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Le Company Portal est un espace sécurisé où vos clients peuvent consulter leurs postes ouverts, suivre les candidats présentés et collaborer avec votre équipe. Il réduit les allers-retours et donne aux clients une visibilité en temps réel sur le processus de recrutement. Le portail porte votre marque, pas celle de Spott : le logo, les couleurs et la politique de confidentialité que vous définissez une fois dans Settings → Workspace & Branding s’y appliquent comme ils s’appliquent à votre job board. Votre client voit votre entreprise, pas la nôtre. Voir espace de travail et branding.

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Accéder à l’onglet Company Portal d’un poste

Dans Spott, allez dans Jobs, ouvrez le poste et cliquez sur l’onglet Company Portal. À l’intérieur, les sous-onglets présentent l’Overview du portail, l’Activity du client, les Candidates publiés et les candidats Rejected.

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Publier des candidats

Vous contrôlez précisément qui est visible pour le client :
  • Publiez un candidat isolé avec Publish on portal.
  • Publiez en masse depuis le pipeline du poste : sélectionnez les candidats avec les cases à cocher et choisissez Add to company portal.
  • Publiez automatiquement par étape : avec Show all candidates in real time activé, configurez les étapes du pipeline qui déclenchent la publication. Les candidats sont alors partagés avec le client dès qu’ils atteignent la bonne étape, sans publication manuelle un par un.

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Réglages du portail

Dans le panneau de droite, vous pouvez :
  • Ouvrir ou fermer le portail avec l’interrupteur de statut.
  • Inviter des contacts : choisissez les contacts du client qui doivent y avoir accès. Chacun reçoit un e-mail automatique avec son lien d’accès personnel au portail, si bien que personne ne partage de mot de passe et que vous voyez qui dispose d’un accès.
  • Prévisualiser le portail pour voir exactement ce que votre client verra.
  • Activer Show all candidates in real time pour que les candidats nouvellement ajoutés ou mis à jour apparaissent automatiquement pour le client, au lieu d’un instantané figé. Un sélecteur d’étapes se trouve juste en dessous : vous décidez quelles étapes publient, et les étapes précoces comme une long list peuvent rester internes pendant que les suivantes sont partagées automatiquement.
  • Afficher ou masquer les noms de la hiring team et leurs coordonnées.
  • Choisir précisément quels attributs du candidat le client voit, avec un interrupteur pour chacun.

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Ce que le client peut voir d’un candidat

Ces interrupteurs se règlent par poste, et non une fois pour tout l’espace de travail, et plusieurs d’entre eux exposent des données personnelles d’un candidat à un tiers. Vérifiez-les avant d’inviter qui que ce soit sur un nouveau portail, plutôt que de supposer qu’ils sont repris du précédent.
Un administrateur peut définir la position initiale de chaque interrupteur de cette page, et joindre automatiquement des fichiers comme vos conditions générales, dans Settings → General → Company Portal Defaults. Les nouveaux portails s’ouvrent alors déjà configurés selon les habitudes de votre équipe, et vous ajustez à partir de là plutôt que de repartir de zéro. Au-dessus de la liste des attributs : Puis un interrupteur par attribut :
Les quatre en gras méritent une décision réfléchie. Un client a rarement besoin de la date de naissance, du genre ou de la nationalité d’un candidat pour juger une shortlist, et dans plusieurs juridictions leur partage ouvre la porte à une plainte pour discrimination difficile à défendre. Les custom attributes de la fiche peuvent également être publiés : vérifiez-les aussi.
Seuls les contacts enregistrés sous l’entreprise associée au poste peuvent être invités sur le portail.
Les clients peuvent consulter les candidats, laisser des commentaires et demander un entretien. Ils ne peuvent pas déplacer les candidats entre les étapes, les rejeter, ni exporter des fichiers en masse. Cela reste du ressort de votre équipe.

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Ce que votre client fait dans le portail

Le client ouvre le portail depuis son lien personnel et voit les candidats que vous avez publiés. Cliquer sur un candidat ouvre son profil, et c’est là que tout se passe.
Sur ce profil, le client dispose de :
  • Status, qui indique quand le candidat a été ajouté et mis à jour pour la dernière fois, s’il est toujours en processus et à quelle étape il se trouve, avec une barre de progression montrant où il en est dans le pipeline.
  • Feedback, une note de 1 à 5. C’est cette « impression » qui apparaît dans votre fil d’activité : une note ici est donc le signal le plus rapide qu’un client a réellement examiné quelqu’un.
  • Request Interview, qui vous indique qu’il souhaite rencontrer le candidat sans passer par un échange d’e-mails.
  • Conversation, une zone de commentaires propre à cette personne. Les commentaires de votre équipe et de la sienne y cohabitent, si bien que la discussion sur un candidat reste au même endroit.
Il peut également ajouter ses propres fichiers, par exemple une description de poste signée ou un retour d’entretien interne. Tout ce qu’il ajoute reste attaché au candidat. Le poste actuel affiché pour chaque candidat provient de son expérience la plus récente : pour le corriger, il faut donc mettre à jour cette expérience sur le candidat, et non quelque chose dans le portail. En dehors des interrupteurs de visibilité ci-dessus, les champs affichés par le portail sont fixes.
Pour vérifier ce que voit un client, ouvrez son lien de portail dans une fenêtre privée ou de navigation incognito. L’ouvrir en étant connecté à Spott vous montre ce que votre propre utilisateur Spott peut voir, ce qui inclut les postes d’autres entreprises et ressemble à une grosse fuite de données jusqu’à ce que vous en compreniez la cause.
Quand un client répond dans le portail, toutes les personnes assignées au poste sont notifiées. Une Request Interview génère une notification et rien de plus : aucune invitation d’agenda n’est créée, vous planifiez donc l’entretien et envoyez l’invitation vous-même, et c’est le moment d’ajouter les collègues qui doivent être présents.

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Suivre ce que fait le client

Le sous-onglet Activity est un journal en continu de ce que votre client a fait dans le portail. Chaque entrée nomme la personne, l’action et le candidat concerné :
  • Invited to the portal, pour voir qui a reçu un accès et quand.
  • Accessed the portal, pour savoir que l’invitation a bien été utilisée.
  • Left a comment on un candidat nommé, avec le texte du commentaire affiché.
  • Left impression sur un candidat nommé, avec la note attribuée.
Faites défiler la partie droite de l’onglet du portail pour la version courte de la même question : lesquels de vos contacts invités ont ouvert le portail et lesquels ne l’ont pas fait.

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Les consultations sont enregistrées par candidat

L’ouverture du profil d’un candidat est enregistrée comme une view, affichée sur la page de ce candidat dans le portail plutôt que dans le fil au niveau du poste. Il n’y a pas encore de récapitulatif tous candidats confondus : savoir qui a été consulté suppose donc d’ouvrir les candidats un par un. Un client qui fait défiler la liste publiée ne compte pas. La consultation est enregistrée quand il clique dans le profil lui-même, ce qui en fait un vrai signal qu’une personne a été examinée et pas seulement listée.

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Déroulé

  • Sélectionnez les candidats à publier.
  • Configurez les champs visibles pour afficher ou masquer certains détails.
  • Invitez les contacts du client qui doivent avoir accès.
  • Suivez leurs retours et leur activité depuis le sous-onglet Activity.

Vous débutez ? Commencez par le guide

Gérer les postes dans le guide Get Onboarded. Publier des candidats, gérer l’accès client et lire le fil d’activité, dans le fil du travail sur un poste.