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Spott repère la plupart des doublons automatiquement : quand vous ajoutez ou importez une personne qui correspond à un enregistrement existant, il propose de mettre à jour cet enregistrement plutôt que d’en créer une copie. Quand la même personne se retrouve malgré tout deux fois dans Spott, parce que les deux enregistrements n’avaient aucun point commun exploitable, vous pouvez les fusionner manuellement pour que tout leur historique reste au même endroit.

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Comment Spott détecte les doublons

Quand vous ajoutez ou importez une personne, Spott cherche un enregistrement existant avec une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou une URL LinkedIn identique. Il ne se base jamais sur le seul nom, donc deux personnes différentes qui portent le même nom ne sont pas considérées comme des doublons. S’il trouve une correspondance, Spott affiche un message Duplicate candidate avec les identifiants correspondants mis en évidence, et propose de mettre à jour l’enregistrement existant (par exemple Update candidate from CV) au lieu d’en créer un second.

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Fusionner deux personnes

Quand deux enregistrements n’ont aucun identifiant en commun, par exemple l’un importé depuis un CV et l’autre ajouté depuis LinkedIn avec d’autres coordonnées, la détection automatique ne peut pas les relier. Fusionnez-les manuellement :
  1. Ouvrez le profil de l’une des deux personnes.
  2. Cliquez sur Actions en haut à droite et choisissez Merge 2 people (raccourci ⇧M). Vous pouvez aussi sélectionner les deux personnes avec les cases à cocher dans la vue principale Candidates ou Contacts, puis cliquer sur Candidate Actions (ou Contact Actions) dans la barre en bas de l’écran et choisir Merge 2 people.
  3. Dans la fenêtre Merge People, les deux enregistrements s’affichent côte à côte. Spott combine leurs données, par exemple les e-mails, les numéros de téléphone, le profil LinkedIn et les pièces jointes, en un seul enregistrement.
  4. Vérifiez le résultat combiné à droite, puis cliquez sur Merge People.
L’enregistrement de droite est prioritaire. Quand un même champ porte des valeurs différentes de chaque côté, c’est la valeur de droite qui est conservée. Placez à droite l’enregistrement que vous considérez comme le plus juste.

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Bon à savoir

  • La fusion se fait deux personnes à la fois. Il n’y a pas de fusion en masse : si vous sélectionnez plus de deux enregistrements dans une vue liste, l’action de fusion n’est pas proposée.
  • Les champs qui acceptent plusieurs valeurs, comme les e-mails, les numéros de téléphone et les pièces jointes, sont combinés, donc rien n’est perdu de ce côté. Les champs à valeur unique, comme l’intitulé de poste, gardent la valeur de l’enregistrement de droite et l’autre est écrasée. C’est pour cela que le côté choisi compte.
  • Une fusion est irréversible. Relisez la comparaison côte à côte avant de confirmer.
  • Fusionner un Candidate avec un Contact donne un Candidate.