Compliance

La gestion des consentements porte sur l’enregistrement individuel : ce qu’un candidat ou un contact a accepté, et jusqu’à quand. La page Compliance sous Tools est le pendant de ce travail à l’échelle de l’espace de travail. Elle comporte trois onglets :

• Suppressions : toutes les adresses e-mail auxquelles Spott n’enverra plus rien, et pourquoi.
• Duplicate candidates : des paires de candidats qui semblent être la même personne.
• Files : les fichiers de tout votre espace de travail, que vous pouvez filtrer et supprimer en masse.

Si vous ne voyez pas Compliance sous Tools, la page n’a pas encore été activée pour votre espace de travail. Adressez-vous à votre contact Customer Success.

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Suppressions

Tools → Compliance → Suppressions liste toutes les adresses e-mail auxquelles Spott n’enverra plus rien, avec le motif et l’origine.

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Comment une adresse arrive dans la liste

La liste se remplit en grande partie d’elle-même :

• Désinscriptions. Une personne clique sur le lien Unsubscribe d’un e-mail marketing, ou d’un e-mail automatisé envoyé avec Send email from your configured domains. Tous deux portent toujours ce lien.
• Rebonds. Un e-mail envoyé à l’adresse a rebondi définitivement.
• Signalements de spam. Le destinataire a signalé un e-mail comme spam.
• Vérifications échouées. Avant l’envoi d’un e-mail marketing, Spott vérifie en arrière-plan si chaque adresse est valide. Une adresse qui échoue est enregistrée comme Undeliverable address ou High-risk address et ne reçoit rien, ce qui garde votre taux de rebond bas et protège la réputation de votre domaine d’envoi.

Une désinscription depuis une adresse qui ne figure sur aucun enregistrement dans Spott n’est pas enregistrée.

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Bloquer vous-même une adresse

Lorsqu’une personne vous dit qu’elle ne veut plus jamais avoir de vos nouvelles, par téléphone ou dans une réponse, ajoutez son adresse à la main plutôt que de compter sur la mémoire de chacun.

1. Allez dans Tools → Compliance → Suppressions et cliquez sur Add suppression, en haut à droite.
2. Saisissez l’Email. Une adresse à la fois.
3. Choisissez le Reason :
   • Manual (all channels), le choix par défaut ici, bloque tous les e-mails vers cette adresse. Voir ce que bloque chaque motif.
   • Manual (marketing) ne bloque que les campagnes marketing.
4. Enregistrez.

L’adresse n’a pas besoin d’appartenir à une fiche. Vous pouvez placer quelqu’un en suppression avant même son import, et il reste bloqué à son arrivée. Vous pouvez aussi ajouter une suppression depuis le sous-onglet Consent d’un candidat, en choisissant l’une des adresses de cette personne. Le motif y est d’abord réglé sur Manual (marketing) : passez-le donc sur Manual (all channels) si la personne a demandé à ne plus recevoir aucun e-mail.

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Ce que bloque chaque motif

Le motif détermine la portée d’une suppression : Une désinscription de votre newsletter n’empêche donc pas un recruteur de répondre à cette personne en direct. Pour arrêter cela aussi, ajoutez une suppression Manual (all channels). Certains e-mails ne sont jamais bloqués, quel que soit le motif :

• Send email notification from Spott, l’action d’automatisation qui n’écrit qu’à vos propres utilisateurs Spott
• les invitations et rappels du Company Portal
• l’e-mail envoyé lorsque quelqu’un réserve un rendez-vous via votre lien de prise de rendez-vous

Les suppressions ne concernent que les e-mails. Les SMS et les messages WhatsApp ne sont jamais concernés.

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Ce qui se passe quand vous écrivez à une adresse en suppression

Spott ne laisse pas partir l’e-mail, et il n’existe aucune option pour l’envoyer malgré tout :

• Rédaction d’un e-mail : l’adresse est refusée dès que vous l’ajoutez, avec “address is suppressed and can’t receive emails, so it wasn’t added as a recipient.” Cela vaut pour To, Cc, Bcc et les participants d’une invitation d’agenda. Dans les suggestions de destinataires, l’adresse porte une étiquette Suppressed.
• Envoi groupé : les personnes en suppression sont ignorées, et Spott vous indique combien : ”# people were skipped because their email address is suppressed”.
• E-mail programmé : si une adresse est placée en suppression après la programmation de l’e-mail, l’e-mail échoue à l’heure prévue au lieu de partir.
• Campagne d’outreach : vous pouvez toujours inscrire la personne. Lorsque sa prochaine étape e-mail arrive, cette étape et le reste de sa séquence sont annulés, et elle affiche Recipient is suppressed.
• Campagne marketing : la personne apparaît comme Skipped.

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Une adresse, pas toute la personne

Une suppression concerne une seule adresse e-mail, reconnue sans tenir compte des majuscules et des minuscules. Les autres adresses de la personne restent utilisables, et lorsque vous lui écrivez, Spott choisit une adresse qui n’est pas en suppression. Si quelqu’un a quitté son ancien emploi et que son adresse professionnelle rebondit désormais, son adresse personnelle fonctionne toujours. Le marketing est plus strict : une campagne marketing exclut la personne entière si l’une quelconque de ses adresses est en suppression.

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Lire la liste

Chaque ligne affiche :

• Email
• Suppressed at, la date et l’heure, avec un badge Exempted lorsqu’une exemption s’applique
• Reason, par exemple Manual (all channels) ou Unsubscribed
• Source : le collègue qui a ajouté une entrée manuelle, ou la campagne ou l’automatisation dont provient une entrée automatique

Utilisez la liste pour examiner les rebonds : pour quelqu’un dont l’e-mail a rebondi, cherchez une adresse plus récente avant de le rayer. Voir les suppressions dans le marketing.

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Lever une suppression

La façon de lever une suppression dépend de son origine.

• Une entrée manuelle peut être retirée : utilisez Delete sur la ligne et confirmez.
• Une désinscription, un rebond ou une autre entrée automatique ne peut pas être supprimé. Une désinscription est la trace de ce qu’une personne a demandé : elle reste donc. Utilisez plutôt Exempt et indiquez un motif, jusqu’à 1 000 caractères, pour que la personne suivante puisse voir pourquoi vous lui écrivez de nouveau. La suppression reste dans la liste avec un badge Exempted.

Une suppression peut faire l’objet d’une exemption jusqu’à trois fois, avec une seule exemption active à la fois. Pour en annuler une, révoquez-la depuis l’Exemption log, et la suppression s’applique de nouveau. Aucune permission distincte n’existe pour tout cela : toute personne qui peut ouvrir la page Compliance peut ajouter, supprimer, exempter et révoquer.

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Candidats en double

Tools → Compliance → Duplicate candidates liste les candidats qui semblent être la même personne. Le consentement et les refus ne sont fiables que si chaque personne a une seule fiche : un refus enregistré sur une copie ne change rien pour l’autre. Examinez les paires et fusionnez-les, une paire à la fois. Voir la fusion des doublons.

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Fichiers

Tools → Compliance → Files rassemble les fichiers de tout votre espace de travail dans un seul tableau filtrable. C’est l’endroit pour faire le ménage, par exemple supprimer les documents que vous n’avez plus de raison de conserver. Pour supprimer des fichiers en masse, cochez-les et cliquez sur Delete dans la barre qui apparaît. Pour prendre tout ce qui correspond à vos filtres, utilisez la sélection complète, qui atteint chaque fichier correspondant et pas seulement ceux affichés à l’écran. Jusqu’à 1 000 fichiers choisis à la main, ou jusqu’à 10 000 avec la sélection complète, passent en une seule opération. Au-delà de 1 000, la suppression se fait en arrière-plan. La fenêtre Delete files vous demande de saisir une phrase telle que « delete 12 files » avant que Delete ne se déverrouille. Vous pouvez aussi supprimer des fichiers en masse depuis une fiche : l’onglet Files des candidats, des contacts, des entreprises, des postes, des opportunités et des placements fonctionne de la même façon, pour jusqu’à 1 000 fichiers. Voir l’onglet Files.