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Sur un placement en mission, le chiffre d’affaires provient du temps réellement travaillé, et non d’honoraires convenus à l’avance. Les feuilles de temps vous offrent un seul endroit pour voir ce qui a été travaillé, ce qui a été approuvé et ce qui a été facturé, sur le placement lui-même. Le déroulement est toujours le même : configurez une grille tarifaire une fois par placement, saisissez une feuille de temps pour chaque période, faites-la approuver, puis facturez-la. Rien de tout cela ne nécessite Xero. Connectez Xero et les factures partent dans Xero sous forme de brouillons ; sans Xero, Spott crée lui-même la facture.

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1. Configurer une grille tarifaire

Une grille tarifaire définit ce que vous facturez au client et ce que vous versez à l’intervenant pour les jours et les horaires travaillés, ainsi que le pay code qui s’applique. New timesheet reste désactivé tant que le placement n’a pas de grille tarifaire, c’est donc par là que l’on commence.
  1. Ouvrez le placement en mission et choisissez Create rate card dans le menu ⋮.
  2. Choisissez un Template si votre admin en a créé un, ou remplissez vous-même les champs :
    • Name, par exemple « Tarifs standard ».
    • Pay code, le code sous lequel le temps est facturé. Lorsque Xero est connecté, ces codes sont synchronisés depuis vos articles Xero.
    • Unit, Day ou Hour. Si vous facturez uniquement à la journée, utilisez Day.
    • Currency, Base charge rate (facturé au client) et Base pay rate (versé à l’intervenant).
  3. Cliquez sur Next pour ajouter des règles pour les taux qui diffèrent du taux de base, comme les heures supplémentaires. Pour chaque règle, définissez :
    • Rule name, par exemple « Heures supplémentaires ».
    • Applies to, la journée entière ou une partie de la journée. Une partie de la journée demande une heure de début et de fin, et n’est disponible que sur les grilles tarifaires horaires.
    • Days, par exemple le samedi et le dimanche.
    • Pay code, Billable, Charge rate et Pay rate.
  4. Ajoutez d’autres règles avec + Add rule, puis cliquez sur Create.
Les admins peuvent enregistrer des grilles tarifaires réutilisables sous Settings → Templates → Rate Card Templates → Rate Cards. Si un modèle laisse vides les taux de facturation et de rémunération, Spott utilise les taux du placement.
Rate Card Templates dans les paramètres, avec les onglets Rate Cards et Pay Codes

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2. Saisir une feuille de temps

  1. Sur le placement, choisissez New timesheet dans le menu ⋮. L’onglet Timesheets n’apparaît qu’une fois que le placement a sa première feuille de temps, et à partir de là il porte son propre bouton pour la suivante.
  2. Period : choisissez This week, Last week, Last 2 weeks, This month ou Custom. Une feuille de temps doit se situer dans les dates du placement et ne peut pas chevaucher une feuille existante.
  3. Laissez Prefill the week from the working schedule coché pour partir des jours et des horaires de travail habituels du placement.
  4. Days / Hours : ajustez ce qui a été travaillé.
    • Grilles tarifaires journalières : activez chaque jour travaillé. Seules les journées entières sont prises en charge.
    • Grilles tarifaires horaires : définissez une heure de début et de fin pour chaque jour. Double-cliquez sur la barre pour ajouter un autre créneau, par exemple des heures supplémentaires en soirée. Chaque couleur correspond à une règle différente de la grille tarifaire.
  5. Check : vérifiez le temps total, le montant facturé et la rémunération par jour, puis cliquez sur Next et Save.

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3. Vérifier, soumettre et approuver

L’onglet Timesheets du placement liste chaque période avec son état. Ouvrez-en une pour voir le détail : les heures ou les jours travaillés chaque jour, la règle qui s’est appliquée, et le montant facturé et la rémunération qui en résultent.
La feuille de temps d'une semaine ouverte sur un placement en mission, avec les heures, le montant facturé et la rémunération par jour
Une feuille de temps enregistrée démarre à l’état Draft. Dans le menu ⋮ de sa ligne, choisissez Submit, puis Approve une fois que le client l’a validée. Vous pouvez aussi la modifier avec Edit ou l’annuler avec Void.
Le tableau Timesheets d'un placement en mission, avec les actions Edit, Submit et Void

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4. Facturer les feuilles de temps approuvées

Seules les feuilles de temps Approved peuvent être facturées. Cliquez sur New invoice sur le placement, choisissez Specific timesheets et cochez celles à facturer. Plusieurs feuilles de temps peuvent figurer sur une même facture, et une fois facturée, chaque feuille de temps renvoie vers sa facture dans l’onglet Invoices, à côté de Timesheets. Spott remplit les lignes de facture à partir des feuilles de temps, séparées par taux, de sorte que les heures standard et les heures supplémentaires apparaissent séparément. La procédure complète, y compris le contact Xero et l’état de la facture, se trouve dans Facturer avec Xero.

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Questions fréquentes

  • Pourquoi New timesheet est-il grisé ? Le placement n’a pas encore de grille tarifaire. Créez-en une d’abord.
  • Les intervenants peuvent-ils saisir eux-mêmes leurs feuilles de temps ? Pas encore. Les feuilles de temps sont saisies, soumises et approuvées par votre équipe dans Spott.
  • Puis-je facturer une feuille de temps à l’état brouillon ou soumise ? Non. Seules les feuilles de temps approuvées peuvent être cochées lorsque vous créez une facture.