Créer une liste
Étape 1. Ouvrir la page Lists
En haut de la page se trouvent le bouton New List ainsi que les listes que vous avez déjà créées. Les listes sont réparties entre Personal (visibles de vous seul) et Workspace (visibles de tous).
Étape 2. Choisir un type d’entité
Au moment de créer une liste, choisissez l’un des types suivants :- Candidates
- Companies
- Contacts
Travailler avec une liste
Une fois dans une liste, vous pouvez en gérer le contenu et la configuration de plusieurs façons.Ajouter des éléments à une liste
Vous pouvez ajouter des fiches à une liste de plusieurs manières :- Manuellement, en cliquant sur Add items en haut à droite et en sélectionnant les fiches directement dans Spott
- En important un fichier CSV ou Excel, pour ajouter en masse des candidats, des contacts ou des entreprises
Une liste contient jusqu’à 9 999 fiches, et vous pouvez en ajouter autant en une fois.
Jusqu’à 1 000, elles sont ajoutées immédiatement ; au-delà, Spott les ajoute en arrière-plan
et vous prévient quand c’est terminé. Le retrait de fiches d’une liste se fait toujours par
lots de 1 000.
Agir depuis une liste
Une liste est un outil de travail, pas un simple dossier. Sélectionnez des fiches à l’intérieur et agissez dessus en masse :- Envoyer un e-mail aux personnes de la liste
- Présenter des candidats à un client, directement depuis la liste. Voir présenter des candidats
- Les inscrire à une campagne, pour qu’une sélection entière entre d’un coup dans une séquence. Voir les campagnes
Exporter une liste
Les listes s’exportent vers Excel avec Export as Excel, ce qui facilite le partage des données ou leur exploitation en dehors de Spott.Voir dans quelles listes figure une fiche
L’appartenance aux listes (List membership) est disponible comme colonne dans les tableaux Candidates, Contacts et Companies : vous voyez d’un coup d’œil dans quelles listes se trouve une fiche. Vous pouvez aussi filtrer dessus, ce qui répond à des questions du type « qui, dans cette sélection, n’a pas encore été contacté ». Sur un candidat ou un contact, les listes auxquelles il appartient apparaissent également dans le panneau latéral de sa fiche.Filtrer, trier et enregistrer des vues
Les listes offrent les mêmes possibilités de filtrage et de confort d’usage que les pages de fiches. Vous pouvez appliquer des filtres et enregistrer des vues pour y revenir vite. Voir utiliser les vues. Le filtre sur un utilisateur propose aussi les utilisateurs désactivés, et pas seulement les actifs : une liste créée par une personne qui a quitté l’entreprise reste retrouvable par son nom.Gérer les réglages d’une liste
Vous pouvez modifier les réglages d’une liste à tout moment :- Changer le nom de la liste
- Dupliquer une liste pour en créer une nouvelle à partir d’une configuration existante
- Gérer la visibilité via le menu à trois points avec Change visibility : une liste est soit visible de vous seul, soit visible de tous
Ranger plusieurs listes à la fois
Les listes s’accumulent : une shortlist par recherche, une hotlist par trimestre, quelques-unes laissées par une personne qui a changé d’équipe. Sur la page Lists, sélectionnez plusieurs listes avec leurs cases à cocher, jusqu’à 1 000 à la fois, et agissez sur toutes ensemble.- Change owner, dans la barre de sélection, confie les listes à un collègue, par exemple lorsqu’une personne part et que ses listes de l’espace de travail doivent rester suivies. Cette action exige la permission Manage Workspace settings et ne fonctionne pas sur la liste personnelle d’un autre utilisateur.
- Delete, dans le menu ⋯, supprime les listes. Vous pouvez toujours supprimer vos propres listes personnelles ; supprimer une liste de l’espace de travail exige Manage Workspace settings, et la liste personnelle de quelqu’un d’autre ne peut jamais être supprimée.