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Les modèles vous aident à envoyer plus vite des messages personnalisés, tout en gardant un ton cohérent dans toutes vos approches.

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Ouvrir l’onglet Message Templates

Dans la barre latérale de gauche, allez dans Inbox et cliquez sur l’onglet Message Templates en haut. Cette page liste tous vos modèles avec leur objet, un aperçu et leur auteur.
L'onglet Message Templates

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Créer un modèle d’e-mail

Cliquez sur New Email Template en haut à droite et choisissez si le modèle est Personal ou partagé avec le Workspace. Dans l’éditeur, vous pouvez définir :
  • Le nom, à usage interne
  • L’objet
  • Le corps de l’e-mail
  • Les pièces jointes
L'éditeur de modèle avec la liste déroulante des variables
Utilisez des intitulés clairs et réutilisables pour que votre équipe identifie facilement les modèles, par exemple “Présentation candidat - Software Engineer”. L’éditeur de contenu propose un choix de polices pour vos envois, afin qu’un modèle suive votre charte plutôt que la police par défaut. Montserrat en fait partie.

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Personnaliser avec des variables

Tapez { dans l’éditeur pour parcourir les variables disponibles. Elles se remplissent automatiquement à l’envoi du message, par exemple :
  • Recipient > First Name et Recipient > Last Name
  • Job > Name et Company > Name
  • AI Generated content, qui rédige un passage à partir de votre instruction
Les variables ne se remplissent que si les informations correspondantes existent dans Spott.

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Variables dans la ligne d’objet

Les variables fonctionnent dans l’objet comme dans le corps du message. Tapez { dans le champ de l’objet et choisissez une variable de la même manière : un objet Hey { Recipient > First Name }, new opportunity part avec le prénom rempli pour chaque destinataire.
Une ligne d'objet contenant une variable Recipient First Name
L’objet accepte les variables de fiche, celles qui vont chercher un nom, un poste ou une entreprise sur l’enregistrement. AI Generated content n’en fait pas partie : un passage rédigé a sa place dans le corps du message. La ligne d’objet garde ainsi une longueur prévisible, ce que vous voulez pour la seule partie du message qui est tronquée dans la liste de la boîte de réception. Cela vaut partout où il y a une ligne d’objet : un e-mail ponctuel écrit dans l’éditeur, un modèle de message et une campagne. Un objet personnalisé est la partie que les gens voient avant de décider d’ouvrir, il vaut donc davantage que la même personnalisation placée plus bas dans le corps du message.

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Contenu généré par l’IA

AI Generated content n’est pas une variable figée : vous lui indiquez sur quoi écrire, et elle rédige ce passage pour chaque destinataire au moment de l’envoi. Write about détermine la fiche sur laquelle elle s’appuie : Recipient, Candidate, Contact, Company ou Job. Donnez ensuite une instruction, par exemple « inviter le destinataire à consulter les informations sur un ton amical mais professionnel ». Spott utilise les données de cette fiche pour rédiger le passage, si bien que le même modèle arrive différemment chez chaque personne de la liste.
Les options Write about dans la fenêtre AI Generated content

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Enregistrement automatique et utilisation

Les modèles sont enregistrés automatiquement au fil de la frappe. Il n’y a pas de bouton d’enregistrement. Une fois créés, les modèles sont disponibles lors de la rédaction de messages dans l’Inbox et dans les campagnes. Dans l’Inbox, Start from template dans la barre d’outils de l’éditeur liste les modèles de votre espace de travail et vos modèles personnels, ce qui vous évite de quitter la conversation pour aller en chercher un.
Le sélecteur de modèles dans l'éditeur de l'Inbox
Depuis le menu à trois points d’un modèle, vous pouvez changer sa visibilité (personnel ou espace de travail) ou le supprimer. Les modèles de présentation et de description de poste sont gérés séparément, dans Settings → Templates.