Créer des rôles
- Dans Spott, allez dans Settings.
- Dans la section Admin, cliquez sur Security.
- Ouvrir les rôles existants
- En créer de nouveaux avec le bouton New role
Les permissions que l’on cherche souvent
La plupart des permissions font ce que leur nom indique. Celles-ci reviennent souvent, parce que l’action qu’elles conditionnent disparaît ou échoue au lieu de s’expliquer :- AI assistant connection. Connecter Spott à Claude ou à ChatGPT relève d’une permission
distincte, indépendante de l’accès aux fiches dont hérite le connecteur. Sans elle,
l’utilisateur termine la connexion normalement, puis chaque requête revient en
MCP_ACCESS_DENIED. Voir Spott MCP. - Delete Job. Sans elle, l’option de suppression d’un poste est grisée plutôt que masquée, ce qui donne l’impression d’un dysfonctionnement.
- Restrict job access. Cocher Restrict visibility sur un poste relève d’une permission à part. Sans elle, un utilisateur peut toujours travailler sur les postes, mais ne peut ni en restreindre un, ni lever une restriction. Qui peut ensuite voir un poste restreint est défini par la politique de visibilité du workspace, sur cette même page Security. Voir la visibilité des postes.
- Enrichment. La désactiver pour un rôle est le seul moyen de contrôler qui dépense des crédits, puisque le solde est un pot commun sans limite par utilisateur. Voir l’enrichissement des profils.
- Merging records. Fusionner deux candidats, contacts ou entreprises requiert sa propre permission, faute de quoi la fusion échoue à la dernière étape.
- Les hiérarchies d’entreprises. Créer et modifier une hiérarchie d’entreprises est une permission à part, ce qui permet de laisser une équipe consulter la structure d’un groupe client sans la réorganiser. Sur un grand compte, l’arborescence est une donnée de référence partagée, et une seule personne qui rattache une entité ailleurs change ce que tout le monde voit.
- Templates. Gérer les modèles du workspace est une permission à part, détachée de Manage Workspace, pour que la personne qui décide du ton de vos e-mails et de vos notes n’ait pas besoin en plus de la main sur tous les réglages du workspace.
- Manage Notes. Rédiger des notes est une permission à part. Un rôle qui ne l’a pas peut toujours lire toutes les notes auxquelles il a accès, mais ne peut ni créer, ni modifier, ni supprimer de notes, y compris les siennes. Utilisez-la pour les rôles qui doivent suivre ce qui se passe sur une fiche sans y contribuer. Tous les rôles existants ont reçu cette permission lors de son introduction : rien n’a donc changé tant qu’un admin ne l’a pas désactivée. Voir les notes.
- Delete Interaction. Retirer de Spott un e-mail synchronisé isolé, ou une autre interaction individuelle, est une permission à part. L’interaction disparaît de Spott pour tout le monde : c’est donc l’outil pour un e-mail privé synchronisé par erreur. La source connectée n’est pas touchée : l’e-mail reste dans la boîte mail d’où il provient.
Comme la permission Templates faisait auparavant partie de Manage Workspace, vérifiez
les rôles qui s’appuyaient dessus après la séparation. Un rôle qui n’atteint plus Settings →
Templates n’est pas cassé : il lui manque la nouvelle permission.
Ajouter un utilisateur
- Dans Spott, allez dans Settings.
- Dans la section Admin, cliquez sur Users.
- Invitez la personne par son adresse e-mail et attribuez-lui un rôle.
Retirer un utilisateur le désactive au lieu de supprimer son compte, de sorte que son
activité passée lui reste attribuée.
Attribuer des rôles aux utilisateurs
- Dans Spott, allez dans Settings.
- Dans la section Admin, cliquez sur Users.
Admin est un rôle intégré doté de toutes les permissions. Il ne peut être ni supprimé
ni réduit, et le workspace doit toujours compter au moins un admin.