Agenda

Vous pouvez accéder rapidement à l’agenda avec G puis C. Voir tous les raccourcis clavier.

​

Vérifiez qu’Outlook ou Google est bien synchronisé avec Spott

Avant de planifier un rendez-vous, assurez-vous que votre compte Outlook ou Google est synchronisé. Dans Spott, allez dans Settings → Accounts, repérez l’intégration Microsoft Outlook ou Google, et vérifiez que l’une des deux est connectée. La connexion du compte elle-même, le consentement administrateur dans les tenants d’entreprise et ce que vos collègues voient de votre agenda sont traités dans comptes connectés.

​

La page Agenda

La page comporte deux onglets. Calendar est votre propre semaine, en vue liste ou en vue calendrier, avec vos prochains rendez-vous dans la barre latérale et les agendas de vos collègues disponibles à côté du vôtre, pour trouver facilement un créneau commun. Depuis l’une ou l’autre vue, vous pouvez reporter ou annuler une invitation directement. Meetings est la vue élargie : tous les rendez-vous planifiés sur un enregistrement dans Spott, pas seulement les vôtres. Filtrez par User pour voir qui un collègue a rencontré et quand, ce qui est le moyen le plus rapide de répondre à « quelqu’un a-t-il parlé à ce client récemment ? » sans ouvrir le moindre enregistrement. Cherchez par titre, et basculez les mêmes résultats entre List et Calendar. Pour ne voir que les entretiens, ajoutez le filtre Client interview. Il conserve les entretiens enregistrés avec Log client interview et écarte les rendez-vous arrivés par la synchronisation de l’agenda : c’est la liste qu’il vous faut pour compter combien de candidats ont rencontré des clients ce mois-ci. Cliquez sur la pastille pour la faire passer de is Client interview à is not Client interview et voir tout le reste à la place.

​

Planifier un nouveau rendez-vous

Cliquez sur Schedule Meeting en haut à droite, ou double-cliquez (ou cliquez-glissez) sur un créneau dans l’agenda, comme dans votre client d’agenda habituel. Dans la fenêtre de rendez-vous, vérifiez que Send calendar invite est activé, ainsi que Online meeting si vous prévoyez de vous voir via Microsoft Teams ou Google Meet. L’URL de la réunion est créée sur la plateforme de votre compte e-mail principal. Réglez les paramètres avant d’envoyer la demande de rendez-vous :

• Recipients : les personnes à rencontrer.
• Subject et corps de l’e-mail.
• Date et heure, avec la possibilité de répéter le rendez-vous ou de le marquer comme All day. La pastille de fuseau horaire placée après l’heure, par exemple GMT+2, démarre sur votre propre fuseau. Cliquez dessus pour en choisir un autre dans une liste consultable, regroupée par région : c’est ainsi que vous fixez 11 h 30 à l’heure du candidat au lieu de faire la conversion de tête.
• Location : un lieu physique, ou une réunion en ligne. Avec Online meeting activé, Spott crée pour vous l’URL Microsoft Teams ou Google Meet sur la plateforme de votre compte e-mail principal. Aucun lien Zoom n’est jamais généré, même si le Note Taker peut tout à fait rejoindre une réunion Zoom à laquelle il est invité.
• Show as free : laissez le créneau libre dans votre agenda au lieu de le marquer comme occupé.
• Hide attendee list : envoyez l’invitation sans que les destinataires se voient les uns les autres.
• Dial in Note Taker : faites rejoindre le Note Taker à la réunion en ligne pour l’enregistrer et la résumer.

​

La barre d’outils du rédacteur

Le long du bas du corps du message se trouvent cinq commandes : Joignez un fichier, insérez votre signature, partez d’un modèle de message, ajoutez votre lien de réservation, ou demandez à l’IA de pitcher un candidat ou un poste. Un modèle contenant des variables fonctionne ici comme dans un e-mail, et l’objet de l’invitation les accepte aussi. Tapez { dans l’objet ou dans le message et choisissez parmi Recipient, Candidate, Company ou Job : l’invitation envoyée au sujet d’un poste se lit alors comme si elle avait été écrite pour ce poste, et non collée depuis un modèle. Il s’agit uniquement des variables de fiche. AI Generated content n’est pas proposé sur une invitation : un modèle qui repose sur un passage rédigé retombe donc ici sur son texte fixe.

​

Joindre des fichiers sans quitter l’invitation

Quand le rendez-vous concerne un candidat ou un contact, le panneau Browse files à droite liste les fichiers déjà présents sur les enregistrements concernés, ce qui vous permet d’en joindre un sans le chercher sur votre ordinateur. Ils sont regroupés ainsi :

• CVs, les originaux présents sur le candidat
• Reformatted CVs, les versions à votre charte produites par CV et documents clients, chacune identifiée par sa langue pour choisir la bonne selon le client
• Other, tout le reste conservé sur l’enregistrement, comme un permis de travail ou un document signé

​

Gérer un événement

Cliquez sur un événement de l’agenda pour ouvrir son détail, où vous pouvez :

• Reschedule : changer la date ou l’heure et envoyer la mise à jour aux participants.
• Cancel event : annuler le rendez-vous et prévenir les participants.
• Transcript : ouvrir la transcription et le résumé du Note Taker pour un rendez-vous qui a été enregistré.

​

Partager votre lien de réservation

Vous pouvez aussi laisser vos interlocuteurs réserver un créneau avec vous directement, en fonction de vos disponibilités. Configurez vos liens de réservation sous Settings → Calls → Scheduler, et insérez-les dans vos e-mails avec Insert calendar scheduler link. Voir configurer votre scheduler.