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Les consentements vous permettent de gérer vos obligations de conformité, le RGPD étant la plus courante mais pas la seule. Ils sont stockés directement sur l’enregistrement, aussi bien sur les candidats que sur les contacts, et comprennent la finalité, le type, la source, la base légale et la période de validité. Le suivi des consentements est disponible lorsqu’il est activé pour votre espace de travail sous Settings → Features.

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Où se trouvent les consentements

Ouvrez un candidat ou un contact et allez dans le sous-onglet Consent de l’onglet Overview. Il comporte deux sections :
  • Consent : les consentements enregistrés pour cette personne.
  • Marketing Opt-out : les désinscriptions qui excluent le candidat des e-mails marketing.

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Configurer les finalités de consentement

Les finalités de consentement associables aux candidats se gèrent depuis Settings → Data Model → Candidates → Consents. Spott fournit des finalités système comme Recruiting, Marketing Email, Marketing SMS et WhatsApp Business Marketing, chacune avec une durée de validité par défaut. Utilisez Create your own consent purpose pour ajouter des finalités propres à votre espace de travail.

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Ajouter un consentement

Les consentements sont créés manuellement. Spott n’en écrit aucun à votre place, pas même quand une personne accepte vos conditions via le lien de mise à jour de CV. Vos conditions et votre politique de confidentialité se configurent sous Settings → General.
  1. Ouvrez le candidat et allez dans Overview → Consent.
  2. Cliquez sur Add Consent.
  3. Renseignez les champs :
    • Purpose, par exemple Recruiting, Marketing Email ou une finalité personnalisée
    • Type et Source
    • Lawful basis, par exemple Consent, Legitimate Interest ou Contract
    • Valid until
  4. Enregistrez.
Le consentement apparaît dans un tableau avec sa finalité, son type, sa base légale, sa source, sa date de collecte et sa date d’expiration. Vous pouvez ensuite en ajouter d’autres ou supprimer ceux qui existent. Chaque consentement dispose d’un champ Framework, réglé sur GDPR par défaut et extensible à d’autres cadres si vous travaillez sous d’autres règles.

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Rester conforme

Spott vous fournit le suivi et les déclencheurs ; vous restez maître de ce qui arrive à un enregistrement. En pratique, cela donne une routine :
  • Suivez les dates d’expiration pour renouveler un consentement avant qu’il n’expire, plutôt qu’après.
  • Utilisez les filtres de conformité des vues Candidates et Contacts pour faire remonter toutes les personnes dont le consentement est sur le point d’expirer, ou a déjà expiré.
  • Recontactez-les et enregistrez le renouvellement. Une campagne ou un e-mail automatisé se charge de la prise de contact ; le nouveau consentement est ajouté à l’enregistrement quand la personne répond.
  • Agissez sur ce qui a expiré, en supprimant ou en anonymisant les enregistrements concernés une fois que vous avez tranché.
L’expiration signale un enregistrement, elle n’agit pas dessus. Spott ne supprime ni n’anonymise jamais de lui-même un candidat, un contact ou son CV. La durée de conservation est une décision à conséquences juridiques, et elle vous appartient : rien ne disparaît de votre base parce qu’une date est passée.

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Automatiser une partie de la routine

Une partie de ce travail peut vous être retirée des mains. L’exemple le plus net : une automatisation peut envoyer elle-même l’e-mail de consentement quand un candidat atteint l’étape où vous le demandez, pour que la collecte du consentement cesse de dépendre de la mémoire de quelqu’un. Le renouvellement et le nettoyage restent manuels aujourd’hui : vous utilisez les filtres de conformité pour repérer ce qui expire, et vous décidez du sort de chaque enregistrement. Les parties qui valent la peine d’être automatisées dépendent des cadres réglementaires dont vous relevez et de l’organisation de votre équipe. Parlez-en à votre contact Customer Success avant de construire quoi que ce soit : il pourra vous dire ce qui correspond à votre façon de travailler et ce qu’il vaut mieux garder manuel.