Les rôles garantissent que chaque utilisateur accède uniquement aux fonctionnalités
nécessaires à son travail.
Créer des rôles
- Dans Spott, allez dans Settings.
- Dans la section Admin, cliquez sur Security.
Sous Workspace Roles, vous pouvez :
- Ouvrir les rôles existants
- En créer de nouveaux avec le bouton New role
Cliquez sur un rôle pour l’ouvrir. Pour chaque rôle, utilisez les interrupteurs pour
activer les permissions qu’il doit avoir, regroupées par domaine (fiches, paramètres,
analytics, exports, et plus).
Vous pouvez par exemple donner aux responsables d’équipe l’accès aux paramètres du
workspace (pour créer de nouveaux champs) tout en le restreignant aux membres ordinaires,
ou décider qui peut consulter, gérer et exporter les Analytics Reports.
Les permissions que l’on cherche souvent
La plupart des permissions font ce que leur nom indique. Ces quatre-là reviennent souvent,
parce que l’action qu’elles conditionnent disparaît ou échoue au lieu de s’expliquer :
- AI assistant connection. Connecter Spott à Claude ou à ChatGPT relève d’une permission
distincte, indépendante de l’accès aux fiches dont hérite le connecteur. Sans elle,
l’utilisateur termine la connexion normalement, puis chaque requête revient en
MCP_ACCESS_DENIED. Voir Spott MCP.
- Delete Job. Sans elle, l’option de suppression d’un poste est grisée plutôt que
masquée, ce qui donne l’impression d’un dysfonctionnement.
- Enrichment. La désactiver pour un rôle est le seul moyen de contrôler qui dépense des
crédits, puisque le solde est un pot commun sans limite par utilisateur. Voir
l’enrichissement des profils.
- Merging records. Fusionner deux candidats, contacts ou entreprises requiert sa propre
permission, faute de quoi la fusion échoue à la dernière étape.
Deux choses restent réservées aux admins, quelles que soient les permissions accordées. Voir
tous les utilisateurs du workspace est réservé aux admins : pour un manager qui a besoin des
chiffres des autres équipes sans être admin, accordez Manage Analytic Reports, qui
débloque les filtres par équipe et par utilisateur sur le
Dashboard et dans les rapports. Et vous ne pouvez pas retirer
votre propre rôle : un second admin doit faire cette modification à votre place.
Ajouter un utilisateur
- Dans Spott, allez dans Settings.
- Dans la section Admin, cliquez sur Users.
- Invitez la personne par son adresse e-mail et attribuez-lui un rôle.
Elle reçoit un lien d’invitation, crée son mot de passe et accède à Spott. Elle peut ensuite
se connecter avec Microsoft ou Google. Voir les
préférences personnelles.
Retirer un utilisateur le désactive au lieu de supprimer son compte, de sorte que son
activité passée lui reste attribuée.
Attribuer des rôles aux utilisateurs
- Dans Spott, allez dans Settings.
- Dans la section Admin, cliquez sur Users.
Utilisez la liste déroulante de rôle à côté d’un utilisateur pour lui attribuer un rôle, ce
qui lui accorde automatiquement les permissions correspondantes. Lorsqu’un utilisateur a
plusieurs rôles, ses permissions se cumulent : les rôles s’additionnent au lieu de se
restreindre mutuellement.
Admin est un rôle intégré doté de toutes les permissions. Il ne peut être ni supprimé
ni réduit, et le workspace doit toujours compter au moins un admin.
Authentification multifacteur
Sur la page Security, vous pouvez rendre l’authentification multifacteur obligatoire pour
l’ensemble de votre workspace. Les utilisateurs ajoutent alors une application
d’authentification à leur profil lors de leur prochaine connexion. 
