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Settings → Stages définit les pipelines sur lesquels tourne votre espace de travail. Tout y est défini à l’échelle de l’espace de travail : une modification s’applique donc à tous les postes, entreprises et opportunités qui les utilisent. La page regroupe plusieurs ensembles :
  • Job Stages, le pipeline que les candidats parcourent sur un poste
  • Job Statuses, la façon dont le poste lui-même avance
  • Opportunity Statuses, la même chose pour les opportunités
  • Company Stages, pour la relation client
  • Speculative Presentation Stages, pour les candidats que vous présentez sans poste ouvert

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Les étapes des postes

La liste Job Stages correspond au pipeline que suivent les candidats sur un poste, par exemple Application, Long List, Short List, Outreach, Interview, Presentation et Offer.
  • Faites glisser les étapes par leur poignée pour les réordonner.
  • Cliquez sur Add Stage pour créer une étape.
  • Utilisez le menu de la ligne, les trois points en bout de ligne, pour Edit, Edit Labels et Delete.
Deux marqueurs indiquent à Spott comment mesurer votre pipeline :
  • CV Sent : l’étape à partir de laquelle un CV est considéré comme envoyé au client. C’est ce qui alimente l’indicateur « CV Sent » du reporting.
  • First Interview : l’étape à partir de laquelle un premier entretien est considéré comme réalisé.

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Comment les marqueurs deviennent des chiffres

Aucun de ces deux indicateurs n’est jamais saisi à la main. Spott enregistre l’un d’eux dès qu’une carte entre dans l’étape marquée, ce qui a des conséquences qu’il vaut mieux connaître avant de lire un rapport :
  • La date est celle du changement d’étape, pas celle de l’événement. Un CV est compté comme envoyé quand la carte atteint l’étape CV Sent, même si vous l’avez envoyé par e-mail une semaine plus tôt, et un entretien est compté le jour où vous déplacez la carte plutôt que le jour de l’entretien lui-même.
  • Sauter des étapes les enregistre quand même. Faire glisser une carte de Application directement vers Interview enregistre les étapes intermédiaires, pour que l’entonnoir reste continu.
  • Reculer une carte efface le KPI. Si vous ramenez un candidat à une étape antérieure, l’indicateur acquis disparaît avec elle.
  • Les déplacements en masse comptent aussi. Supprimer une étape et déplacer ailleurs ses candidats enregistre chacun de ces déplacements comme un mouvement de pipeline, ce qui gonfle les compteurs de la journée. Sur un pipeline volumineux, c’est l’explication habituelle d’un pic soudain.
La suppression d’une étape est irréversible, et les déplacements qu’elle provoque sont inscrits dans votre reporting. Sur un pipeline important, demandez au support d’effectuer la modification depuis le backend plutôt que de supprimer l’étape vous-même.

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Les labels : des sous-étapes au sein d’une étape

Une étape peut porter des labels, qui fonctionnent comme des sous-étapes en son sein et s’ajoutent via Edit Labels dans le menu de la ligne. Une étape Interview peut par exemple accueillir Premier entretien, Deuxième entretien et Troisième entretien sans devenir trois étapes. Les labels apparaissent sur la carte du candidat et sur la candidature : vous gardez le détail tandis que votre reporting d’entonnoir continue de compter une seule étape Interview.

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Les statuts des postes

Là où les étapes suivent les candidats, les Job Statuses suivent le poste : Lead, Open, Interviewing, Offers sent, Won, Lost. Chaque statut comporte deux réglages :
  • Un pourcentage de taux de conclusion, votre probabilité de pourvoir un poste dans ce statut. C’est lui qui rend possible une prévision de pipeline pondérée, par exemple 10 % en Open et 75 % en Offers sent.
  • Show jobs in this status for search, qui désigne le statut comme un statut dans lequel le poste est activement travaillé.
Ce second réglage va plus loin que son nom ne le laisse penser. Au-delà du fait de déterminer si les postes dans ce statut ressortent dans les résultats de recherche, il gouverne :
  • Quels postes apparaissent, tout simplement, sur le Dashboard.
  • Ce que compte le Pipeline Summary du Dashboard.
  • Ce qu’un profil de candidat liste sous Active applications.
Dans chaque cas, seules les candidatures portant sur des postes dont le statut a ce réglage activé sont comptées, et les candidats rejetés ou placés sont exclus. Si un dashboard ou un résumé de pipeline paraît vide alors que les postes existent bel et bien, c’est presque toujours la raison : vérifiez que votre statut Open a bien le réglage activé. Les Opportunity Statuses fonctionnent de la même façon, pour les opportunités plutôt que pour les postes.

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Les étapes des présentations spontanées

Tous les candidats que vous présentez ne sont pas rattachés à un poste ouvert. Quand vous abordez un client avec un profil solide sans poste à pourvoir, cette présentation suit son propre pipeline, généralement Shortlist → Pitched → Client Interested → Check with Candidate → Interview. Il est tenu à part pour que le travail spontané ne fausse pas le reporting de vos postes en cours, et il dispose de ses propres marqueurs CV Sent (Speculative) et First Interview. Voir présenter des candidats.

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Les étapes des entreprises

Les entreprises suivent leur propre pipeline pour la relation client : New, Prospect, Lead, Customer, Lost. Pipeline Strategy, au bas de la section, détermine la façon dont les pipelines d’entreprise sont organisés.
Pipeline Strategy est un simple interrupteur situé au bas de la section Company Stages. Laissé désactivé, un contact hérite de l’étape de l’entreprise à laquelle il appartient. Activez-le pour dissocier les deux : le contact porte alors sa propre étape, indépendamment de son entreprise.