Placements

Vous pouvez accéder rapidement à la page Placements avec G puis P. Voir tous les raccourcis clavier. Les placements représentent dans Spott l’issue réussie de votre processus de recrutement, quand un candidat est retenu et confirmé sur un poste. Un placement relie le poste, le candidat et le client, ce qui vous donne un enregistrement complet du recrutement. Les placements alimentent aussi le reporting et les analyses de chiffre d’affaires, pour suivre votre performance et anticiper la croissance de votre activité.

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Créer un placement à partir d’un candidat existant

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Étape 1. Ouvrir un poste en cours

Dans Spott, allez dans Jobs.

• Trouvez le poste sur lequel vous voulez placer un candidat
• Cliquez sur l’intitulé du poste

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Étape 2. Placer un candidat

• Cliquez sur le titre professionnel du candidat, juste sous son nom. Cliquer sur son nom ouvre le profil du candidat, visez donc bien le titre sur la ligne du dessous.
• Sélectionnez Mark placed

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Étape 3. Choisir le type de placement

Marquer un candidat comme placé ouvre un court parcours guidé. Choisissez d’abord le placement type, qui détermine le modèle d’honoraires et les champs à renseigner ensuite :

• Contingent, des honoraires uniques versés en cas de placement réussi (un recrutement permanent classique).
• Retained, des paiements échelonnés sur la durée de la mission de recherche. La base de calcul peut être un pourcentage de la rémunération ou un montant forfaitaire, réparti sur les jalons de paiement prévus dans votre accord.
• Staffing, une marge sur la facturation d’un intervenant, pour le travail temporaire et l’intérim.

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Étape 4. Renseigner les détails

Les étapes suivantes dépendent du type que vous avez choisi : Fee Details contient toujours la date placed at ainsi que les dates de start et de end. Les honoraires eux-mêmes se saisissent différemment selon le type :

• Permanent (Contingent ou Retained) : des honoraires sur le placement, exprimés en pourcentage de la rémunération ou en montant forfaitaire. Si le poste porte déjà une deal value, le placement part de cette valeur : les honoraires convenus avec le client au moment où vous avez pris le poste n’ont pas à être ressaisis. Renseigner une date de fin sur un placement contingent replace le candidat dans le vivier des candidats disponibles dès que le contrat se termine.
• Staffing : le working schedule, l’unit (journalière ou horaire), le charge rate facturé au client et le pay rate versé à l’intervenant. Spott en déduit la valeur du contrat et les honoraires nets (la marge). Pour les placements en intérim, vous pouvez fixer un fixed number of days billed plutôt que de le déduire du rythme de travail.

Les deux autres étapes sont identiques quel que soit le type :

• Splits : la répartition des honoraires entre utilisateurs. Le total doit faire 100 %. Si la répartition a déjà été convenue sur le poste, renseignez-la à cet endroit : l’accord est ainsi consigné avant même que le placement soit réalisé, et un placement permanent reprend automatiquement la répartition du poste. Vous pouvez toujours la modifier ici.
• Extra : les champs de votre formulaire de placement, par exemple le salaire de base, les compléments de salaire, l’actionnariat et les honoraires dans d’autres devises. Vous décidez des champs qui apparaissent ici : les formulaires de placement se configurent dans Settings → Templates.

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Formulaires de placement personnalisés

Créez autant de formulaires de placement que nécessaire. La réalité des placements est plus variée que ces trois types : un recrutement permanent avec une structure de bonus ne demande pas les mêmes données qu’un recrutement avec de l’actionnariat, et un contrat d’intérim avec révision de taux en demande encore d’autres. Plutôt que de tout faire entrer dans un seul formulaire par type, construisez un formulaire pour chaque variante que vous pratiquez réellement, dans Settings → Templates. Le formulaire détermine les champs qui apparaissent à l’étape Extra et sur l’enregistrement du placement. Vous pouvez donc suivre exactement ce dont chaque type a besoin, par exemple les révisions de taux et les prolongations de contrat sur les placements en intérim, ou le salaire de base, le bonus et l’actionnariat sur les placements permanents. Saisir les bons champs garantit la justesse de votre reporting et de votre facturation. Une fois le parcours terminé, la candidature affiche un bloc Placement avec l’entreprise, le poste, le type, la date de début, la répartition des honoraires et le total, de sorte que l’issue est visible aussi du côté du candidat.

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Convertir un placement en mission en placement permanent

Les intervenants finissent parfois par être recrutés. Quand un placement en mission devient un recrutement permanent, utilisez Convert to contingent placement dans le panneau Quick Actions du placement, plutôt que d’enregistrer un second placement : l’historique reste sur un seul enregistrement et les honoraires sont saisis comme des honoraires contingents uniques et non comme une prolongation de contrat. Cela ouvre le même parcours en quatre étapes que pour un placement classique. L’étape 2 passe des taux de mission à un Contingent fee : choisissez la base de calcul, forfait ou pourcentage, et le total. Extend placement, juste à côté, est l’autre option : utilisez celle-là quand le contrat se prolonge au lieu d’être converti.

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Vue d’ensemble des placements

L’onglet Placements de Spott donne une vue d’ensemble de tous les placements sous forme de tableau. Chaque colonne correspond à un attribut du placement :

• Company, l’entreprise dans laquelle le candidat a été placé
• Vacancy, le poste sur lequel le candidat a été placé
• Candidate, le nom du candidat
• Placed at, la date à laquelle le candidat a été placé
• Placed by, la personne responsable du placement
• Start date, la date de début du contrat
• End date, la date de fin du contrat
• Fee income, les revenus générés par le placement
• Fee details and splits, vous pouvez enregistrer les honoraires nets et bruts et définir leur répartition entre utilisateurs. Le total de la répartition doit faire 100 pour cent.
• Placement form, le formulaire avec lequel ce placement a été saisi

Filtrez le tableau sur les placements qui vous intéressent, par exemple par entreprise, par utilisateur ayant réalisé le placement, par Placed by Team pour voir ensemble les placements d’une équipe, ou par date, puis exportez le résultat vers Excel.

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Les honoraires apparaissent dans les deux devises

Les tableaux de placements totalisent tout dans la devise de votre espace de travail pour que les chiffres s’additionnent, ce qui voulait dire jusqu’ici qu’un honoraire convenu dans une autre devise n’était affiché que converti. Les colonnes d’honoraires montrent désormais le montant dans la devise réellement convenue, à côté du montant converti. Cela compte quand vous vérifiez un placement face à un contrat ou à une facture. Le montant converti est celui sur lequel tourne votre reporting, et il bouge avec le taux de change ; le montant local est celui que le client a accepté, et il ne bouge pas. Voir les deux vous permet de rapprocher un placement sans refaire la conversion à l’envers. Le tableau de bord au-dessus du tableau fonctionne sur une fenêtre fixe de trois mois : ce n’est donc pas là qu’il faut regarder une période plus longue. Le tableau, lui, se filtre sur la plage de dates de votre choix, et un rapport de placements dans Reports n’a aucune limite de fenêtre. Quand des honoraires sont répartis entre collègues, le placement reste attribué à l’utilisateur indiqué dans Placed by pour le décompte. Les pourcentages de répartition ne divisent que le chiffre d’affaires enregistré : une affaire partagée compte donc pour un seul placement, au bénéfice de la personne qui l’a réalisé. Le filtre par utilisateur inclut les utilisateurs désactivés, pas seulement les utilisateurs actifs. Quelqu’un qui est parti depuis a quand même placé les personnes qu’il a placées, et les exclure sans le dire fausse les chiffres de l’année précédente à la baisse. Il en va de même pour les filtres par utilisateur sur les notes et les listes.

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Modifier ou supprimer un placement

Cliquez sur le placement dans le tableau pour l’ouvrir, puis utilisez les trois points à côté de Placed by et choisissez :

• Edit the placement si des informations doivent être mises à jour. Cela inclut le changement de type de placement, par exemple de Staffing à Permanent, et la correction d’honoraires ou d’une date de début.
• Delete the placement si le placement n’est plus pertinent

La modification d’un placement est réservée aux administrateurs. Les consultants voient un placement et peuvent l’ouvrir, si bien qu’un montant erroné donne l’impression qu’ils pourraient le corriger, mais l’action Edit demande des droits d’administrateur. Quand un bureau n’a pas d’administrateur propre, la modification doit être faite par une personne disposant de ce rôle. La page de détail d’un placement accepte aussi les pièces jointes, ce qui vous permet de conserver des documents comme l’accord signé directement sur le placement.

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Placements en intérim

Pour le travail temporaire et l’intérim, la section Placements comprend aussi un tableau de bord Staffing avec des prévisions de marge brute, calculées à partir des taux, des unités et des rythmes de travail saisis sur les placements en intérim, avec un basculement entre KPI hebdomadaires et mensuels. Vous pouvez filtrer les placements en intérim par statut, par exemple les prolongations ou les placements sur le point de commencer ou de se terminer.

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Placements en mandat

Le travail en mandat se facture par étapes : il dispose donc de son propre onglet à côté de Contingent et Contract, construit autour de l’avancement plutôt que d’honoraires uniques. Chaque ligne correspond à une mission de recherche en mandat :

• Company et Role, ainsi que la Team qui travaille dessus
• Est. Total fee, ce que vaut la mission complète si elle aboutit
• Realized fees, ce qui a été facturé jusqu’ici
• Milestones, une barre de progression indiquant combien de jalons convenus sont atteints
• Next milestone, le prochain jalon dû et sa valeur, pour voir ce qui sera bientôt facturable
• Placed Candidate, une fois la mission pourvue

Comme les jalons proviennent du poste, définissez la structure d’honoraires sur l’onglet Overview du poste avant d’enregistrer le placement.

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Définir les jalons et enregistrer des honoraires

Sur l’onglet Overview du poste, faites défiler la colonne de droite et choisissez la structure d’honoraires. Sélectionnez Retained : vous pouvez alors ajouter les jalons de votre accord, chacun portant un pourcentage ou un montant. Pour enregistrer un jalon en chiffre d’affaires, cochez la case de ce jalon. Cela fonctionne avant même que quelqu’un soit placé, et c’est tout l’intérêt d’un mandat : la première tranche de 30 000 d’honoraires peut être facturée au lancement de la recherche, sans aucun candidat encore sur le poste. Dans la boîte de dialogue de placement, Retained reste grisé tant que le poste ne porte pas de structure d’honoraires en mandat : réglez-la donc d’abord sur le poste. Les exports de placements vers Excel incluent les valeurs imbriquées de vos formulaires de placement, pour vous permettre de tout analyser dans vos outils de BI. Les attributs de placement personnalisés figurent eux aussi dans l’export, sur un onglet distinct du classeur, ce qui explique que beaucoup les cherchent ailleurs et les croient absents.