les récupère : Spott cherche sur le CV tout élément pertinent qui n’est pas couvert ailleurs et ajoute chacun comme une section à part, avec son propre titre, par exemple Skills ou Languages.

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Travailler avec l’agent

Modifiez ce que vous voulez à la main, ou demandez-le à l’agent dans la zone de discussion en bas à droite. Par exemple, après avoir désactivé Verbatim pour le profil, demandez-lui de « mettre à jour l’instruction du profil pour qu’il soit rédigé à la troisième personne ». Il met l’instruction à jour et explique ce qu’il a changé. Vous et l’agent pouvez travailler sur le même modèle : quand vous modifiez quelque chose vous-même, l’agent est informé exactement de ce qui a changé et ne l’écrase pas. Les changements plus importants fonctionnent de la même façon, comme la suppression d’une section. Quand l’agent a terminé, il génère à nouveau le rendu du modèle pour vérifier le résultat.

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Prévisualiser avec un vrai candidat

Ouvrez l’onglet Preview, choisissez un candidat et cliquez sur Preview template. N’importe quel candidat de votre base convient : choisissez-en un dont vous savez que le profil est complet. Pour un modèle Candidate shortlist, choisissez plusieurs candidats. L’aperçu est la meilleure vérification dont vous disposez. Si quelque chose ne va pas, dites à l’agent quoi changer directement depuis l’aperçu, puis relancez l’aperçu. C’est cette boucle, aperçu, retour, vérification, nouvel aperçu, qui rend un modèle bon. Quand le modèle change après un aperçu, l’aperçu est marqué stale. Relancez-le avant de publier : Publish reste indisponible tant que l’aperçu ne correspond pas au modèle.

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Ce que l’aperçu remplit

Les informations du candidat sont reprises du profil, ainsi que des champs comme la date. Tout ce pour quoi Spott n’a rien apparaît entre parenthèses, par exemple (INSTITUTION) pour un diplôme sans établissement sur la fiche, ou (CONSULTANT NAME) dans un pied de page. C’est voulu : le document vous montre ce qui manque plutôt que de l’inventer.

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Publier

Quand l’aperçu vous convient, cliquez sur Publish en haut à droite. Donnez un nom au modèle, activez éventuellement Set as default template pour en faire le modèle par défaut de votre espace de travail, et cliquez sur Save. Le modèle apparaît sous Published templates et votre équipe peut l’utiliser immédiatement. Pour en faire le modèle par défaut plus tard, cliquez sur l’étoile à côté de lui. Pour générer un document avec ce modèle, voir CV et documents client.

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Aide-mémoire