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Les rôles garantissent que chaque utilisateur accède uniquement aux fonctionnalités nécessaires à son travail.

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Créer des rôles

  1. Dans Spott, allez dans Settings.
  2. Dans la section Admin, cliquez sur Security.
La page Security avec les Workspace Roles
Sous Workspace Roles, vous pouvez :
  • Ouvrir les rôles existants
  • En créer de nouveaux avec le bouton New role
Cliquez sur un rôle pour l’ouvrir. Pour chaque rôle, utilisez les interrupteurs pour activer les permissions qu’il doit avoir, regroupées par domaine (fiches, paramètres, analytics, exports, et plus). Vous pouvez par exemple donner aux responsables d’équipe l’accès aux paramètres du workspace (pour créer de nouveaux champs) tout en le restreignant aux membres ordinaires, ou décider qui peut consulter, gérer et exporter les Analytics Reports.
Les interrupteurs de permissions d'un rôle

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Les permissions que l’on cherche souvent

La plupart des permissions font ce que leur nom indique. Celles-ci reviennent souvent, parce que l’action qu’elles conditionnent disparaît ou échoue au lieu de s’expliquer :
  • AI assistant connection. Connecter Spott à Claude ou à ChatGPT relève d’une permission distincte, indépendante de l’accès aux fiches dont hérite le connecteur. Sans elle, l’utilisateur termine la connexion normalement, puis chaque requête revient en MCP_ACCESS_DENIED. Voir Spott MCP.
  • Delete Job. Sans elle, l’option de suppression d’un poste est grisée plutôt que masquée, ce qui donne l’impression d’un dysfonctionnement.
  • Enrichment. La désactiver pour un rôle est le seul moyen de contrôler qui dépense des crédits, puisque le solde est un pot commun sans limite par utilisateur. Voir l’enrichissement des profils.
  • Merging records. Fusionner deux candidats, contacts ou entreprises requiert sa propre permission, faute de quoi la fusion échoue à la dernière étape.
  • Les hiérarchies d’entreprises. Créer et modifier une hiérarchie d’entreprises est une permission à part, ce qui permet de laisser une équipe consulter la structure d’un groupe client sans la réorganiser. Sur un grand compte, l’arborescence est une donnée de référence partagée, et une seule personne qui rattache une entité ailleurs change ce que tout le monde voit.
  • Templates. Gérer les modèles du workspace est une permission à part, détachée de Manage Workspace, pour que la personne qui décide du ton de vos e-mails et de vos notes n’ait pas besoin en plus de la main sur tous les réglages du workspace.
  • Delete Interaction. Retirer de Spott un e-mail synchronisé isolé, ou une autre interaction individuelle, est une permission à part. L’interaction disparaît de Spott pour tout le monde : c’est donc l’outil pour un e-mail privé synchronisé par erreur. La source connectée n’est pas touchée : l’e-mail reste dans la boîte mail d’où il provient.
Comme la permission Templates faisait auparavant partie de Manage Workspace, vérifiez les rôles qui s’appuyaient dessus après la séparation. Un rôle qui n’atteint plus Settings → Templates n’est pas cassé : il lui manque la nouvelle permission.
Deux choses restent réservées aux admins, quelles que soient les permissions accordées. Voir tous les utilisateurs du workspace est réservé aux admins : pour un manager qui a besoin des chiffres des autres équipes sans être admin, accordez Manage Analytic Reports, qui débloque les filtres par équipe et par utilisateur sur le Dashboard et dans les rapports. Et vous ne pouvez pas retirer votre propre rôle : un second admin doit faire cette modification à votre place.

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Ajouter un utilisateur

  1. Dans Spott, allez dans Settings.
  2. Dans la section Admin, cliquez sur Users.
  3. Invitez la personne par son adresse e-mail et attribuez-lui un rôle.
Elle reçoit un lien d’invitation, crée son mot de passe et accède à Spott. Elle peut ensuite se connecter avec Microsoft ou Google. Voir les préférences personnelles.
Retirer un utilisateur le désactive au lieu de supprimer son compte, de sorte que son activité passée lui reste attribuée.

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Attribuer des rôles aux utilisateurs

  1. Dans Spott, allez dans Settings.
  2. Dans la section Admin, cliquez sur Users.
Attribution d'un rôle à un utilisateur
Utilisez la liste déroulante de rôle à côté d’un utilisateur pour lui attribuer un rôle, ce qui lui accorde automatiquement les permissions correspondantes. Lorsqu’un utilisateur a plusieurs rôles, ses permissions se cumulent : les rôles s’additionnent au lieu de se restreindre mutuellement.
Admin est un rôle intégré doté de toutes les permissions. Il ne peut être ni supprimé ni réduit, et le workspace doit toujours compter au moins un admin.

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Authentification multifacteur

Sur la page Security, vous pouvez rendre l’authentification multifacteur obligatoire pour l’ensemble de votre workspace. Les utilisateurs ajoutent alors une application d’authentification à leur profil lors de leur prochaine connexion.