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Les automatisations sont des workflows qui se déclenchent sur des événements dans Spott et exécutent une suite d’actions. Elles sont configurées par les administrateurs et s’appliquent à tout l’espace de travail : chaque collègue suit donc le même processus automatiquement.

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Activer et configurer

  1. Un administrateur active Automations sous Settings → Features.
  2. Les automatisations se créent ensuite sous Settings → Automations.
  3. Chaque automatisation s’active ou se désactive individuellement depuis cette liste : vous pouvez en mettre une en pause le temps de l’ajuster, sans la supprimer ni perdre sa configuration.
Les automatisations valent pour tout l’espace de travail. Elles ne peuvent pas être limitées à un utilisateur : une fois configurée, une automatisation s’exécute pour tout le monde. Considérez-les comme une infrastructure partagée, pas comme des raccourcis personnels.

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La structure d’une automatisation

Toutes les automatisations ont la même forme :
  • Un déclencheur : l’événement qui la lance. Les déclencheurs temporels permettent de faire tourner une automatisation à un moment donné plutôt qu’immédiatement.
  • Une ou plusieurs actions, enchaînées dans l’ordre.
  • Des filtres facultatifs pour préciser quand elle s’exécute, par exemple uniquement pour un type de placement form donné.

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Les déclencheurs

Add trigger répartit la liste en deux familles, et c’est cette répartition qui compte :
Le mode interactif n’est proposé que sur deux déclencheurs. Seuls Job application moved et Speculative application moved peuvent ouvrir une fenêtre. Tous les autres déclencheurs sont uniquement en arrière-plan : si vous voulez afficher quelque chose au recruteur, cela doit se greffer sur un changement d’étape de candidature.
Interactive, ouvre une fenêtre pour l’utilisateur : Background, s’exécute en silence : Les derniers de cette liste justifient à eux seuls la mise en place d’automatisations. Un document de droit au travail qui arrive à expiration, un candidat qui passe discrètement inactif, une prise de référence qui tombe pendant que vous êtes en réunion : rien de tout cela ne se signale, et personne ne va le vérifier à la main. Envoyez un e-mail au responsable ou créez une tâche au moment même où cela se produit.

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Les actions

La liste des actions dépend du déclencheur choisi. Une action a besoin d’une fiche sur laquelle agir : un déclencheur portant sur un contact propose donc Update contact et aucune action sur les postes, tandis qu’un déclencheur de placement propose Job update et Close job board postings. Choisissez d’abord le déclencheur, les actions en découlent.
Proposées sur tous les déclencheurs : Proposées selon la fiche portée par le déclencheur : Deux conséquences en découlent, et on se fait avoir facilement sur les deux :
  • Un rejet porte un poste. Candidate rejected propose Job update et Close job board postings, parce qu’un rejet intervient sur une candidature et qu’une candidature appartient à un poste. Candidate created ne les propose pas, puisqu’à ce stade aucun poste n’est en jeu.
  • Les déclencheurs de note ne peuvent pas créer de note. Candidate note updated propose quatre actions et Create note n’en fait pas partie, ce qui empêche une automatisation de se déclencher elle-même.
Close job board postings est celle que tout le monde oublie. Passer un poste à un statut fermé ne retire pas ses annonces : ce sont deux actions distinctes, et un poste pourvu continue donc de collecter des candidatures tant que vous ne fermez pas aussi les annonces. Enchaînez les deux dans la même automatisation et plus personne n’a besoin d’y penser.
Les déclencheurs de placement portent également le nom, l’e-mail et le téléphone du contact sous forme de variables : une automatisation de placement peut donc s’adresser au contact client par son nom et transmettre à votre back-office le numéro à appeler, sans que personne n’ait à ouvrir la fiche entreprise pour le retrouver. Les déclencheurs opportunité et client mettent le volet commercial du métier sur le même pied que le volet recrutement : une nouvelle opportunité peut ouvrir une tâche de qualification, un deal qui avance vers une étape tardive peut prévenir son responsable par e-mail, et une nouvelle entreprise cliente peut être complétée avec les valeurs par défaut attendues par votre back-office, sans que personne n’ait à y penser.

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Les automatisations interactives

Les automatisations interactives changent ce que vous voyez : elles ouvrent une fenêtre ou un formulaire au bon moment, en gardant l’utilisateur dans la boucle pour les actions qui demandent du jugement. Les cas les plus courants :
  • Ouvrir la fenêtre de placement quand une candidature passe à une étape Placed, pour que les honoraires et les dates soient enregistrés sur-le-champ.
  • Ouvrir la fenêtre d’e-mail quand une candidature atteint une étape précise, par exemple « Mailed ».
  • Ouvrir la fenêtre Task à un moment du processus où un suivi doit toujours être convenu, pour que la tâche soit écrite tant que le contexte est frais plutôt que plus tard.
Pour les e-mails de refus, utilisez plutôt l’action rapide native Mark rejected qu’une automatisation. Elle intègre la sélection du modèle et enregistre les motifs de refus.

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Les automatisations en arrière-plan

Les automatisations en arrière-plan s’exécutent en silence, sans aucune fenêtre. Utilisez-les quand l’action est déterministe et doit toujours se produire. Les cas les plus courants :
  • Envoyer automatiquement un e-mail de consentement quand un candidat atteint votre étape de vérification RGPD, depuis l’un de vos domaines configurés.
  • Fermer automatiquement un poste quand un candidat y est placé.
  • Mettre à jour automatiquement un attribut personnalisé quand une candidature atteint une étape, ce qui garde les champs de reporting justes sans entretien manuel.
Les automatisations en arrière-plan peuvent aussi envoyer des e-mails à des adresses extérieures à Spott, par exemple votre service facturation, et utiliser des variables dans ces e-mails, y compris le détail d’un placement comme la répartition des honoraires, les dates de début et de fin ou la valeur du contrat. Dans une action d’envoi d’e-mail, vous pouvez sélectionner l’un de vos modèles de message existants plutôt que de rédiger le message dans l’automatisation. L’automatisation suit alors le modèle : une modification de formulation se répercute partout où le modèle est utilisé, et vous n’entretenez pas deux fois le même message. Deux choses déterminent si un modèle est seulement proposé :
  • Les modèles ne fonctionnent que sur Send email from your configured domains. Sur l’autre action d’e-mail, la liste reste vide, ce qui donne l’impression d’une fonctionnalité manquante alors qu’il s’agit de la mauvaise action.
  • Un modèle est grisé quand le déclencheur ne peut pas remplir ses variables, avec le message « contains variables that can’t be used here ». Le cas classique est un modèle qui utilise une variable Job sur un déclencheur couvrant aussi les mouvements spontanés, puisqu’une présentation spontanée n’a pas de poste. Passer le déclencheur à Job Application Moved donne aux variables de quoi se résoudre.
L’adresse d’envoi a sa propre exigence : elle doit être enregistrée dans la section Domains des paramètres, et pas seulement vérifiée pour l’envoi. Si aucune adresse n’est proposée sur un domaine que vous savez vérifié, c’est cet enregistrement qui manque. Pour envoyer au nom de plusieurs consultants, ajoutez plusieurs actions d’envoi dans une même automatisation plutôt que de construire une automatisation par personne.

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Les journaux

Chaque exécution d’une automatisation est consignée. Chaque automatisation possède sa propre vue Logs, qui liste l’action déclenchée, le moment de son exécution, si elle est allée au bout, et le motif dans le cas contraire. C’est le premier endroit où regarder quand on vous demande pourquoi un e-mail est parti, ou pourquoi il n’est pas parti.
Les e-mails envoyés par une automatisation n’apparaissent pas dans le fil d’activité du candidat, sauf si le destinataire répond. C’est dans le journal de l’automatisation que vous vérifiez ce qui a été envoyé.
Un échec silencieux mérite d’être connu avant d’aller fouiller le journal : une automatisation déclenchée par un placement ne part pas si le placement n’a pas de date de début. Quand quatre placements ont déclenché un e-mail et qu’un cinquième non, la date de début manquante est la première chose à vérifier.

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Conditions, branches et variables

Une action, ce n’est pas seulement « fais ceci ». Chacune s’inscrit dans un couple If / Then, et une automatisation peut en contenir plusieurs : un même déclencheur peut donc mener à des issues différentes.

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Filtrer le déclencheur

Le déclencheur a son propre filtre, qui décide si l’automatisation s’exécute ou non. Sur un déclencheur de candidature déplacée, filtrer sur To is Presentation fait qu’elle ne part que lorsqu’une candidature arrive dans cette étape, et non à chaque mouvement.

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If, Then et Else

Dans un bloc d’action, If restreint les fiches auxquelles l’action s’applique, sur n’importe quel champ des fiches portées par le déclencheur. Then est ce qui se passe. Ajouter un Else vous donne l’autre branche : une même automatisation peut faire une chose quand la condition est remplie et une autre dans le cas contraire. Comme une automatisation peut porter plusieurs blocs d’action, une forme courante consiste à faire un bloc par cas. Une automatisation d’administration des placements peut avoir un bloc If Placement Form is Contracting et un autre If Placement Form is Freelance, chacun envoyant un e-mail différent à une adresse de back-office différente.

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Laisser l’IA décider

Une condition n’est pas forcément une comparaison de champ. And let AI decide based on accepte une phrase en langage courant, par exemple « Candidate has at least 5 years of experience in React », et évalue chaque fiche par rapport à elle, avec un niveau d’exigence au choix comme Balanced criteria.
Une condition IA relève du jugement, pas de la simple consultation d’un champ : elle ne sera pas toujours cohérente avec elle-même sur les cas limites. Utilisez-la là où être à peu près juste suffit, par exemple pour aiguiller vers une relecture humaine, et gardez les comparaisons de champs pour tout ce qui doit être exact.

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Les variables

Les champs de texte d’une action acceptent des variables issues des fiches en jeu, écrites sous la forme { Candidate > First Name }. Elles fonctionnent dans le corps d’un e-mail, ainsi que dans le titre et le corps d’une note. Un objet d’e-mail n’accepte que du texte simple : un message annonçant un entretien ne peut donc pas porter le nom de l’entreprise dans son objet.
Les champs personnalisés sont également disponibles, y compris ceux d’un placement form, ce qui permet d’envoyer au back-office tout ce dont il a besoin sur un placement sans que personne n’ait à ressaisir quoi que ce soit. Les destinataires aussi peuvent être dynamiques. Plutôt qu’une adresse figée, les champs To, Cc et Bcc acceptent une personne issue de la fiche, comme Placement placed by : le recruteur à l’origine du placement est ainsi copié automatiquement.

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Les dates relatives sur les tâches

Une action Create task fixe son échéance par rapport à une date de la fiche, et non à un jour figé. Start date of the placement, 1 month before vous donne un point de contact qui se déplace dès que la date de début bouge.

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Exemples

Quatre formes qui couvrent l’essentiel des usages des automatisations.
Déclencheur : Placement created. Then : Job update vers un statut fermé, suivi de Close job board postings. Détaillé pas à pas plus bas.
Déclencheur : Placement created. Then : Create task, assignée à Placement placed by, à échéance 1 month before the start date of the placement, intitulée par exemple « Prendre des nouvelles du candidat, entrée en poste dans 1 mois ».Tout l’intérêt tient à la date relative. Avec une date figée, elle est fausse dès que la date de début bouge ; en relatif, le rappel suit le placement.
Déclencheur : Placement created. Puis un bloc d’action par placement form : If Placement Form is Contracting envoie un e-mail, If Placement Form is Freelance en envoie un autre, chacun à la bonne adresse avec le service financier en Cc et Placement placed by en Bcc.Le corps du message est construit à partir de variables, y compris les champs personnalisés du placement form : le back-office reçoit le nom, les coordonnées et l’adresse sans que personne ne les ressaisisse.
Déclencheur : Candidate created. If la source du candidat fait partie de quelques sources connues, Then Update candidate pour renseigner les champs qui sont toujours les mêmes pour cette source : type d’emploi, type de contrat, mode de travail et tout attribut personnalisé.Utile quand les candidats arrivent d’un canal dont vous connaissez déjà la plupart des réponses.

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Exemple : fermer un poste quand quelqu’un est placé

Le déroulé complet de la forme évoquée plus haut. Quand un recruteur enregistre un placement, le poste correspondant devrait cesser d’être ouvert : il continue d’apparaître dans les pipelines, les tableaux de bord et les flux vers les job boards tant que personne ne pense à le fermer à la main, et personne ne le fait jamais le jour même.
1

Créer l'automatisation

Allez dans Settings → Automations et ajoutez une automatisation. Donnez-lui un nom que votre équipe reconnaîtra plus tard dans la liste, par exemple Close job on placement.
2

Choisir le déclencheur

Choisissez le déclencheur placement created. Il part une fois la fiche placement créée, donc une fois le détail des honoraires déjà renseigné : le poste est réellement terminé et pas seulement promis.
3

Ajouter l'action Job update

Ajoutez Job update et passez le statut du poste à votre statut fermé ou pourvu. Les noms de statuts sont ceux configurés sous Settings → Stages.
4

Ajouter Close job board postings

Enchaînez ensuite Close job board postings. Sans cela, le poste apparaît comme fermé dans Spott alors que ses annonces restent en ligne et continuent de collecter des candidatures.
5

Restreindre avec un filtre, si nécessaire

Si seuls certains types de placement doivent fermer le poste, ajoutez un filtre sur le type de placement form. Un recrutement au succès ferme généralement le poste ; un placement d’intérim souvent non, car le poste peut encore accueillir d’autres intervenants.
6

L'activer et surveiller la première exécution

Activez l’automatisation, puis enregistrez un placement et ouvrez ses Logs. L’exécution doit montrer l’action déclenchée et menée à son terme. Sinon, le journal en donne la raison.
Associez-la à l’automatisation interactive ouvrir la fenêtre de placement décrite plus haut. L’une invite le recruteur à enregistrer le placement au moment où il déplace le candidat, l’autre ferme le poste une fois que c’est fait. Ensemble, le poste se ferme tout seul le jour où il est pourvu, sans que personne n’ait à relancer qui que ce soit.