Ajouter et gérer des postes

Vous pouvez rejoindre rapidement la page Jobs avec G puis J. Voir tous les raccourcis clavier.

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1. Ouvrir la vue Jobs

Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Jobs pour ouvrir la liste de vos postes.

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2. Ajouter un nouveau poste

Cliquez sur le bouton Add Job en haut à droite. Dans la boîte de dialogue Add New Job, renseignez l’essentiel :

• Job Title : le poste que vous ajoutez
• Company : le client auquel ce poste appartient
• Status : l’état d’avancement du poste

Vous pouvez ajouter d’autres détails dès maintenant : type de contrat, type de lieu, un ou plusieurs lieux, fourchette salariale, description et contacts clients concernés. Définissez ici aussi la langue de la description de poste. Auparavant, c’était toujours l’anglais américain quel que soit le recrutement, ce qui obligeait à réécrire chaque description pour un poste néerlandophone ou francophone. Choisissez la langue une fois sur le poste, et tout ce que Spott génère pour lui part dans cette langue. Laissez le champ vide et le poste retombe sur Default job description language, un réglage valable pour tout l’espace de travail sous Settings → General. Mettez-y la langue dans laquelle vous recrutez le plus souvent et le champ du poste devient l’exception plutôt qu’une case à penser à chaque fois. C’est un réglage à part, distinct du Default AI Language de vos préférences personnelles, qui détermine la langue dans laquelle Spott s’adresse à vous. Cliquez sur Create Job en bas à droite de la boîte de dialogue. Votre nouveau poste apparaît dans la liste Jobs avec sa propre fiche.

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3. Importer un poste plutôt que le saisir

Vous n’êtes pas obligé de remplir la boîte de dialogue à la main. Deux chemins créent le poste à partir d’une annonce qui existe déjà :

• Import dans la boîte de dialogue Add New Job, qui propose deux sources :
  • Import from URL : collez le lien vers une annonce publique, et Spott reprend le texte de l’annonce dans les champs du poste.
  • Import from File : téléversez la description de poste que le client vous a envoyée, au format PDF, DOC ou DOCX, jusqu’à 10 Mo.
• L’extension de navigateur : importez un poste directement depuis la page que vous consultez. Voir l’extension de navigateur.

Dans les deux cas, vous arrivez sur la même fiche de poste, avec les informations préremplies et modifiables.

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4. Définir le poste dans l’onglet Overview

Le poste existe désormais, mais il est vide. Le configurer correctement forme une courte séquence à part entière, qu’il vaut mieux suivre dans l’ordre car chaque étape alimente la suivante : reliez vos fichiers et vos notes d’intake, générez les détails à partir de ceux-ci, complétez la structure d’honoraires, reliez les contacts, construisez la scorecard, puis interrogez l’IA. Tout ce parcours se trouve sur l’onglet Overview du poste.

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5. Piloter le poste depuis ses onglets

• Candidates : le pipeline. Suivez les candidats à chaque étape, effectuez des actions rapides, puis placez-les ou rejetez-les. Voir le pipeline du poste.
• Matching : recherche par IA dans toute votre base pour trouver les meilleurs nouveaux candidats pour ce poste, en excluant ceux déjà présents dans son pipeline. Voir le matching.
• Advertising : rédigez ou générez le texte de l’annonce et publiez-la sur le job board Spott, sur LinkedIn ou via des multidiffuseurs. Voir la diffusion d’annonces.
• Applicants : examinez les candidats qui ont postulé. Voir les candidatures entrantes.
• Company Portal : partagez les candidats sélectionnés avec votre client. Voir le portail entreprise.
• Files et Notes : documents et notes liés au poste. Les notes ne sont jamais reliées automatiquement à un poste : Spott n’associe que les personnes qu’il reconnaît. Reliez vous-même un appel d’intake ou une réunion client au poste depuis la note, et elle apparaît ici. Voir ajouter des notes.
• Tasks : les actions de suivi pour ce poste. Voir les tâches liées au poste.

Selon les fonctionnalités activées dans votre espace de travail, vous pouvez également voir les onglets Campaigns (séquences d’approche pour ce poste) et Communication (e-mails associés).

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Un poste, plusieurs ouvertures

Quand un client recrute trois personnes sur le même poste, gardez un seul poste. Un poste porte un unique pipeline mais un nombre illimité de placements : les trois recrutements y sont donc enregistrés et le pipeline reste au même endroit au lieu d’être éclaté entre des doublons. Il n’existe pas de champ intégré pour le nombre d’ouvertures. Si vous avez besoin que l’effectif soit visible et exploitable dans les rapports, ajoutez un attribut personnalisé dans Settings → Data model → Jobs, par exemple un champ numérique appelé Openings. Voir personnaliser les profils.

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Réutiliser les candidats d’un autre poste

Un client rouvre un poste que vous avez pourvu l’an dernier, ou recrute sur un poste presque identique. Les personnes que vous avez déjà trouvées sont le point de départ évident : vous pouvez donc les faire entrer dans le nouveau poste au lieu de chercher à nouveau. Sélectionnez un ou plusieurs postes dans le tableau Jobs, ouvrez le menu more dans la barre de sélection et choisissez Add candidates to job. Choisissez le poste auquel les ajouter et l’étape où ils arrivent, qui est par défaut la première étape.

• Tout le monde arrive à l’étape que vous choisissez. Leur étape sur l’ancien poste n’est pas reprise.
• Les candidats rejetés sont inclus et arrivent comme candidatures actives sur le nouveau poste : vérifiez donc l’étape avant de commencer à les contacter.
• Les candidats déjà présents sur le poste cible sont ignorés.
• Jusqu’à 1 000 candidats peuvent être ajoutés à la fois.

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Supprimer un poste

Ouvrez le poste et utilisez les trois points, libellés Actions, en haut à droite de la fiche. Une option de suppression grisée plutôt qu’absente signifie que votre rôle ne porte pas la permission Delete Job : un administrateur doit alors vous l’accorder ou supprimer le poste à votre place. Voir gérer les accès.

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Étapes suivantes