Campagnes

Vous pouvez accéder rapidement aux Campaigns avec G puis H. Voir tous les raccourcis clavier. Les Campaigns de Spott vous permettent de contacter plusieurs destinataires via des séquences automatisées et multicanal. Elles servent à envoyer des messages personnalisés, à relancer automatiquement et à suivre les réponses et les interactions depuis un seul endroit. Une campagne se compose d’une étape ou d’une séquence d’étapes, de destinataires inscrits et de règles de timing qui déterminent quand les messages partent. Utilisez les filtres, le tri et la barre de recherche de la page Campaigns pour garder un grand nombre de campagnes bien rangé. Vérifiez que les Outreach Campaigns sont activées dans les paramètres avant de commencer. Vous trouverez l’option sous Settings > Features > Communication.

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Types de campagne

À la création d’une campagne, vous choisissez un type, qui détermine le contexte autour duquel la séquence est construite :

• Generic Outreach Campaign : une séquence de messages qui n’utilise que le destinataire comme contexte. Aucun poste ni candidat n’est requis, c’est donc l’option la plus souple pour de la prospection générale.
• Present Job to Candidates : une séquence pour contacter des candidats à propos d’un poste précis. Un poste doit être défini comme contexte.
• Present Candidate to Contacts : une séquence pour présenter un candidat à des responsables de recrutement sans poste ouvert. Un candidat doit être défini comme contexte.

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Créer une nouvelle campagne de prospection

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1. Ouvrir Campaigns

Dans Spott, allez dans Campaigns

• Cliquez sur New campaign en haut à droite
• Donnez à votre campagne un name, un type, un job et un default stage
• Vous pouvez aussi créer des campagnes à partir d’un modèle, pour réutiliser les bonnes pratiques d’autres séquences. Voir les modèles de campagne
• Les nouvelles campagnes sont créées au statut Draft

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2. Rédiger votre campagne

Dans l’éditeur de campagne, vous pouvez ajouter une ou plusieurs étapes en cliquant sur Add step to sequence. Les étapes sont regroupées en Automated et Manual.

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Étapes automatiques

La seule étape entièrement automatisée est :

• Email : e-mail automatisé, basé sur un modèle

Pour chaque étape e-mail, vous pouvez configurer :

• L’objet
• Le contenu du message
• Des pièces jointes, par exemple une brochure ou un descriptif de poste qui part avec le mail
• Un lien de réservation, pour que le destinataire puisse poser un créneau dans votre agenda directement depuis l’e-mail. Voir le scheduler

Vous pouvez utiliser des variables telles que :

• \{ Recipient > First Name \}, insère le prénom du destinataire
• \{ Job > Name \}, insère l’intitulé du poste associé à la prospection

Les variables sont remplacées automatiquement à l’envoi. Tapez { dans le corps du message pour ouvrir le sélecteur de variables, qui contient aussi du contenu généré par IA et un Request updated CV link. Les objets n’acceptent que du texte brut, la personnalisation doit donc vivre dans le message lui-même. Lors de la rédaction d’une étape e-mail, vous pouvez également utiliser l’AI generated content pour générer du texte à partir d’un contexte et d’une instruction. Vous pouvez par exemple demander à l’IA de :

• Rédiger en 3 puces de 15 mots maximum pourquoi cette opportunité est intéressante pour le destinataire

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Étapes manuelles

Pour l’instant, les étapes de séquence suivantes sont manuelles :

• Manual LinkedIn connection request
• Manual LinkedIn message
• Generic Task, un rappel ou une tâche que vous réalisez vous-même
• Phone Call
• Manual WhatsApp message

Concrètement, lorsqu’un contact atteint cette étape de la séquence, le message n’est pas envoyé automatiquement, et la demande LinkedIn non plus. À la place, une tâche est créée dans votre liste de tâches, avec les coordonnées du contact et le modèle de message prérempli. Voir les exemples ci-dessous : Une étape manuelle se rédige comme une étape e-mail, avec variables et contenu IA, et elle est attribuée à un collègue, qui reçoit la tâche quand un destinataire arrive à cette étape. Ces tâches peuvent être filtrées à part dans votre liste de tâches, ce qui vous permet de traiter les appels ou les messages d’une séquence en une seule fois. Voir les tâches. Une fois la tâche terminée, cliquez sur l’un des deux boutons d’action disponibles :

• Complete & continue campaign : envoie le destinataire à l’étape suivante de la séquence
• Complete & exit campaign : le fait sortir de la campagne après cette étape

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3. Régler le timing et ajouter des étapes

Vous contrôlez le moment où votre campagne démarre et l’espacement des e-mails.

• Définissez un délai d’attente entre chaque étape e-mail, en jours ouvrés ou en heures. Les heures conviennent pour une relance le jour même, les jours pour un rythme de relance classique
• Choisissez combien de jours ouvrés après l’inscription la campagne démarre pour les nouveaux destinataires
• Ajoutez de nouvelles étapes pour prolonger la séquence, chacune avec son propre timing

Vous maîtrisez ainsi à la fois le démarrage et le rythme de votre campagne.

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4. Inscrire des destinataires

Les destinataires ne sont contactés qu’une fois inscrits. Pour inscrire des destinataires :

1. Ouvrez la campagne
2. Allez dans l’onglet Recipients
3. Ajoutez des destinataires
4. Cliquez sur Enroll recipients

Vous pouvez inscrire des destinataires alors que la campagne est encore en brouillon. Vous pouvez aussi les inscrire pendant qu’elle tourne, auquel cas ils démarrent immédiatement plutôt que d’attendre quoi que ce soit. Vous pouvez également inscrire des personnes dans des campagnes depuis la fiche d’un candidat ou d’un contact, depuis les listes, ou directement depuis le pipeline, en cochant la case à côté de leur nom. Cela fonctionne une par une ou en masse : cochez tout un ensemble filtré et inscrivez-le en une seule action. Sélectionner des lignes dans une table Companies, Jobs ou Opportunities inscrit de la même façon tous les contacts qui y sont rattachés. Au moment de choisir la campagne d’inscription, le sélecteur affiche plus que son nom, ce qui vous permet de distinguer deux séquences aux noms proches avant d’y engager un lot de personnes par erreur. Vérifiez les messages avant qu’ils ne partent. L’onglet Recipients liste tout le monde avec son parcours détaillé étape par étape, pour voir exactement où en est chacun. Pour chaque destinataire, vous pouvez faire un Preview du message tel qu’il sera envoyé, variables et contenu IA renseignés, faire Pause run, ou le retirer avec Unenroll, sans toucher au reste. Les boutons en haut font la même chose pour tout le monde d’un coup : Start all remaining runs et Pause all runs.

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5. Configurer les paramètres de la campagne et démarrer

Depuis le panneau latéral de la campagne, vous contrôlez la façon dont les messages partent :

• Delivery Window : les heures pendant lesquelles les messages peuvent être envoyés (par exemple de 9h00 à 17h00 dans votre fuseau horaire), avec un interrupteur Business days only
• Configuration : enrichir automatiquement les coordonnées manquantes, et sauter automatiquement les étapes lorsqu’aucune coordonnée valide n’est trouvée. L’enrichissement automatique a trois limites qui déterminent s’il vous sert vraiment : il ne s’applique qu’aux destinataires ajoutés après son activation, activez-le donc avant d’inscrire qui que ce soit ; il n’enrichit que ce dont l’étape suivante a besoin, une étape e-mail cherche donc une adresse e-mail et rien d’autre ; et une étape WhatsApp ou manuelle est une tâche et non un envoi, elle ne déclenche donc aucun enrichissement téléphonique. Pour disposer à l’avance des numéros et des adresses personnelles, lancez un Enrich en masse depuis la vue Candidates ou Contacts avant d’inscrire votre audience.
• Sender Settings : la façon dont le mail part.
  • La boîte mail utilisée. Une campagne part toujours de la boîte de la personne qui l’a créée.
  • La signature. Elle n’est pas renseignée pour vous : définissez-la ici, sinon vos mails partent sans signature. Voir les comptes connectés.
  • L’envoi vers les adresses professionnelles ou personnelles.
  • Threaded emails, qui garde automatiquement les relances dans le même fil lorsque l’option est activée.
  • Delegated sending, activé par défaut, qui permet à des collègues d’ajouter des destinataires à une campagne que vous avez créée et de la démarrer.
• Exit Criteria : à quel moment les destinataires quittent automatiquement la campagne, par exemple lorsqu’une réponse est reçue ou qu’un rendez-vous est fixé. Vous pouvez aussi déplacer les destinataires vers une étape du pipeline selon le résultat, avec des actions distinctes If replied et If no reply. Le changement d’étape n’est disponible que sur les campagnes liées à un poste, puisqu’une campagne générique n’a pas de pipeline dans lequel faire avancer quelqu’un.

Une fois vos étapes et vos destinataires prêts, cliquez sur Start Campaign. Vous pouvez aussi démarrer la campagne pour un destinataire à la fois plutôt que pour toute la liste, ce qui est pratique pour tester la séquence sur quelques personnes d’abord. Une fois la campagne lancée, toute personne que vous y ajoutez démarre automatiquement. Les e-mails sont envoyés et les tâches créées automatiquement selon les règles de timing définies. À l’échelle de votre espace de travail, les e-mails de campagne partent dans l’ordre où ils ont été programmés, premier arrivé, premier servi, quelle que soit la campagne. Une campagne lancée ce matin passe derrière tout ce qui attendait déjà, et rien ne permet d’en faire passer une devant. Mettre une campagne en pause libère en revanche sa place dans le rythme pour les autres, c’est le seul levier dont vous disposez quand quelque chose d’urgent doit partir en premier.

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6. Suivre la progression

Depuis l’accueil de la campagne, vous suivez sa progression, notamment son avancement et son taux de réponse. Une réponse met aussi fin à la séquence pour cette personne : Reply received fait partie des exit criteria de la campagne, au même titre que Meeting booked, de sorte que personne ne continue de recevoir des relances après avoir répondu. Les réponses automatiques ne comptent jamais. Un message d’absence qui revient dans le fil n’est pas enregistré comme une réponse, ne met pas la séquence en pause et ne sort pas le destinataire de la campagne : une personne en vacances reçoit donc quand même les relances qui l’attendent.

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Pas de lien de désinscription

Une campagne part de votre propre boîte mail comme un e-mail individuel ordinaire, elle ne comporte donc ni lien de désinscription ni suivi d’opt-out. Personne ne peut se retirer seul, et Spott ne tient aucune liste de suppression pour ces envois. Une personne qui demande à ne plus être contactée doit être désinscrite à la main. C’est la différence assumée avec Marketing, qui envoie à grande échelle, ajoute un lien de désinscription à chaque message et supprime automatiquement les envois suivants. Si votre séquence a besoin d’une option de désinscription, passez par Marketing ou insérez un lien vers votre propre formulaire dans le corps du message.

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Gérer une campagne en cours

Vous n’êtes pas obligé d’arrêter une campagne pour l’ajuster :

• Mettez en pause et reprenez une campagne en cours à tout moment.
• Modifiez le contenu des messages des étapes, même après le démarrage.
• Dupliquez une campagne à l’état de brouillon pour la réutiliser comme point de départ.
• Désinscrivez des destinataires individuels sans affecter le reste de la campagne.

Il reste plus simple de finaliser votre séquence avant de la lancer, alors prévoyez les étapes en amont autant que possible.

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Modèles de campagne

Pour réutiliser une séquence que vous lancez souvent, enregistrez-la comme campaign template. Les modèles se trouvent sous Campaigns → Campaign Templates, chacun avec une Purpose (par exemple Generic Outreach Campaign, Present Job to Candidates ou Present Candidate to Contacts) et le collègue qui l’a créé. Cliquez sur New campaign template pour en construire un : donnez-lui un nom et une Purpose, puis montez la séquence exactement comme dans une campagne. L’éditeur est le même, panneau latéral compris, donc la fenêtre d’envoi, la configuration, les paramètres d’expéditeur et les critères de sortie sont enregistrés avec le modèle. Tous les autres endroits où Spott utilise l’IA sont recensés dans L’IA dans Spott.