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Settings → Data Model est l’endroit où vous façonnez les champs de vos fiches. Vous pouvez y créer des attributs personnalisés et des types de fichiers pour chaque type d’enregistrement de votre espace de travail.

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Les types d’enregistrements

Le modèle de données liste chaque type d’enregistrement avec le nombre d’attributs qui lui est associé : Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities et Files. Cliquez sur un type d’enregistrement pour gérer ses attributs.
La vue d'ensemble du modèle de données avec le nombre d'attributs par type d'enregistrement

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Les attributs

À l’intérieur d’un type d’enregistrement, l’onglet Attributes liste tous les champs. Pour chaque attribut, vous voyez son Type et ses Properties :
  • Les attributs System sont natifs et ne peuvent pas être supprimés, mais vous pouvez archiver ceux que votre équipe n’utilise pas. Un attribut archivé est masqué dès lors, de sorte que les fiches et les formulaires n’affichent que les champs avec lesquels vous travaillez réellement.
  • Les attributs marqués AI Filled sont complétés automatiquement par l’IA. Voir les colonnes remplies par l’IA.
  • Les attributs Starred s’affichent par défaut sur les fiches. Les autres sont masqués derrière Show all values. Faites glisser les attributs pour définir leur ordre d’affichage, à la fois sur la fiche et dans la fenêtre de création des candidats, contacts, entreprises, postes et opportunités : une nouvelle fiche se remplit ainsi dans l’ordre dans lequel votre équipe la pense. Les champs fixes comme le nom gardent leur place, et la fenêtre de placement suit plutôt le formulaire de placement.
Utilisez Create your own attribute pour ajouter un champ personnalisé. Voir les attributs personnalisés pour les types de données et la façon de les utiliser. Un attribut personnalisé peut porter une description. Rédigez-en une dès que le nom du champ ne suffit pas à trancher la façon de le remplir : ce qui compte comme « Seniority », la devise d’un tarif, ou si une date est celle de l’entrée en fonction ou de la signature. C’est dans la description que vit cette convention, pour qu’un nouveau collègue n’ait ni à demander ni à deviner.
La liste des attributs candidat avec les champs système et remplis par l'IA

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Les champs obligatoires

Les champs obligatoires sont une fonctionnalité de l’offre Enterprise. Ils ne sont pas inclus dans l’offre Pro.
La colonne Required de la liste des attributs indique si un attribut doit être rempli, et il en existe deux sortes.

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Obligatoire par le système

Certains attributs sont marqués System required et ne peuvent pas être modifiés. Ce sont ceux sans lesquels une fiche n’a pas vraiment de sens : un poste a besoin d’une Company, d’un titre (Job) et d’un Status.
Des attributs de poste dont plusieurs sont marqués System required

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Avertir quand le champ est vide

Tout autre attribut peut être configuré pour déclencher un avertissement. Ouvrez le menu ⋮ de l’attribut, choisissez Configure required field, cochez Warn user when the field is missing, puis enregistrez. La liste affiche alors un badge Warn when missing en face de cet attribut.
L'option Configure required field sur un attribut
La règle du champ obligatoire, avec une seule option d'avertissement

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Ce que fait réellement l’avertissement

Quand quelqu’un crée une fiche sans l’un de ces champs, Spott affiche une fenêtre Required fields are missing qui nomme précisément lesquels, et propose Fill in fields ou Add candidate anyway. Le même avertissement est disponible sur Companies et Opportunities : configurez-le de la même façon dans leurs attributs, et la fenêtre propose Create company anyway ou Create opportunity anyway. La vérification n’a lieu que dans la fenêtre de création. Modifier une fiche par la suite, importer un CSV ou créer des fiches via l’API ne la déclenche pas.
Le nom du réglage est honnête : il avertit, il ne bloque pas. N’importe qui peut choisir Add candidate anyway, et la fiche est enregistrée avec le champ vide. Utilisez-le pour que vos données soient complètes par défaut, pas pour le garantir.
Cette nuance compte pour la suite. Un avertissement sur Email ou Nationality garde la plupart des fiches complètes, mais un rapport, un filtre ou une automatisation qui suppose que chaque fiche en a un rencontrera quand même les exceptions. Si quelque chose ne peut vraiment pas fonctionner avec une valeur vide, traitez le cas vide à cet endroit plutôt que de compter sur ce réglage.

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Fichiers et pièces jointes

Les fichiers font aussi partie du modèle de données. Vous pouvez définir des types de fichiers partagés entre les fiches, par exemple des contrats ou des certificats, et donner à ces types leurs propres attributs, comme une date d’expiration sur un certificat. Configurez-les ici de la même façon que les attributs de fiche. Tout est également accessible via l’API.

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Les consentements

Sur le type d’enregistrement Candidates, l’onglet Consents gère les finalités de consentement que vous pouvez suivre. Voir la gestion des consentements.