Portail entreprise

Le Company Portal est un espace sécurisé où vos clients peuvent consulter leurs postes ouverts, suivre les candidats présentés et collaborer avec votre équipe. Il réduit les allers-retours et donne aux clients une visibilité en temps réel sur le processus de recrutement. Le portail porte votre marque, pas celle de Spott : le logo, les couleurs et la politique de confidentialité que vous définissez une fois dans Settings → Workspace & Branding s’y appliquent comme ils s’appliquent à votre job board. Votre client voit votre entreprise, pas la nôtre. Voir espace de travail et branding.

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Accéder à l’onglet Company Portal d’un poste

Dans Spott, allez dans Jobs, ouvrez le poste et cliquez sur l’onglet Company Portal. À l’intérieur, les sous-onglets présentent l’Overview du portail, l’Activity du client, les Candidates publiés et les candidats Rejected.

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Publier des candidats

Vous contrôlez précisément qui est visible pour le client :

• Publiez un candidat isolé avec Publish on portal.
• Publiez en masse depuis le pipeline du poste : sélectionnez les candidats avec les cases à cocher et choisissez Add to company portal.
• Publiez automatiquement par étape : avec Show all candidates in real time activé, configurez les étapes du pipeline qui déclenchent la publication. Les candidats sont alors partagés avec le client dès qu’ils atteignent la bonne étape, sans publication manuelle un par un.

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Réglages du portail

Le panneau de droite comporte trois parties : le statut et la publication du portail en haut, Configuration au milieu, et les Contacts invités en bas. En haut, vous pouvez :

• Ouvrir ou fermer le portail avec le bouton Status, qui affiche Open tant que le portail est en ligne.
• Inviter des contacts : choisissez les contacts du client qui doivent y avoir accès. Chacun reçoit un e-mail automatique avec son lien d’accès personnel au portail dès que vous l’ajoutez, si bien que personne ne partage de mot de passe et que vous voyez qui dispose d’un accès. L’e-mail suit le modèle de votre espace de travail, voir personnaliser l’e-mail d’invitation.
• Copier le lien d’un contact au lieu d’envoyer l’e-mail d’invitation, pour le coller dans votre propre message. Lisez d’abord l’avertissement sous partager le lien vous-même.
• Prévisualiser le portail pour voir exactement ce que votre client verra.
• Activer Show all Candidates in real time pour que les candidats nouvellement ajoutés ou mis à jour apparaissent automatiquement pour le client, au lieu d’un instantané figé. Un sélecteur d’étapes se trouve juste en dessous : vous décidez quelles étapes publient, et les étapes précoces comme une long list peuvent rester internes pendant que les suivantes sont partagées automatiquement.
• Activer Show Candidate stages pour permettre au client de voir à quelle étape se trouve chaque candidat.

La section Contacts en bas liste toutes les personnes que vous avez invitées, regroupées selon qu’elles ont déjà accédé au portail ou non, et dispose de son propre raccourci Invite contacts.

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Configuration

Tout le reste de ce que le client voit, et de ce qu’il est autorisé à faire, se trouve sous Configuration, en six groupes. Chaque groupe indique combien de ses options sont activées, par exemple 9 shown ou 2 allowed, pour que vous puissiez vérifier la configuration d’un portail d’un coup d’œil sans rien ouvrir. Cliquez sur un groupe pour le déplier. Deselect all, à l’intérieur d’un groupe, désactive tout le groupe d’un coup. Un administrateur peut définir la position initiale de chaque interrupteur de cette page, et joindre automatiquement des fichiers comme vos conditions générales, dans Settings → General → Company Portal Defaults. Les nouveaux portails s’ouvrent alors déjà configurés selon les habitudes de votre équipe, et vous ajustez à partir de là plutôt que de repartir de zéro.

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Affichage du portail

Seuls Show Scorecards et Show Salary Range peuvent être prédéfinis dans les Company Portal Defaults. Rejection reasons & notes, Rejected by & date et Application labels sont désactivés sur chaque nouveau portail et s’activent poste par poste. Le détail du refus mérite un choix délibéré, et il se décline en deux interrupteurs parce que les deux moitiés ne présentent pas le même risque. Désactivé, le client voit seulement qu’une candidature est close, et la question arrive ensuite par e-mail. Rejected by & date répond à qui et quand sans dire pourquoi, ce qui suffit souvent. Rejection reasons & notes met votre formulation interne sous les yeux du client : les motifs que vous avez choisis et tout ce qui a été saisi dans le champ d’informations complémentaires. Vérifiez que vos libellés de refus, et les notes que rédige votre équipe, sont formulés comme vous le diriez au client.

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Attributs du candidat

Un interrupteur par attribut :

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Actions autorisées

Désactivez les commentaires ou le feedback pour un portail destiné à la seule consultation, par exemple une shortlist que vous présentez avant que le client ait accepté vos conditions. Show Contact activity to Contacts est destiné aux portails où plusieurs personnes chez le client décident ensemble. Lorsqu’il est activé, un responsable du recrutement qui ouvre un candidat voit qu’un collègue l’a déjà consulté, a voté ou a demandé un entretien, si bien que personne n’a besoin d’un e-mail séparé pour savoir où en sont les autres. Laissez-le désactivé lorsque les contacts doivent évaluer les candidats de manière indépendante, sans voir d’abord les votes des autres. Les clients peuvent toujours consulter les candidats et demander un entretien, et peuvent commenter et laisser un feedback quand Allowed actions le permet. Ils ne peuvent pas déplacer les candidats entre les étapes, les rejeter, ni exporter des fichiers en masse. Cela reste du ressort de votre équipe.

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Personnaliser l’e-mail d’invitation

L’e-mail d’invitation est un modèle de l’espace de travail, sous Settings → Templates → Company Portal Invite Email. Modifiez-le sous forme de brouillon et publiez-le quand il est prêt ; toutes les invitations envoyées ensuite utilisent la nouvelle version. Rien ne se modifie à l’envoi, et ajouter un contact à un portail envoie l’invitation immédiatement : mettez donc le modèle au point avant que votre équipe ne commence à inviter. Le modifier nécessite la permission Templates. Voir les modèles.

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Partager le lien vous-même

Copier le lien d’un contact est utile quand l’invitation doit venir de vous, dans un fil que le client lit déjà. Deux choses diffèrent de l’e-mail d’invitation :

• Rien n’est suivi. Aucun e-mail n’est envoyé et la copie ne compte pas comme une invitation : l’historique des personnes invitées sur le portail ne la mentionne donc pas.
• Le lien peut connecter quelqu’un. Tant que le contact ne s’est pas connecté au portail une première fois, son lien contient un jeton de connexion. Toute personne qui le détient peut ouvrir le portail en tant que ce contact et voir tout ce qu’il voit. Après sa première connexion, le lien devient l’adresse simple du portail et demande une identification.

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Ce que votre client fait dans le portail

Le client ouvre le portail depuis son lien personnel et voit les candidats que vous avez publiés. Cliquer sur un candidat ouvre son profil, et c’est là que tout se passe. Sur ce profil, le client dispose de :

• Status, qui indique quand le candidat a été ajouté et mis à jour pour la dernière fois, s’il est toujours en processus et à quelle étape il se trouve, avec une barre de progression montrant où il en est dans le pipeline.
• Feedback, une note de 1 à 5. C’est cette « impression » qui apparaît dans votre fil d’activité : une note ici est donc le signal le plus rapide qu’un client a réellement examiné quelqu’un.
• Request Interview, qui vous indique qu’il souhaite rencontrer le candidat sans passer par un échange d’e-mails.
• Conversation, une zone de commentaires propre à cette personne. Les commentaires de votre équipe et de la sienne y cohabitent, si bien que la discussion sur un candidat reste au même endroit.

Feedback et Conversation n’apparaissent que si l’interrupteur correspondant est activé sous Allowed actions. Il peut également ajouter ses propres fichiers, par exemple une description de poste signée ou un retour d’entretien interne. Tout ce qu’il ajoute reste attaché au candidat. Le poste actuel affiché pour chaque candidat provient de son expérience la plus récente : pour le corriger, il faut donc mettre à jour cette expérience sur le candidat, et non quelque chose dans le portail. En dehors des interrupteurs de visibilité ci-dessus, les champs affichés par le portail sont fixes. Quand un client répond dans le portail, toutes les personnes assignées au poste sont notifiées. Une Request Interview génère une notification et rien de plus : aucune invitation d’agenda n’est créée, vous planifiez donc l’entretien et envoyez l’invitation vous-même, et c’est le moment d’ajouter les collègues qui doivent être présents.

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Suivre ce que fait le client

Le sous-onglet Activity est un journal en continu de ce que votre client a fait dans le portail, et des modifications apportées au portail lui-même. Chaque entrée nomme la personne, l’action et le candidat concerné :

• Invited to the portal, pour voir qui a reçu un accès et quand.
• Accessed the portal, pour savoir que l’invitation a bien été utilisée.
• Left a comment on un candidat nommé, avec le texte du commentaire affiché.
• Left impression sur un candidat nommé, avec la note attribuée.
• Demandes d’entretien, quand un contact demande à rencontrer un candidat.

Il ne répertorie pas les consultations de profil. C’est voulu : un client peut ouvrir les mêmes profils plusieurs fois par jour, et ces consultations noieraient les retours et les demandes sur lesquels vous devez réellement agir. Les consultations sont enregistrées à part, par candidat, comme décrit ci-dessous. Faites défiler la partie droite de l’onglet du portail pour la version courte de la même question : lesquels de vos contacts invités ont ouvert le portail et lesquels ne l’ont pas fait.

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Les consultations sont enregistrées par candidat

Chaque fois qu’un contact client ouvre le profil d’un candidat dans le portail, Spott enregistre une view. Pour les voir, ouvrez le candidat depuis l’onglet Company Portal du poste. Dans le panneau de détails, la section Contacts liste sous Viewed chaque contact client qui a ouvert le profil, avec une icône en forme d’œil et le nombre de fois où chacun l’a fait. S’il a noté le candidat, la note de 1 à 5 qu’il a donnée figure à côté. L’aperçu du candidat indique aussi si le client a vu le profil depuis votre dernière mise à jour, pour savoir d’un coup d’œil si une modification que vous avez apportée a été lue. Un client qui fait défiler la liste publiée ne compte pas. La consultation est enregistrée quand il clique dans le profil lui-même, ce qui en fait un vrai signal qu’une personne a été examinée et pas seulement listée. Chaque consultation est enregistrée, pas seulement la première. Un contact qui revient une troisième fois sur le même candidat avant de décider vous dit quelque chose, et cet intérêt répété apparaît désormais au lieu d’être réduit à la seule visite faite le jour de la publication.

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Déroulé

• Sélectionnez les candidats à publier.
• Parcourez les groupes de Configuration pour définir ce que le client voit et peut faire.
• Invitez les contacts du client qui doivent avoir accès.
• Suivez leurs retours et leur activité depuis le sous-onglet Activity.