Tâches

Les tâches gardent vos relances sur les rails : rappels d’appel, préparation d’entretien, suivi d’une offre. Chaque tâche peut être reliée aux enregistrements qu’elle concerne, pour apparaître dans le bon contexte partout dans Spott. Vous pouvez ouvrir rapidement les tâches avec G puis T, ou en créer une depuis n’importe où avec A puis T. Voir tous les raccourcis clavier.

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Créer une tâche

Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Tasks, puis cliquez sur Add Task en haut à droite. Renseignez le titre de la tâche et sa date d’échéance. Tapez @ suivi du nom d’une personne, d’une entreprise ou d’un poste pour relier la tâche à cet enregistrement. Les tâches reliées sont accessibles directement depuis l’onglet Tasks de l’enregistrement concerné : utilisez donc les liens @ sans hésiter. Vous pouvez activer les notifications pour les tâches qui vous sont assignées et pour l’achèvement de celles que vous avez assignées. Voir les notifications.

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Les filtres par défaut

Quand vous ouvrez la vue Tasks, deux filtres sont appliqués d’office :

• Status : uniquement les tâches Open
• Assigned to : uniquement les tâches qui vous sont assignées

Ces valeurs par défaut vous gardent concentré sur votre propre travail en cours. Retirez un filtre en cliquant sur son étiquette, ou ajoutez-en d’autres : responsable, plage d’échéance, statut.

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Gérer et suivre les tâches

• Modifiez une tâche directement depuis la liste en cliquant sur son titre.
• Marquez les tâches comme complete une fois terminées ; les tâches achevées quittent la vue par défaut. Terminer une tâche liée à une fiche inscrit une entrée dans le flux d’activité de cette fiche et met à jour son Last Activity Date : la relance que vous venez de faire est donc visible par la personne qui ouvrira la fiche ensuite.
• La liste est regroupée en blocs d’échéance plutôt qu’en une longue suite de tâches : vous voyez donc ce qui est en retard et ce qui est dû aujourd’hui avant le reste. Les tâches en retard sont surlignées en rouge.
• Utilisez la barre de recherche pour retrouver une tâche précise.

Les tâches apparaissent aussi sur chaque enregistrement auquel elles sont reliées, chacune sur son onglet Tasks : le candidat, le contact, l’entreprise et le poste.

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Les tâches que Spott crée pour vous

Toutes les tâches ne sont pas saisies à la main. Deux mécanismes en génèrent automatiquement :

• Les campagnes, pour leurs étapes manuelles. Une séquence qui contient un appel téléphonique ou un message WhatsApp dépose cette étape dans votre liste de tâches lorsque le destinataire y arrive.
• Les automatisations, quand vous en avez configuré une pour créer une tâche sur un déclencheur, par exemple une relance dès qu’une candidature change d’étape.

Les tâches issues des campagnes peuvent être isolées par un filtre. Ajoutez le filtre Campaign Step et choisissez le type que vous voulez traiter : tâche générique, appel téléphonique, message WhatsApp manuel, demande de connexion LinkedIn manuelle ou message LinkedIn manuel. Vous enchaînez ainsi une série d’appels en une seule fois, au lieu de les repêcher un à un dans votre liste générale.