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Sur les postes, les candidats, les entreprises et les contacts, vous pouvez créer des attributs personnalisés pour suivre, filtrer et rechercher les informations propres à votre activité.

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1. Ouvrir les réglages du modèle de données

  1. Allez dans Settings.
  2. Sous Workspace, ouvrez Data Model et choisissez le type d’enregistrement pour lequel vous voulez créer un attribut personnalisé.

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2. Créer des attributs personnalisés

Cliquez sur Create your own attribute et choisissez le type de donnée :
  • Text : saisie libre
  • Number : valeurs numériques
  • Checkbox : une réponse par oui ou par non
  • Select : un choix unique dans une liste
  • Multi-select : un ou plusieurs choix dans une liste
  • Date : champs de date, par exemple une date de disponibilité
  • Rating : une note, sur laquelle vous pouvez aussi filtrer
  • Currency : champs monétaires
  • URL : un lien web
  • User et Multi-user : référence une ou plusieurs personnes de votre espace de travail
Le type d’un attribut est figé à sa création et ne peut plus être modifié ensuite. Choisissez-le délibérément : changer d’avis plus tard oblige à créer un nouvel attribut et à déplacer les données.

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Les options d’un Select ou d’un Multi-select

Choisir Select ou Multi-select fait apparaître un champ Select options où vous définissez les valeurs proposées. Des options peuvent être ajoutées plus tard en modifiant l’attribut, la liste peut donc s’enrichir à mesure que vous rencontrez des cas qu’elle ne couvre pas. Cela vaut pour les attributs que vous remplissez vous-même. Dès que Use AI to fill this column est activé, les options sont verrouillées : un avertissement apparaît si vous essayez d’en ajouter une, et il n’existe aucun moyen de rouvrir la liste. Pour modifier les valeurs parmi lesquelles un attribut rempli par l’IA peut choisir, créez un nouvel attribut rempli par l’IA avec les options voulues.
Modifier un attribut existant affiche le type grisé, ce qui rend la règle ci-dessus visible : le nom vous appartient, le type non, et les options ne vous appartiennent que tant que le remplissage par IA est désactivé. La même fenêtre porte l’option Use AI to fill this column, ainsi qu’un rappel : les attributs remplis par l’IA ne valent que pour la suite. Les activer remplit les nouveaux enregistrements à partir de ce moment et ne revient pas sur ceux que vous avez déjà. Une fois créé, un attribut personnalisé est disponible sur tous les enregistrements de ce type dans votre base.
Les System attributes intégrés (comme Location, Personal Email ou Language) sont gérés par Spott. Vous pouvez les mettre en favori et les réordonner, mais pas les renommer, changer leur type ou les supprimer. Seuls les attributs que vous créez peuvent être modifiés ou supprimés.
Les fichiers et les pièces jointes ont leurs propres attributs, configurés au même endroit. Voir le modèle de données.

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Les colonnes remplies par l’IA

À la création d’un attribut, vous pouvez activer le remplissage automatique par IA (AI autofill). Le système renseigne alors l’attribut automatiquement à partir du profil et des CV de l’enregistrement, en suivant le prompt que vous écrivez. Voir configurer les colonnes remplies par l’IA. Exemples :
  • Calcul de l’âge à partir des dates de diplôme
  • Extraction de compétences depuis les CV
  • Classement par catégorie à partir des profils candidats
Les colonnes IA fonctionnent mieux sur un ensemble fini de valeurs : préférez donc un select ou un multi-select au texte libre. Elles sont remplies à la création de la colonne puis à la création de chaque enregistrement, et elles ne sont pas tenues à jour ensuite. Vous pouvez rafraîchir une valeur manuellement sur l’enregistrement, mais il n’existe pas de rafraîchissement en masse.
Pour en rafraîchir une, survolez la cellule et utilisez Regenerate value with AI.

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Utiliser et gérer les attributs personnalisés

Une fois créés, les attributs personnalisés sont directement utilisables partout dans Spott. Vous pouvez :
  • Saisir les valeurs directement dans le tableau ou sur le profil de l’enregistrement
  • Afficher les attributs personnalisés en colonnes et les réordonner via View Settings
  • Filtrer et rechercher sur les attributs personnalisés
  • Mettre un attribut en favori pour qu’il s’affiche par défaut sur les enregistrements ; les attributs non favoris restent accessibles sous Show all values
Personnaliser vos enregistrements vous aide à capter les données propres à votre processus, et rend vos recherches et vos filtres plus efficaces.